Für Unternehmer, die weniger als 500.000 Euro Jahresumsatz und 50.000 Euro Gewinn erzielen, genügt zur Gewinnermittlung noch die vergleichsweise simple Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Sie stellt lediglich alle Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenüber.
Alternativ dürfen Selbstständige auch unterhalb dieser Schwelle freiwillig eine Bilanz nach den Regeln der doppelten Buchführung erstellen. Selbstständige mit mehr als einer halben Million Umsatz und mehr als 50.000 Euro Gewinn sind zur Bilanz verpflichtet.
„Eine Buchführung muss jeder Selbstständige machen. Aber es macht einen Unterschied, ob er nur eine vereinfachte Buchführung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine Bilanz erstellt.
Letztere bietet zusätzliche Gestaltungsspielräume, zum Beispiel lassen sich Rückstellungen. Steuerlich lassen sich derlei Ausgaben dann besser über die Jahre verteilen.
Für die Steuererklärung eines Selbstständigen bieten Betriebsausgaben die meisten Möglichkeiten, um Steuern zu sparen. Hier lassen sich alle Ausgaben, die zur Aufrechterhaltung des Betriebs notwendig sind, gewinn- und damit steuermindernd angeben.
Typische Betriebsausgaben von Selbstständigen
Beruflich bedingte Fahrten können Unternehmer natürlich unter den Betriebsausgaben steuerrelevant angeben. Sie umfassen die Dienstreisepauschale von 30 Cent je gefahrenen Kilometer sowie die Verpflegungspauschalen zwischen sechs und 24 Euro, gestaffelt ab einer Abwesenheitsdauer von acht Stunden (Achtung, altes Reisekostenrecht für 2013).
Sofern eine Bewirtung dem Erhalt, Erwerb oder der Sicherung der Einkommensquelle dienen, gehören die Kosten dafür in die Betriebsausgaben. Auf dem erforderlichen Bewirtungsbeleg muss vermerkt sein, welche Personen bewirtet wurden, das Datum und der Grund der Bewirtung - und zwar präzise.
Für das häusliche Arbeitszimmer gelten die gleichen Regeln wie für Arbeitnehmer. Sofern es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, können alle Kosten angesetzt werden. Andersfalls können maximal 1250 Euro pro Jahr geltend gemacht werden. Auch eine Renovierung des Arbeitszimmers kann voll abgesetzt werden.
Was zum Arbeiten benötigt wird, wirkt steuermindernd. Zum Beispiel die Kosten für Druckerpatronen, Ordner oder Werkzeug. Auch der Telefonanschluss, Handykosten oder der Internetzugang können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Allerdings muss der Anteil der privaten Nutzung abgezogen werden. Meist wird dazu der berufliche Anteil geschätzt.
Unternehmer müssen fachlich auf dem Laufenden sein. Kosten, die durch die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen entstehen, können zu den Betriebsausgaben gezählt werden. Für Existenzgründer sind Fortbildungen ein probates Mittel, um die Steuerlast zu senken. Der berufliche Zweck muss allerdings gegeben sein.
Branchen- oder Arbeitgeberverbände sind für Unternehmer wichtig, um Kontakte zu gewinnen. Die Beiträge zu diesen Interessengemeinschaften können den Betriebsausgaben zugerechnet werden.
Geschenke bis 35 Euro pro Jahr und Person an Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeiter können steuerlich geltend gemacht werden. Teurere Geschenke erkennt das Finanzamt nicht an. Ist der Beschenkte ebenfalls Unternehmer und das Geschenk teurer als zehn Euro, muss der Beschenkte dies als Betriebseinnahme verbuchen. Alternativ kann der Schenkende eine pauschale Steuer von 30 Prozent entrichten.
Zu den relevanten Betriebsausgaben zählt etwa, einen Firmenwagen optimal zu nutzen. Bei Solo-Unternehmern ist das Auto oft der größte Kostenblock. Wird das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt, können sämtliche Kosten angesetzt werden – von der Tankfüllung bis zur jährlichen Inspektion und regelmäßigen Wagenpflege.
Komplizierter wird es, wenn der Firmenwagen zugleich privat genutzt wird. Dann kommt es darauf an, wie hoch der Anteil der privaten Nutzung ist. In einem Fahrtenbuch sollen die privaten und betrieblichen Fahrten notiert werden. Hier schauen die Finanzbeamten gern genauer hin.
Der private Nutzungsanteil kann aber alternativ mit der Ein-Prozent-Regel pauschal abgegolten werden. Wer sein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzt, kann damit seine privaten Fahrten pauschal ansetzen und als geldwerten Vorteil versteuern, ohne ein Fahrtenbuch führen zu müssen. Dabei erhöht sich das persönliche Einkommen des Selbstständigen rechnerisch pro Monat um ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos im Zulassungsjahr. Hat das Auto also 30.000 Euro gekostet, unterstellt das Finanzamt zusätzliche Betriebseinnahmen von 300 Euro pro Monat. Dafür kann der Unternehmer sämtliche Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben angeben und damit seine Gewinne schmälern.
