Tägliche Szene für Mitarbeiter: Sie fahren morgens zum Betrieb, abends nach Hause und machen dafür die Pendlerpauschale geltend. Bei Dienstreisen mit dem Privatwagen erstattet der Chef ihnen Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand. Jetzt ändern sich die Spielregeln für Geschäftsfahrten.
Fahren Mitarbeiter von zu Hause zum Betrieb, ist das grundsätzlich ihre Privatsache. Für ihre Fahrtkosten können sie die Pendlerpauschale von 30 Cent je einfachen Kilometer der Strecke Wohnung – Betrieb in der Steuererklärung geltend machen. Sobald sie jedoch geschäftlich unterwegs sind, etwa um Kunden zu besuchen, an Messen oder Seminaren teilzunehmen, zählt ihre Fahrt als Dienstreise.
Vor allem beim häufigen und längeren Einsatz außerhalb des Stammbetriebs gab es bisher häufig Streit zwischen Betrieb und Finanzamt, ob Mitarbeiter auf Dienstreise waren und die Firma zu Recht die Pauschale von 30 Cent je gefahrenen Kilometer erstattete. „Der Fiskus prüfte genau, wo sich die regelmäßige Arbeitsstätte befand und akzeptierte nur Fahrten zu anderen geschäftlichen Zielen als Dienstreise“, so Günther Wagenbauer, Steuerberater im bayerischen Ergolding. „Dies soll mit dem neuen Reisekostenrecht nun ab Anfang 2014 besser werden“, so der Experte
Nur noch eine Tätigkeitsstätte
Bisher konnte ein Mitarbeiter je nach Einsatzort und –dauer mehrere Arbeitsstätten haben. In der Praxis gab das häufig Streit. Die Neuregelung entschärft diesen: Kernpunkt ist, dass nur noch ein Ort „erste Tätigkeitsstätte“ und damit Ausgangspunkt für mögliche Dienstreisen ist. Das ist jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Betriebs oder etwa eines Kunden, dem der Mitarbeiter zugeordnet ist. Ob er dort jeden Tag im Einsatz ist, an manchen Tagen bei einer Filiale oder auf Montage, ändert grundsätzlich nichts an der ersten Tätigkeitsstätte. Mitarbeiter, die häufig von ihrer ersten Tätigkeitsstätte aus mit dem Privatwagen unterwegs sind, profitieren davon.
Arbeitsvertrag, Dienstvertrag oder Betriebsvereinbarung
Wo die erste Tätigkeitsstätte ist, regeln Arbeitsvertrag, Dienstvertrag oder Betriebsvereinbarung. Über einen Wechsel der ersten Tätigkeitsstätte entscheidet der Arbeitgeber. Die Zuordnung muss nach den neuen Regeln dauerhaft sein. Das Gesetz sieht hierfür einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten, also vier Jahren vor, die Mitarbeiter an einer ersten Tätigkeitsstätte eingesetzt sind. Hierfür reicht eine Prognose des Betriebs aus, ob ein Mitarbeiter so lange an einem Ort im Einsatz ist.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat am 1. Juli 2010 in einem Zweigbetrieb seines Arbeitgebers angefangen und ist dort voraussichtlich bis 1. April 2014 im Einsatz. Mit den neuen Regeln hat er hier keine erste Tätigkeitsstätte, weil die dortige Beschäftigung nicht mindestens 48 Monate dauert. Die Fahrten zum und vom Zweigbetrieb kann er mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer abrechnen. Mit der Neuregelung kann der Betrieb dies jedoch umgehen, indem er den Mitarbeiter diesem Zweigbetrieb als erste Tätigkeitsstätte zuordnet. Dann sind Fahrten zum Stammsitz des Unternehmens Dienstreisen.
Neue Verpflegungspauschalen
Fürs Essen und Trinken können Betriebe ihren Mitarbeitern auf Dienstreisen Pauschalsätze steuer- und sozialabgabenfrei erstatten. Bisher gab es diese drei Pauschalsätze:
24 Euro bei ganztägiger Dienstreise
12 Euro für mindestens 14 bis unter 24 Stunden Dienstreise
6 Euro für mindestens 8 bis unter 14 Stunden Abwesenheit
Ab 2014 gibt es nur noch zwei Sätze:
24 Euro für ganztägige Dienstreisen
12 Euro für mehr als 8 bis unter 24 Stunden Dienstreise
Mehrtägige Dienstreise
Dauert die Dienstreise mehrere Tage, kann der Arbeitgeber mit der Spesenabrechnung für den An- und Abreisetag pauschal je 12 Euro erstatten. Dies ist unabhängig davon, wann Mitarbeiter die Dienstreise am ersten Tag begonnen und am letzten Tag beendet haben – ein wesentlicher Vorteil für Mitarbeiter.
Beispiel: Ein Mitarbeiter fährt mit seinem Privatwagen an drei Tagen zu mehreren Kunden. Er legt insgesamt 800 Kilometer zurück. Der Start ist am ersten Tag um 17 Uhr. Am dritten Tag kommt er um 18 Uhr zurück.
800 Kilometer, je 30 Cent | 240 Euro |
Verpflegungspauschale | |
1. Tag | 12 Euro |
2. Tag | 24 Euro |
3. Tag | 12 Euro |
Übernachtung Hotel (Rechnung) | 120 Euro |
insgesamt | 408 Euro |
Bei Reisen ins Ausland gelten je Land besondere Pauschalen. Die Sätze veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jeweils Anfang des Jahres (Suchbegriff „Auslandsreisen“ eingeben).
Die Verpflegungspauschalen akzeptiert das Finanzamt nur in den ersten drei Monaten der Auswärtstätigkeit. Bei gewöhnlichen Dienstreisen spielt das keine Rolle, bei längerem Einsatz, auf Montage etwa, durchaus. Wird der Aufenthalt um mehr als vier Wochen unterbrochen, laufen die drei Monate erneut. Der Grund hierfür ist nach neuem Reisekostenrecht unerheblich.
Essenseinladung abziehen
Mitarbeiter, die auf Dienstreisen zum Essen eingeladen werden, müssen sich diesen geldwerten Vorteil bei ihrer Spesenabrechnung anrechnen lassen. Das neue Reisekostenrecht legt hierfür 4,80 Euro für ein Frühstück und 9,60 Euro je Mittag- oder Abendessen fest.
Doppelhaushalt absetzen
Einfacher ist die Neuregelung auch für die doppelte Haushaltsführung. Mitarbeiter, die am Arbeitsort eine Zweitwohnung haben und am Wochenende zur Familie pendeln, können ab 2014 bis 1.000 Euro für Zweitwohnung und Nebenkosten als Werbungskosten bei der Einkommensteuer absetzen. Ob die Wohnungsmiete der ortsüblichen entspricht oder welche Größe die Zweitwohnung hat, spielt keine Rolle mehr.
„Insgesamt betrachtet bringt das neue Reisekostenrecht einige Vereinfachungen, schafft aber mit dem Begriff der ersten Tätigkeitsstätte mögliches neues Streitpotenzial mit den Finanzämtern“, so Steuerberater Wagenbauer. „Unternehmer, aber auch Mitarbeiter sollten sich dadurch nicht beirren lassen.“ Im Zweifel hilft der Steuerberater.
