Folgt man dieser Ansicht nicht, verbleibt lediglich eine Regelung im Arbeitsvertrag, nach der der Mitarbeiter verpflichtet ist, dafür Sorge zu tragen, dass er während seiner Abwesenheit keine privaten E-Mails erhält bzw. private E-Mails vor seinem Ausscheiden löscht oder seine privaten Kontakte über sein Ausscheiden informiert, damit diese nicht archiviert werden. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, kann zumindest argumentiert werden, dass er sich mit einer Archivierung einverstanden erklärt hat. Der Arbeitgeber handelt damit nicht vorsätzlich, da er davon ausgehen kann, dass der Mitarbeiter die privaten E-Mails gelöscht hat oder seiner Informationsverpflichtung nachgekommen ist.
Will der Arbeitgeber diese Unsicherheiten vermeiden, muss er die private E-Mail Nutzung grundsätzlich untersagen und die Einhaltung dieses Verbotes ebenso kontrollieren wie Verstöße dagegen sanktionieren. Nach überwiegender Auffassung in der Fachliteratur greift ansonsten der Grundsatz der betrieblichen Übung, wonach die Privatnutzung bei unterlassenen Kontrollen und Sanktionen zugelassen ist.
Häufig wird auch diskutiert, dem Mitarbeiter zwei Accounts zur Verfügung zu stellen, einen dienstlichen und einen privaten. In der Praxis wird dies jedoch kaum umgesetzt, da die Gefahr des falschen Abspeicherns von (wichtigen) dienstlichen E-Mails als zu groß angesehen wird.
Private E-Mails bleiben privat
Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters gibt es datenschutzrechtlich nur dann eine Vorgabe, wenn in der Abwesenheitsnotiz auf die private E-Mail-Adresse verwiesen werden soll. Dem muss der Mitarbeiter zustimmen. Im Regelfall liegt ein solches Vorgehen jedoch nicht im Interesse des Arbeitgebers, da er zum einen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters nicht mehr kontrollieren kann, ob derartige E-Mails bearbeitet werden, und er zum anderen im Regelfall nicht riskieren möchte, so Kunden zu verlieren, indem der ausgeschiedene Mitarbeiter diese womöglich in seiner neuen Arbeitsstelle betreut.
Sollte die Firmenpolitik dies nicht verbieten, könnte stattdessen der Hinweis auf das Ausscheiden des Mitarbeiters verbunden mit der Bekanntgabe der Kontaktdaten des neuen zuständigen Mitarbeiters als Abwesenheitsnotiz für einen Zeitraum von bspw. 1-2 Monaten geschaltet werden, um anfragende Kunden nicht im Ungewissen über die Bearbeitung ihrer Anfrage und den neuen Ansprechpartner zu lassen.
So wird auch das Problem vermieden, dass nach Ausscheiden des Mitarbeiters private E-Mails an einen neuen Sachbearbeiter ohne Zustimmung des Mitarbeiters gesandt werden.
