Schlechte Zahlungsmoral: Geld eintreiben in sieben Schritten

Offene Forderungen sind nicht nur ärgerlich, sondern gefährden auch die Existenz unzähliger Firmen. Das Creditreform-Magazin.de hat sieben Schritten formuliert, wie Mahnschreiben, Mahnbescheid, Klage und Inkassodienstleister tatsächlich helfen.

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Schritt 1: Rechnung schreiben

Nach Abschluss eines Auftrags - bei Handwerkern nach Abnahme der Leistung - sollten Sie zügig eine prüffähige Rechnung schreiben mit einem konkretem Zahlungstermin. Außer den vertraglich vereinbarten Punkten sollten Sie auch alle Pflichtangaben notieren, die das Umsatzsteuergesetzt verlangt; formale Fehler sind oft Anlass dazu, nicht zu zahlen. Beim Zahlungsziel gilt: Seit Inkrafttreten der EU-Zahlungsverkehrsrichtlinie (2014), dürfen Unternehmen ihren Geschäftspartnern nur noch ein Ziel von maximal 60 Tagen gewähren. Alles andere muss ausdrücklich vereinbart werden. Bei öffentlichen Auftraggebern gilt eine Frist von 30 Tagen.

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Schritt 2: Mängel beseitigen

Ein häufiger Einwand von Kunden, die ihre Rechnung nicht begleichen, sind Mängel. Sollten die berechtigt sein, müssen Sie sie zunächst umgehend beseitigen.

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Schritt 3: Zahlung kontrollieren

Es ist zum Verzweifeln, wenn Sie keinen Überblick über Ihre Außenstände haben. Überwachen Sie daher regelmäßig mit einer Excel-Liste, einem Buchführungs- oder einem anderen PC-Programm, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind.

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Schritt 4: Kunden anrufen

Wenn Ihr Kunde seine Rechnung nicht begleicht, sonst aber eigentlich immer pünktlich gezahlt hat, sollten Sie kurz anrufen, und ihn an die Zahlung erinnern. Bei einem guten Kunden lässt sich bei einem vorübergehenden Liquiditätsengpass ja auch eine Ratenzahlung vereinbaren – aber immer schriftlich mit Schuldanerkenntnis für die Gesamtforderung.

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Schritt 5: Richtig mahnen

Verschicken Sie höchstens drei, nicht nummerierte Mahnschreiben und stellen Sie direkt im ersten Brief fest, dass sich der Kunde im Verzug ist. Berechnen Sie 30 Tage nach Erhalt der Ware oder Abnahme der Leistung Verzugszinsen – bei Privatkunden sollten Sie darauf aber nochmal gesondert hinweisen. Aktuell liegt der Verzugszins bei Privatkunden bei fünf, bei Geschäftskunden bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Außerdem wird nach der neuen EU-Zahlungsverzugsrichtlinie eine Pauschale von 40 Euro fällig.

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Schritt 6: Mahnantrag stellen und klagen

Einen Anwalt beauftragen oder einen Mahnbescheid beantragen können Sie selbst über Portale wie beispielsweise online-mahnantrag.de. Wenn der Schuldner nicht widerspricht, erlässt das Gericht den Vollstreckungsbescheid – andernfalls geht das Verfahren in eine Klage über. Wenn deutlich wird, dass der Schuldner partout nicht bezahlen will, klagen Sie am besten direkt.

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Schritt 7: Vermögen pfänden

Ein Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil berechtigen zur Pfändung. Bei diesem letzten Schritt des Forderungsmanagements helfen Ihnen Rechtsanwälte und Inkassodienstleister.

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Problembranche: Onlinehandel

Ob Schuhe oder Kleidung: Die Deutschen bestellen gerne online. Doch nicht nur vielen Retouren bereiten den Händlern Probleme, auch eine schlechte Zahlungsmoral. 37 Prozent aller Online-Händler klagen lauter einer aktuellen Studie des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen darüber, nicht schnell genug an ihr Geld zu kommen.

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Problembranche: Handwerk

Ähnlich schlecht ergeht es den Handwerksbetrieben: 36 Prozent müssen ihre Forderungen mühsam eintreiben. Das kann gerade bei kleineren Unternehmen spürbare Konsequenzen haben, etwa indem sich die Liquidität verschlechtert bis hin zur eigenen Insolvenzgefahr.

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Problembranche: Energieversorger

Tasche leer: Auch 36 Prozent der deutschen Energieversorger registrieren eine laxe Zahlungsmoral ihrer Kundschaft.

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Problembranche: Immobilien

Schwere Last: Ähnlich geplagt zeigen sich die Vermieter. Gut 36 Prozent von ihnen laufen ihrem Geld länger hinterher, als es sein sollte.

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Problembranche: Fitnessstudios

Ein Kraftakt ist auch das eintreiben offener Forderungen für die Betreiber von Fitnessstudios: 35 Prozent der Betriebe klagen über eine schlechte Zahlungsmoral.

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