Spesenabrechnung: Arbeitsvertrag, Dienstvertrag oder Betriebsvereinbarung

Die Typologie eines Handlungsreisenden

Die fünf Geschäftsreise-Typen:

1. Der Veteran

Die langjährige Erfahrung macht Veteranen zu alten Hasen bei Geschäftsreisen. Mit 33 Prozent stellen sie die größte Gruppe. Sie genießen es, beruflich unterwegs zu sein und sind sich der Wichtigkeit von persönlichen Meetings bewusst. Wichtig ist ihnen eine angenehme und sichere Reise, während der sie mit ihrer Familie und ihrer Firma in Verbindung bleiben wollen. Sie kennen die Probleme, die sich auf Reisen ergeben können und planen sie deshalb bis ins Detail. Dabei nutzen sie gerne neue, praktische Technologien.

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2. Der Reisemüde

Die mit 25 Prozent zweite große Gruppe sind die Reisemüden. Sie sind zwar häufig unterwegs - meist mit dem Auto - versuchen aber die Anzahl ihrer Geschäftsreisen zu reduzieren. Ihre Reisen machen sie sich so angenehm wie möglich und informieren sich über Sehenswürdigkeiten und neue Restaurants an ihren Zielorten. Sie reisen meist mit wenig Gepäck und sind gerne möglichst flexibel. Der Einsatz neuester Navigationssysteme und Entertainmenttechnologien könnte die Herzen dieser Gruppe höherschlagen lassen und ihnen die Reisezeit vereinfachen.

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3. Der Unentspannte

Die Gruppe der Unentspannten ist eigentlich gerne unterwegs, ihr fehlt aber die nötige Erfahrung für entspanntes Reisen. Daher hat diese mit 21 Prozent relativ große Gruppe der Geschäftsreisenden manchmal Probleme, sich in unbekannten Städten zurechtzufinden. Sie sehen Reisen als Herausforderung, die sie sich durch engen Kontakt zur Familie und ein persönlich gestaltetes Freizeitprogramm in der fremden Stadt möglichst angenehm gestalten.

4. Der High-Tech-Traveller

Diese mit 14 Prozent eher kleinere Gruppe hat das Reisen komplett in ihr Leben integriert und fühlt sich an jedem Ort heimisch. Die High-Tech-Traveller lieben es, für ihre Firma unterwegs zu sein. Auf ihren Geschäftsreisen nutzen sie mehr Technologie als alle anderen Reisetypen. Die Technik hilft Ihnen dabei, produktiver zu arbeiten und auch den einen oder anderen Businesstrip überflüssig zu machen. Außerdem ist es ihnen wichtig, während des Aufenthalts mit ihrer Familie - vor allem über das Internet - in Kontakt zu bleiben.

5. Das Greenhorn

Greenhorns sind die Neulinge in der Zunft der Geschäftsreisen: Diese mit 7 Prozent kleinste Gruppe steht meist am Anfang der Karriere. Sie sind noch unerfahren in der Planung von Geschäftsreisen, aber sehr enthusiastisch und erkunden gerne neue Ziele. Dabei lassen sie gerne ihre Freunde zu Hause über soziale Netzwerke teilhaben. Außerdem ist es ihnen sehr wichtig, vor Ort neue Kontakte zu knüpfen. Sie sind meist mit dem Flugzeug unterwegs, sind sich aber der Auswirkungen auf das Klima sehr bewusst und versuchen, die CO2-Emissionen so gering wie möglich zu halten.

Wo die erste Tätigkeitsstätte ist, regeln Arbeitsvertrag, Dienstvertrag oder Betriebsvereinbarung. Über einen Wechsel der ersten Tätigkeitsstätte entscheidet der Arbeitgeber. Die Zuordnung muss nach den neuen Regeln dauerhaft sein. Das Gesetz sieht hierfür einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten, also vier Jahren vor, die Mitarbeiter an einer ersten Tätigkeitsstätte eingesetzt sind. Hierfür reicht eine Prognose des Betriebs aus, ob ein Mitarbeiter so lange an einem Ort im Einsatz ist.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat am 1. Juli 2010 in einem Zweigbetrieb seines Arbeitgebers angefangen und ist dort voraussichtlich bis 1. April 2014 im Einsatz. Mit den neuen Regeln hat er hier keine erste Tätigkeitsstätte, weil die dortige Beschäftigung nicht mindestens 48 Monate dauert. Die Fahrten zum und vom Zweigbetrieb kann er mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer abrechnen. Mit der Neuregelung kann der Betrieb dies jedoch umgehen, indem er den Mitarbeiter diesem Zweigbetrieb als erste Tätigkeitsstätte zuordnet. Dann sind Fahrten zum Stammsitz des Unternehmens Dienstreisen.

Zehn Tipps zum cleveren Kofferpacken

Man muss nicht immer alles falten. Eine platzsparende und faltenfreie Alternative ist das Aufrollen. Diese Methode eignet sich für alle weichen Kleidungsstücke, wie T-Shirts, Hosen und Hemden.

Bild: Marcel Stahn

Ein praktisches Hilfsmittel, um die Form des Hemdkragens zu erhalten, ist der Gürtel. Diesen einfach zusammenrollen und im Kragen platzieren. Das verhindert ebenso das lose Rumfliegen des Gürtels im Koffer.

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Das Jackett lässt sich während der Geschäftsreise nur schwierig auf die Schnelle reinigen. Deswegen lieber vorsorgen und Flusen und Flecken umgehen. Hierzu die Schulterpolster auf links drehen und die Außenseite das Jacketts nach Innen falten.

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Damit Ihr Shampoo nicht ausläuft, einfach ein Stück Frischhaltefolie zwischen Kosmetikflasche und Deckel platzieren.

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Die Flügelklammer bietet eine gute Möglichkeit um Schäden durch den Rasierer zu vermeiden. Die Klinge einfach mit der Klammer umschließen und so Kleidung und Elektrogeräte vor Kratzern schützen.

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Die in verschiedenen Größen erhältlichen Flügelklammern eignen sich außerdem sehr gut dazu, nervigen Kabelsalat zu vermeiden. Um den Überblick über sämtliche USB-Sticks, Ladekabel und so weiter zu behalten ist es ratsam diese in einer Box, zum Beispiel einem Brillenetui, zu verstauen.

Bild: Marcel Stahn

Sollten Sie den Ladestecker des Handys oder Tablets doch einmal vergessen, überprüfen Sie den Fernseher im Hotelzimmer. Die meisten Geräte verfügen über einen USB-Anschluss, der das Aufladen ermöglicht.

Bild: Marcel Stahn

Neue Verpflegungspauschalen

Fürs Essen und Trinken können Betriebe ihren Mitarbeitern auf Dienstreisen Pauschalsätze steuer- und sozialabgabenfrei erstatten. Bisher gab es diese drei Pauschalsätze:

24 Euro bei ganztägiger Dienstreise
12 Euro für mindestens 14 bis unter 24 Stunden Dienstreise
6 Euro für mindestens 8 bis unter 14 Stunden Abwesenheit

Ab 2014 gibt es nur noch zwei Sätze:

24 Euro für ganztägige Dienstreisen
12 Euro für mehr als 8 bis unter 24 Stunden Dienstreise