Dienstreisen: Tückischer Geschäftsreisen-Geiz

Dienstreisen: Tückischer Geschäftsreisen-Geiz

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von Martin Gerth

In der Krise knausern die Unternehmen bei Dienstreisen. Wer die Spielregeln verletzt, riskiert seinen Job. Worauf Arbeitnehmer achten müssen, was sie von der Steuer absetzen können.

Das können sich nur prominente Freiberufler leisten: Als der britische Komiker John Cleese wegen des Vulkanasche-Flugverbots in Oslo festhing, nahm er ein Taxi nach Brüssel – für 3800 Euro. Den meisten Durchschnitts-Geschäftsreisenden hätte der teure Spaß, als Spesen abgerechnet, zumindest eine Abmahnung gebracht.

Das Risiko steigt, dass der Arbeitgeber wegen überhöhter Reisespesen Ärger macht. Die angespannte Wirtschaftslage zwingt Unternehmen zu sparen – 58 Prozent wollen ihre Reisekosten drücken, so das Ergebnis einer Umfrage des Verbands Deutsches Reisemanagement (siehe Grafik). Bei rund 47 Milliarden Euro, die deutsche Unternehmen pro Jahr für Geschäftsreisen ausgeben, ist noch Spielraum. Und so fliegen immer mehr Angestellte Holzklasse, nehmen die U-Bahn statt des Taxis und duschen am Flughafen, um das Hotel zu sparen.

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Dienstreisenmissbrauch ist riskant

Da die Arbeitsgesetze Dienstreisen kaum reglementieren, sind Arbeitnehmer vor allem an die Vorschriften ihres Arbeitsvertrages, die Verhaltensregeln des Unternehmens sowie Betriebsvereinbarungen gebunden. Der Chemiekonzern Akzo Nobel beispielsweise schreibt in seinem Verhaltenskodex: „Die maximale Strecke für eine Geschäftsreise mit einem Privatwagen beträgt 500 Kilometer einfache Strecke, und die Kosten dürfen je nach Ziel nicht die geringsten Preise für einen Flug und oder einen Hochgeschwindigkeitszug übersteigen.“ Auch wenn solche Vorschriften vielen Mitarbeitern bürokratisch erscheinen, ist dies kein Freibrief für laxen Umgang mit Reisekosten. „Arbeitnehmer sollten sich an die Verhaltensregeln ihrer Arbeitgeber halten, anderenfalls droht ihnen eine Abmahnung bis hin zur Kündigung“, warnt Berthold Hilderink, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Simmons & Simmons in Düsseldorf.

Nicht selten nutzen Unternehmen Vergehen bei Dienstreisen als Hebel, um missliebige Arbeitnehmer loszuwerden. So erging es einem Berliner Verkaufsleiter für Herzklappen, der seinen Job verlor, weil er Reisekosten falsch abgerechnet haben soll. Der Arbeitgeber warf ihm vor, mehrfach eine Pauschale von 20 Euro für Übernachtungen als Spesen angegeben zu haben, obwohl er sich von Familienangehörigen beherbergen ließ. Der Geschasste klagte und bekam letztlich vor dem Bundesarbeitsgericht recht (2 AZR 264/06). Die Kündigung sei unwirksam, weil das Unternehmen stichhaltige Beweise schuldig blieb.

Belege für Regelverstöße während einer Dienstreise lassen sich leicht auftreiben. „Private Mails vom Laptop des Arbeitgebers oder Privatgespräche mit dem Diensthandy sind, sofern vom Chef untersagt, unterwegs genauso tabu wie im Büro“, sagt Anwalt Hilderink. Wer sich erwischen lasse, riskiere seinen Job. Die Arbeitsgerichte gingen inzwischen davon aus, dass Geschäftsleute auch über ein privates Handy verfügten.

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