Extras, Privatnutzung, Unfallfolgen: Diese Regeln für den Dienstwagen sollten Sie kennen

1. Einheitliche Regelung

In puncto Dienstwagen, so heißt es in einer Übersicht, die das creditreform-magazin.de erstellt hat, sollte es einen transparenten Verteilungsmodus geben. Das gilt vor allem dann, wenn es einen Betriebsrat gibt, der bei den Entlohnungsgrundsätzen ein Mitbestimmungsrecht hat. Dieser darf etwa dann mitreden, wenn Firmen-Pkws auch privat genutzt werden. In der Praxis ist es üblich, dass die Firma im Rahmen ihrer Carpolicy eine Bandbreite vergleichbarer Pkw-Kategorien für bestimmte Mitarbeitergruppen vorsieht, die dann im Detail zwischen verschiedenen Modulen wählen dürfen. Sogar die Vorgabe bestimmter Automarken ist möglich – beides sollte im Arbeitsvertrag fixiert werden.

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2. Extras abrechnen

Und wenn der Mitarbeiter Sonderwünsche bei der Ausstattung hat und damit die finanziellen Vorgaben sprengt? Dann muss er für diese Extras aus eigener Tasche aufkommen. Damit kein Neid aufkommt, sollte das auch allen Beteiligten im Unternehmen klar sein – schließlich gilt ein Dienstwagen immer auch als Wertschätzung durch den Chef, sichtbar für alle Kollegen, Geschäftspartner und Kunden.

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3. Pflichten fixieren

Auch wenn es noch so selbstverständlich sein sollte: Halten Sie in der Carpolicy Ihres Unternehmens schriftlich fest, dass der Dienstwagen pfleglich behandelt wird, stets in einem betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustand ist und sämtliche Tüv- beziehungsweise Wartungstermine eingehalten werden. Was Sie außerdem unmissverständlich klarmachen sollten ist, dass der Dienst-Pkw nur in fahrtüchtigem Zustand, also beispielsweise nicht unter Alkoholeinfluss gefahren wird. Wichtig ist auch, dass der Mitarbeiter eine gültige Fahrerlaubnis hat – verliert der Kollege den Führerschein, muss er das also sofort melden.

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4. Kostenübernahme klären

Nimmt der Mitarbeiter seine Pflichten aus der Carpolicy ohne Beanstandung wahr, übernimmt der Arbeitgeber meistens die Aufwendungen für Wartung, Inspektion und Prüfungen. Das gliche gilt für Reparaturen, wenn sie in Absprache mit der Firma vorgenommen werden. Auch die Ausgaben für Benzin und Öl werden meistens vom Arbeitgeber übernommen. Natürlich vorausgesetzt, dass die in einem vorher definierten Kostenrahmen bleiben.

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5. Privatnutzung erlauben

Wenn Sie Mitarbeitern erlauben, den Dienstwagen auch privat zu fahren, sollte festgeschrieben werden, dass die darauf entfallenden Steuern auch vom Mitarbeiter zu tragen sind. Ratsam ist auch, die gewerbliche Nutzung des Wagens ausdrücklich zu verbieten und den Kreis der privaten Fahrer auf den Mitarbeiter, dessen Familienangehörige bzw. andere Personen in Begleitung des Arbeitnehmers zu beschränken. Das ist vor allem auch versicherungstechnisch relevant, heißt es beim creditreform-magazin.de Und: Damit Ihre Firma nicht auch übermäßig lange Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen unterstützt, übernimmt der Betrieb häufig nur die Kraftstoffkosten, die im Inland anfallen, oder Sie beschränken den Gesamtumfang der zulässigen Privatkilometer.

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6. Steuermodell wählen

Ganz klar: Wenn Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, dann muss das auch als geldwerter Vorteil versteuert werden; genauso muss die Sozialversicherung abgeführt werden. Am einfachsten umzusetzen ist dabei die Ein-Prozent-Methode: Dabei zahlt der Mitarbeiter im Rahmen seiner Gehaltsabrechnung jeweils ein Prozent des Bruttolistenpreises für das Fahrzeug; einschließlich fest eingebauter Extras wie Klimaanlage, Navi oder Freisprechanlage. Außerdem müssen noch die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer versteuert werden. Das ist umso vorteilhafter für den Mitarbeiter, je neuwertiger der Pkw ist und je häufiger er das Firmenauto auch außerhalb seiner Arbeitszeit privat fährt.

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7. Alternative überdenken

Statt Ein-Prozent-Methode kann der Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen, in dem zeitnah alle Touren dokumentiert werden – mit Datum, Start- und Zielort, Entfernung, Kilometerstand und Zweck der Fahrt. Lediglich der private Fahrtenanteil muss dann versteuert werden. Das ist natürlich ein enormer Aufwand, der gleichzeitig ein großes Problem darstellt, weil die Fahrtenbücher oft nicht ordnungsgemäß geführt werden.

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8. Unfallfolgen besprechen

Keine Frage: Wird der Mitarbeiter mit dem Dienstwagen in einen Unfall verwickelt, muss er auf jeden Fall die Polizei rufen – und zwar unabhängig davon, ob er beruflich oder privat unterwegs ist. Nur so ist der Vorfall lückenlos für die Versicherung dokumentiert. Lediglich bei Bagatellschäden ist zu überlegen, ob auf den Polizeieinsatz verzichtet werden kann. Zusätzlich können Sie mit dem Mitarbeiter vereinbaren, dass er die finanziellen Folgen bei selbst verschuldeten Unfällen ab einer bestimmten Höhe aus seiner eigenen Tasche bezahlt.

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9. Rückgabe regeln

Klar, wechselt der Mitarbeiter die Firma, muss er seinen Dienstwagen zurückgeben. Aber was ist, wenn er neue Aufgaben übernimmt, die gar keinen Außeneinsatz mehr nötig machen, in die Elternzeit wechselt, länger krank oder freigestellt ist? Rechtsanwälte haben festgestellt, dass es genau für diese Fragen oft an Regelungen mangelt. Besser also, Firmenchefs schaffen vorher schon Klarheit.

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10. Änderungen ankündigen

Sobald neue Bedingungen für den Einsatz und die Beschaffung von Dienstwagen gelten, sollten sie transparent für alle betroffenen Mitarbeiter kommuniziert werden. Wenn der Dienstwagen Teil des Arbeitsvertrags ist, müssen die künftig geltenden Konditionen darüber hinaus auch in einer Änderungskündigung fixiert werden.

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