Selbstständige sollten sicherstellen, dass die digitalen Kontoauszüge so gespeichert sind, dass sie weder verändert noch gelöscht werden können. Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung macht die Finanzverwaltung mit Hinweis auf die rasch fortschreitende Entwicklung nicht. Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen allerdings auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht. Das bedeutet: Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und für den Fall der Fälle bei einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.
Alternativ empfiehlt das Bayerische Landesamt für Steuern, die Kontoauszüge direkt beim Kreditinstitut zu archivieren. Allerdings muss hier sichergestellt sein, dass die Finanzverwaltung während der Aufbewahrungsfrist jederzeit die Auszüge einsehen kann. Das gilt übrigens auch, wenn der Unternehmer seine Kontoauszüge selbst digital archiviert: Hier müssen die Daten ebenfalls jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Praxistipp:
Diese strengen Aufbewahrungspflichten gelten nur für Unternehmer. Private Bankkunden müssen sich lediglich dann Gedanken über ihre digitalen Kontoauszüge machen, wenn ihre positiven Überschusseinkünfte mehr als 500.000 Euro betragen. Das Bayerische Landesamt für Steuern erklärt ausdrücklich, dass bei allen anderen Privatkunden keine Bedenken bestehen, als Zahlungsnachweise bei Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anzuerkennen.
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