Ende der Powerpoint-Präsentationen: Wie Sie Meetings effektiver machen

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Ende der Powerpoint-Präsentationen: Wie Sie Meetings effektiver machen

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6. Produktivität fördern

Besprechungen innerhalb des Unternehmens sind wichtig – aber nur, wenn sie richtig geführt werden. Das ist kein Hexenwerk, sondern ganz einfach. In den USA war die erfolgreichste Führungskraft zur Zeit des Zweiten Weltkriegs kein Geschäftsmann, sondern Kardinal Francis Spellmann. Als er die Diözese übernahm, war sie völlig insolvent, chaotisch und demoralisiert. Einige Jahre später konnte Spellmann seinem Nachfolger ein Bistum hinterlassen, das an der Spitze der katholischen Kirche in den USA stand. Sein Erfolgsgeheimnis: Besprechungen. Oft war Spellmann nur zweimal am Tag allein, für jeweils 25 Minuten: Während der Messe und beim Abendgebet vor dem Schlafengehen.

Druckers Tipp: Nehmen Sie sich ein Beispiel an Kardinal Spellmann. Wichtig ist aber, dass im Vorhinein klar ist, um welche Art von Sitzung es sich handeln soll und welche Themen dabei im Mittelpunkt stehen.

Die Zeiten des schlichten Frontalvortrags sind vorbei. Etliche Unternehmen haben erkannt, dass Konferenzen keine Verkaufsveranstaltungen sind. Um die Gesprächskultur wieder zu fördern, gehen sie neue Wege.

Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, in dem nicht über das Diskutieren diskutiert wird. Langwierige Meetings rauben Zeit und Energie und bieten allzu häufig Raum, vom eigentlichen Thema abzuschweifen und zu einer Jammerveranstaltung zu werden. Um Gesprächsrunden wieder zu kreativen und effektiven Veranstaltungen zu machen, werden immer häufiger neue Wege eingeschlagen.

Besonders strukturiert geht Yahoo-Chefin Marissa Mayer vor. 70 Sitzungen muss sie in der Woche durchstehen. Vor jeder Veranstaltung müssen ihre Gesprächspartner sie genau informieren, worum es geht – und vor allem was ihre Rolle in dem Gespräch ist. Wird sie einfach informiert? Muss sie eine Entscheidung treffen oder ist der Input der Chefin gefragt?

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Zudem erwartet, sie dass alle Gesprächsteilnehmer vor dem Meeting eine Agenda bekommen, um so über die Inhalte des Treffens informiert zu werden. Mayer legt angeblich wert darauf, dass in der Tagesordnung auch schon das Ziel der Veranstaltung definiert wird. Von jedem der Meetings werden Protokolle angefertigt, damit auch Abwesende nachlesen können, was besprochen wurde – und bei der nächsten Runde nicht wieder von vorne angefangen werden muss. Außerdem schiebt die Yahoo-Chefin immer wieder fünf- bis zehnminütige Minimeetings dazwischen, um über die aktuellen Geschehnisse auf dem Laufenden zu bleiben.

Doch nicht nur die großen Unternehmen wie Yahoo – auch etliche Start-Ups arbeiten daran, Meetings zu optimieren. Das "Wall Street Journal" hat mit etlichen Gründern wie Evernote und UberConference über das Ende der verhassten Gespräche gesprochen.

Vor allem mit kleinen Veränderungen sollen die Start-Ups schon einiges erreicht haben. Bei UberConference bemüht man sich zum Beispiel darum Telefonkonferenzen angenehmer zu gestalten. Das Tool schafft des Unternehmens schafft die umständliche Telefonspinne ab und organisiert die Gespräche über das Internet. Alle Teilnehmer wählen sich über die UberConference-Schalte zur Konferenz ein. Im Netz werden dann alle Mitglieder der Runde im Bild angezeigt. Außerdem wird das Foto desjenigen markiert, der gerade spricht. Die einfache Technik macht es deutlich leichter den Diskussionen zu folgen. Der Organisator der Konferenz kann sogar einige Leitungen temporär stumm schalten.

Dokumente lassen sich über die Plattform tauschen und das gesamte Gespräch aufzeichnen. Damit werden Protokolle überflüssig. Und auch Pinnummern braucht niemand, der sich an so einer Schalte beteiligen möchte. Einfach die Nummer wählen, und schon kann es losgehen.

Mehr Niveau ins Gespräch

Bei Evernote hingegen plant man, das Gesprächsniveau anzuheben. Unternehmenschef Phil Libin hat beobachtet, dass die Teilnehmer der Veranstaltung meist dümmer gemacht würden als sie sind. Vor allem die Präsentationssoftware Powerpoint sei an der Verdummung der Menschen schuld. Das hatte zuvor schon Amazon-Chef Jeff Bezos erkannt und seine Mitarbeiter aufgefordert die Tagesordnungen in ganzen Sätzen erzählerisch auszuformulieren. Sein Argument: Das fördere die Kreativität eher statt Bullet-Points, die vermeintliche Tatsachen abbilden.

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Auch bei Evernote glaubt der Chef nicht daran, dass die Art der frontalen und verknappten Informationspräsentation für den Gedankenaustausch förderlich ist. Auch er lässt die Agenda in ganzen Sätzen ausformulieren.  Abgelegt wird sie dann in der internetbasierten Software des Start-Ups, so dass sie jeder einsehen kann. Während der Meetings wird jeder Teilnehmer angehalten über die einzelnen Punkte der Agenda mitzudiskutieren. Außerdem machen sich alle Notizen, die dann wieder untereinander ausgetauscht werden. Künftig will das Unternehmen auch seine Terminkalender-Optionen verbessern.

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