Rein rechtlich: Neue Steuerpraxis für Dienstreisen

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kolumneRein rechtlich: Neue Steuerpraxis für Dienstreisen

Kolumne

Für Angestellte gilt eine neue Reisekostenrichtlinie. Unser Gastautor lichtet den Steuer-Dschungel der Reisekosten, die Arbeitnehmer ab diesem Jahr unkomplizierter als Werbungskosten absetzen können.

Arbeitnehmer profitieren bei Auswärtstätigkeiten von neuen, einfacheren Steuerregeln für Dienstreisekosten: Und zwar all diejenigen Angestellten, die nicht immer an ein und demselben Ort arbeiten wie Außendienstmitarbeiter - zumindest wenn denen ihre Firma die Anfahrt oder Verpflegung nicht ohnehin ersetzt. Das geschieht oft bei Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern wie Bauunternehmen, Unternehmensberatungen, Medienunternehmen und kleinere Handwerksbetriebe.

Seit Jahresbeginn gilt: Für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte können Angestellte nur für die einfache Wegstrecke die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer in der Steuererklärung ansetzen. Bei allen weiteren beruflichen Fahrten dürfen sie dann die tatsächlich gefahrenen Kilometer - also Hin- plus Rückweg - als Dienstreisekosten in der Steuererklärung angeben.

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Neu ist, dass die erste, also Haupttätigkeitsstätte, ein Betrieb sein kann, der nicht einmal zur Firma des Arbeitgebers gehören muss: Zum Beispiel bei Mitarbeitern in einem Call-Center oder bei einer dauerhaften Personalentsendung zu einem Kunden.

Ausgenommen hiervon ist aber das Home-Office, das ja keine betriebliche Einrichtung ist.

Edelfried Schneider vom Wirtschaftsprüfer-Netzwerk HLB

Edelfried Schneider, Geschäftsführer bei HLB, einem Netzwerk unabhängiger mittelständischer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften. Als Honorarprofessor doziert er an der Hochschule Koblenz.

Wie zuvor bleiben übrigens in ihrer tatsächlich angefallenen Höhe Übernachtungskosten für Hotels und Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen wie Messebesuche absetzbar. Als Nachweis fürs Finanzamt gilt immer die Rechnung.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen können Angestellte absetzen, wenn Arbeitnehmer diese nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erhalten.

Die neuen Pauschalen:

Wer bei Auswärtstätigkeiten über acht Stunden am Tag von zuhause weg und auch nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte ist, kann je zwölf Euro in seiner Steuererklärung geltend machen, bei 24 Stunden sind es pro Tag 24 Euro.

Je An- und Abreisetag erhalten Arbeitnehmer jetzt zusätzlich eine Pauschale von zwölf Euro, unabhängig von ihrer Abwesenheitsdauer. Als Beleg genügt eine Dokumentation der Abwesenheitszeit von der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung, aus der auch der Ort und der Grund der Abwesenheit hervorgehen.

Beispiel: Wer unter der Woche in München arbeiten muss, aber eigentlich in Stuttgart lebt und arbeitet, kann die gefahrenen Kilometer in seiner Steuererklärung angeben. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann er - ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit - eine Pauschale von je zwölf Euro als Werbungskosten ansetzen.

Spesenabrechnung Auf Dienstreise mit dem neuen Reisekostenrecht

Ab Anfang 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. Spesenabrechnungen für Dienstreisen mit dem eigenen Wagen werden einfacher. Wer von den neuen Regeln profitiert, wer weniger absetzen kann.

Autobahn in Essen Quelle: dapd

Dabei ist es egal, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt. Im Extremfall fährt ein Mitarbeiter um 23.59 Uhr von zu Hause los. Dafür erhält er zwölf Euro in seiner Steuerklärung. Bisher bekam er in diesem Fall nichts.

Bei längeren, beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten bis zu einer Dauer von vier Jahren können Angestellte Hotel- oder Mietkosten seit dem 1. Januar 2014 unbeschränkt als Werbungskosten absetzen - sofern sie nicht vom Arbeitgeber gezahlt werden.

Ab dem fünften Jahr Auswärtstätigkeit können Aufwendungen bis zu einer Höhe von 1.000 Euro monatlich steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung angesetzt werden.

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Beispiel: Ein Arbeitnehmer ist seit 1. April 2014 in seiner ersten Tätigkeitsstätte - an seinem Wohnort - tätig und in einer Filiale, die 200 Kilometer entfernt ist, an zwei Tagen in der Woche. Dort übernachtet er regelmäßig zweimal pro Woche.

Da der Arbeitnehmer längerfristig infolge seiner beruflichen Tätigkeit an zwei Tagen in der Woche am Ort der Filiale tätig wird und dort übernachtet, können die ihm tatsächlich entstehenden Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von 1.000 Euro monatlich als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden.

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