Personalentwicklung: „Kleine Unternehmen planen häufig ins Blaue hinein“

Personalentwicklung: „Kleine Unternehmen planen häufig ins Blaue hinein“

, aktualisiert 15. Mai 2017, 09:42 Uhr
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Das neue Tool der Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums soll insbesondere kleinen Unternehmen helfen, den Personalbedarf für die nächsten fünf Jahre zu ermitteln.

von Lisa OenningQuelle:Handelsblatt Online

Ein neues Tool soll kleinen Unternehmen helfen, ihren Personalbedarf zu planen. Expertin Jutta Rump erklärt, warum viele Betriebe das Thema unterschätzen – und wie sie sich im Wettbewerb um Fachkräfte durchsetzen.

DüsseldorfDie Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums (INQA) hat gemeinsam mit Experten der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) ein kostenloses Tool für kleine bis mittelständische Unternehmen zur strategischen Personalplanung entwickelt. Arbeitsmarktexpertin Jutta Rump erklärt im Interview, wie das Programm funktioniert, warum Personalplanung auch in kleinen Betrieben unerlässlich ist und welche Möglichkeiten, kleine Unternehmen haben, Fachkräfte von sich zu überzeugen.

Frau Rump, warum bringen Sie ausgerechnet jetzt das Tool heraus - und nicht vor fünf oder zehn Jahren?
Personalplanung wird gerade in einer Zeit wie dieser immer wichtiger, in der die demografische Entwicklung erheblichen Einfluss auf Arbeits- und Fachkräfte nimmt, die Digitalisierung rasant voranschreitet und sich dadurch auch ökonomische Entwicklungen beschleunigen.

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Grundsätzlich muss man sagen, dass Unternehmen relativ gut in diesem Bereich aufgestellt sind – zumindest die großen. Die Kleineren betreiben zwar oftmals so etwas wie eine Unternehmensplanung. Wenn es allerdings um das Personal geht, planen sie häufig ins Blaue hinein.

Was ist der Grund dafür?
Gerade weil es derzeit vielen kleinen Unternehmen, zum Beispiel im Handwerk, besonders gut geht, sehen sie gar nicht die Notwendigkeit, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Meistens übernimmt der Inhaber oder Geschäftsführer des Unternehmens die Personalplanung, kümmert sich aber gleichzeitig noch um den Vertrieb oder die Technik. Es kostet allerdings viel Zeit, sich in die Logik der strategischen Personalplanung einzuarbeiten. Viele denken sich dann: „Ich weiß eh schon nicht, wo mir der Kopf steht, dafür habe ich nun wirklich keine Zeit.“

Doch solche Unternehmen nehmen sich ohne eine gezielte Personalplanung viele Gestaltungsmöglichkeiten und laufen dadurch Gefahr, am Ende nur noch in der Wirtschaft Getriebene zu sein – und um ihre Existenz bangen zu müssen.

Und das soll das „Starter-Set Strategische Personalplanung“ verhindern?
Es soll den Unternehmen ermöglichen, strukturiert und systematisch in die Zukunft zu blicken. Natürlich kann es nicht die Funktion einer Glaskugel übernehmen. Das Programm hilft Betrieben allerdings dabei, mit den heutigen Informationen verschiedene Szenarien bezüglich des Personalbedarfs durchzuspielen und bereits entsprechende Maßnahmen einzuleiten.


„Wer auf Personalplanung verzichtet, verschenkt einen Zeitvorteil“

Wie funktioniert das im Detail?
Zuerst machen Betriebe die Personalbestandsplanung: Wie viele Personen werden in den einzelnen Abteilungen beschäftigt? Über welche Qualifikationen verfügen sie? Wie viel kosten sie das Unternehmen? Dann nehmen sie sich den Planungshorizont vor: Wie wird sich der Personalbestand in den nächsten drei bis fünf Jahren entwickeln? Im nächsten Schritt setzen sich die Unternehmen mit der Frage auseinander, welchen Personalbedarf sie haben unter Berücksichtigung von potenziellen Entwicklungen in der Branche und auf dem Arbeitsmarkt – in der Menge, aber auch in der Qualifikation. Durch einen Soll-Ist-Vergleich sind Unternehmen in der Lage, abschließend gezielt Maßnahmen abzuleiten.

Treten Sie mit Ihrem Angebot nicht in Konkurrenz mit Unternehmensberatern?
Nein. Das würden wir nur tun, wenn wir für das Tool Geld verlangen würden. Uns ist es wichtig, dass auch der kleinste Betrieb, der sich einfach keinen Unternehmensberater leisten kann, in der Lage ist, professionell den Personalbestand und -bedarf zu planen. Unternehmensberater können das Programm ja genauso gut herunterladen und dann gemeinsam mit den Betrieben damit arbeiten.

Bei Unternehmen mit 20 oder 30 Mitarbeitern sollte man ja meinen, dass der Personalbestand so übersichtlich ist, dass man auch ohne strategische Planung rechtzeitig erkennt, in welchen Bereichen künftig Bedarf bestehen wird.
Natürlich kennt der Chef solch eines Unternehmens seinen Personalbestand. Mit dem Bedarf sieht es hingegen anders aus: Auch dieser Unternehmer muss sich die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie sich die Zahl der Mitarbeiter, die Branche, die Technik und auch der Arbeitsmarkt entwickeln könnten. Dann fällt meist ganz schnell auf: „Okay, meinen Gesellen oder den Mitarbeiter Meier müsste ich vielleicht doch noch mal zu einer Weiterbildung schicken.“

Denn was oft in Vergessenheit gerät: Der Umgang mit Personal hat immer eine größere Vorlaufzeit, als wenn Sie aufgrund technischer Entwicklungen einfach nur eine Maschine umstöpseln. Wenn Unternehmen keine Personalplanung machen, verschenken sie den Zeitvorteil – unabhängig von ihrer Größe.


Strategische Allianzen gegen Fachkräfte-Mangel

Aber haben kleine Betriebe überhaupt eine realistische Chance im Wettbewerb um hochqualifizierte Fachkräfte mit Konzernen, die ja sehr gezielt Personalplanung betreiben?
Bei den wenigsten kleinen Unternehmen ist das Problem natürlich nicht gelöst, indem der Chef sagen: „Dann zahle ich einfach mal ein bisschen mehr Gehalt oder zaubere den bunten Blumenstrauß der Sozialleistungen hervor.“ Aber das ist im Wettbewerb mit Konzernen auch gar nicht notwendig.
Diese Unternehmen müssen „nur“ herausarbeiten, was sie – im Gegensatz zu den großen Unternehmen – zu einem attraktiven Arbeitgeber macht. Da reden wir beispielsweise über Unternehmenskultur, Betriebsklima, multivariablen Arbeitseinsatz oder auch von Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Kunst ist, diese Punkte so umzusetzen, dass sie zu einem ehrlichen Markenwert fürs Unternehmen werden.

In der Theorie klingt das einleuchtend. Aber in der Praxis steht für viele Jobsuchende sicherlich dennoch die Bezahlung im Vordergrund.

Kleine Unternehmen müssen natürlich eine marktgerechte Entlohnung bieten, wenn sie gute Kräfte gewinnen und halten wollen. Doch wir beobachten: Wenn Unternehmen mehr zahlen, hat das am Anfang den Effekt, dass Arbeitnehmer den besser zahlenden Arbeitgeber bevorzugen. Doch dieser Effekt hält genau sechs Wochen an – bis er einen Eindruck von der Arbeit im Betrieb bekommen hat. Denn der Mitarbeiter ist nur dann motiviert und identifiziert sich mit dem Unternehmen, wenn die Mischung aus immateriellen und materiellen Anreizen stimmt.

Welche Möglichkeiten haben kleine Unternehmen darüber hinaus, Fachkräfte zu gewinnen?
Eine weitere Möglichkeit ist, strategische Allianzen mit anderen, vergleichbar großen Unternehmen zu schmieden und darin ein Empfehlungsmanagement zu etablieren: Ein Unternehmen erhält mehrere gute Bewerbungen auf eine Stelle, kann aber nur eine Person einstellen. Statt den qualifizierten Bewerbern, für die er keinen Job hat, nur eine Absage zu erteilen, könnte er ihnen vorschlagen, sie an einen anderen Betrieb weiterzuempfehlen, der gerade auf der Suche ist. Um solche Netzwerke ans Laufen zu bringen, müssen Unternehmen allerdings vorher wissen, wie groß ihr Personal-Manko vermutlich ausfallen wird.

Ist es realistisch, dass ein Unternehmen seinem Mitbewerber einen guten Kandidaten empfiehlt?
Ja, es gibt gute Beispiele aus der Praxis dafür, dass das Empfehlungsmanagement funktionieren kann wie die regionalen Bündnisse zur Fachkräftesicherung in Rheinland-Pfalz. Unternehmen müssen aber nicht zwingend eine Allianz mit ihrem unmittelbaren Konkurrenten gründen. Viele Berufsgruppen sind ja schließlich in verschiedenen Branchen vertreten.

Frau Rump, vielen Dank für das Interview.

Quelle:  Handelsblatt Online
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