Das Arbeitsgericht Augsburg hat diese Grundsätze bereits im vergangenen Jahr auf einen Fall übertragen, in dem ein Betriebsratsmitglied, das im Verdacht stand, sein Arbeitszeitkonto manipuliert zu haben, durch eine heimlich installierte Software überführt werden sollte. Das Gericht ist im Rahmen der Güterabwägung zu dem Ergebnis gekommen, dass ein unverhältnismäßiger Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Betriebsratsmitglieds vorlag. Denn es waren nicht nur die Zugriffe auf das in Frage stehende Arbeitszeitkonto aufgezeichnet worden, sondern die Software lief bei Verlassen oder Unterbrechen des Arbeitszeitprogramms durch das Mitglied bis zum Ende des vorgesehenen Zeitintervalls weiter. So erfasste die Überwachung auch die bis dahin auf dem Bildschirm des Betriebsratsmitglieds stattfindenden Aktivitäten, obgleich diese mit dem Arbeitszeitkonto nichts mehr zu tun hatten (Az.: 1 BV 36/12). Der Arbeitgeber hätte die Software also so programmieren müssen, dass ausschließlich die Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung des Arbeitszeitkontos erfasst worden wären. Folge war ein Beweisverwertungsverbot der so gewonnenen Aufzeichnungen.
Rechtlich komplex wird es bei der einfachen Frage, ob ein Unternehmen Einblick in die tägliche elektronische Korrespondenz der Mitarbeiter nehmen darf. Entscheidend ist hier, ob der Arbeitgeber erlaubt hat, die E-Mail-Accounts auch privat zu nutzen. Denn dann gilt das Fernmeldegeheimnis und der Zugriff ist weitestgehend versagt.
Klare gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Nutzung von E-Mails bei dienstlicher oder privater Nutzung gibt es nicht. Die insbesondere im Jahre 2011 diskutierte Novelle des Beschäftigtendatenschutzes wurde bislang nicht verabschiedet. Die Rechtslage ist deshalb immer noch weitgehend unklar.
Bei der Nutzung von E-Mail-Accounts und den dort ein- sowie ausgehenden E-Mails ist zunächst danach zu differenzieren, ob der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt hat. Ist sie untersagt, sind sämtliche E-Mails dienstlich und damit der Geschäftspost des Arbeitgebers gleichzustellen. Ansonsten ist der Arbeitgeber nach überwiegender Meinung rechtlich gesehen Telekommunikationsdiensteanbieter und unterliegt dem Fernmeldegeheimnis. Er kann daher nur in sehr beschränktem Umfang auf den Account eines Mitarbeiters zugreifen. Dies gilt bei fehlender Trennung zwischen dienstlichen und privaten E-Mails auch hinsichtlich der dienstlichen E-Mails.
Will der Arbeitgeber diese Unsicherheiten vermeiden, muss er die private E-Mail Nutzung grundsätzlich untersagen und die Einhaltung dieses Verbotes ebenso laufend kontrollieren wie Verstöße dagegen sanktionieren. Tut er dies nicht, greift ansonsten der Grundsatz der betrieblichen Übung, wonach die Privatnutzung bei unterlassenen Kontrollen und Sanktionen zugelassen ist. Nur auf ein somit rein dienstlich genutztes Account darf ein Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen zugreifen, etwa wenn der begründete Verdacht besteht, dass der Arbeitnehmer im Beschäftigungsverhältnis Straftaten begeht oder mittels E-Mail-Korrespondenz Betriebs- und/ oder Geschäftsgeheimnisse oder Know-how oder sonstige vertrauliche Firmeninformationen verrät. Ein alltägliches „Mitlesen“ und vor allem ein Aufbewahren der Korrespondenz zur Dokumentation etwaiger Verstöße ist dem Arbeitgeber dagegen ohne konkrete und dokumentierte Anhaltspunkte für das Vorliegen von Straftaten verwehrt.
