Elektronische Kontoauszüge: Ausdrucken reicht nicht

Elektronische Kontoauszüge: Ausdrucken reicht nicht

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Auf die richtige Archivierung kommt es an.

von Constanze ElterQuelle:Handelsblatt Online

Online-Banking ist bequem, auch viele Freiberufler und Selbstständige nutzen das gerne. Wenn die Kontoauszüge online zur Verfügung gestellt werden, hat das aber auch wichtige Folgen für die Buchhaltung und das Archiv.

Bankfiliale war gestern – und wird häufig nur noch dann benötigt, wenn das Bargeld ausgeht. Der Kontoauszugsdrucker wird durch den heimischen PC ersetzt. Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Banken übermitteln Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kunden.

Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten, teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form. Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt. Für Unternehmer werden die digitalen Auszüge zum Problem, wenn sie nicht digital archiviert werden.

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Denn die Finanzverwaltung vertritt den Standpunkt, dass Kontoauszüge, die elektronisch übermittelt werden, originär digitale Belege sind. Mit anderen Worten: Ausdrucken allein reicht nicht. Digitale Belege müssen immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahrt werden. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Denn der Ausdruck ist lediglich eine Kopie.

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Das Bayerische Landesamt für Steuern weist in einem aktuellen Schreiben darauf hin, dass Unternehmer darüber hinaus bereits beim Eingang der Kontoauszüge prüfen müssen, ob die Dokumente echt und unversehrt sind. Diese Prüfung muss nach den Vorgaben der Finanzverwaltung dokumentiert und protokolliert werden.

Das mutet etwas technisch an, ist aber in der Praxis auch für kleinere Unternehmen umsetzbar. Denn für das Überprüfen elektronischer Rechnungsbelege sollte bereits ein Kontrollverfahren im Unternehmen existieren, das auch auf digitale Kontoauszüge angewendet werden kann.

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