Rein rechtlich: Chefs müssen Briefgeheimnis auch digital beachten

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Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gelten kleine klaren gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Nutzung seiner E-Mails

Kolumne

Dürfen E-Mails von Kollegen im Urlaub automatisch umgeleitet werden? Was geschieht mit den E-Mails, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Entscheidend ist die private Nutzung.

Die E-Mail-Konten von Mitarbeitern sind in vielen, insbesondere wissensorientierten, Unternehmen, der Dreh- und Angelpunkt der Tätigkeit. Schon bei urlaubsbedingter Abwesenheit stellt sich aber die Frage, wie mit den Mails des Mitarbeiters umgegangen wird. Dürfen sie automatisch weitergeleitet und von Dritten gelesen werden? Und was geschieht mit dem Account und den Mails, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Entscheidend ist hier, ob der Arbeitgeber erlaubt hat, die E-Mail-Accounts auch privat zu nutzen. Denn dann gilt das Fernmeldegeheimnis.

Klare gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Nutzung von E-Mails bei dienstlicher oder privater Nutzung gibt es nicht. Die insbesondere im Jahre 2011 diskutierte Novelle des Beschäftigtendatenschutzes wurde bislang nicht verabschiedet. Es verbleibt deshalb bei der bisherigen, insgesamt unklaren Rechtslage.

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Bei der Nutzung von E-Mail-Accounts und den dort ein- sowie ausgehenden E-Mails ist zunächst danach zu differenzieren, ob der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt hat. Ist sie untersagt, sind sämtliche E-Mails dienstlich und damit der Geschäftspost des Arbeitgebers gleichzustellen. Ansonsten ist der Arbeitgeber rechtlich gesehen Telekommunikationsdiensteanbieter und unterliegt dem Fernmeldegeheimnis. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall bei Abwesenheit oder Ausscheiden eines Mitarbeiters nur in sehr beschränktem Umfang auf den Account zugreifen. Dies gilt auch hinsichtlich der dienstlichen E-Mails.

Ist ein Mitarbeiter abwesend, kann der Arbeitgeber vergleichbar der Geschäftspost bei der rein dienstlichen Nutzung von E-Mails bestimmen, ob ein anderer Mitarbeiter auf eingehende E-Mails zugreifen kann, um diese zu bearbeiten, oder diese an einen Vertreter weitergeleitet werden.

Fernmeldegeheimnis endet bei der Archivierung

Entsprechendes gilt hinsichtlich der Archivierung bei vollständigem Ausscheiden eines Mitarbeiters. E-Mails sind nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu archivieren. Da sie in der Regel personenbezogene Daten des jeweils bearbeitenden Mitarbeiters enthalten, sind dessen Daten jedoch gemäß § 20 Abs. 3 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz zu sperren. Ist die private E-Mail-Nutzung zugelassen, ist eine solche Regelung jedoch wegen des Fernmeldegeheimnisses nicht ohne weiteres zulässig. Da theoretisch jede E-Mail im Account eines Mitarbeiters privat sein könnte, „infiziert“ die Privatnutzung die übrigen E-Mails. Auf diese darf der Arbeitgeber deswegen zunächst einmal nicht zugreifen.

In diesen Fällen empfiehlt sich eine Betriebsvereinbarung, die das Vorgehen regelt. Gibt es keinen Betriebsrat im Unternehmen, kann zwar grundsätzlich die Einwilligung des Arbeitnehmers hierzu eingeholt werden. Die Freiwilligkeit der Abgabe derartiger Einwilligungserklärungen im Arbeitsverhältnis wird jedoch von einigen Datenschutzrechtlern für unwirksam gehalten.

Zum Teil wird jedoch angenommen, dass das Fernmeldegeheimnis bei der Archivierung der Daten endet, da dies das Ende des Übermittlungsvorgangs darstellt. Danach ist die Archivierung von E-Mails nach Ausscheiden eines Mitarbeiters auch bei erlaubter Privatnutzung zulässig.

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