Kampf der E-Mail-Flut: So werden die Mails nicht mehr zum Nervfaktor

Aktionen priorisieren

Ein E-Mail Programm, das bestimmte E-Mails ganz von alleine nach Prioritäten ordnet, kann viel Zeit sparen. Dazu können Sie zwei Ordner erstellen: „Zu beantworten“ und „Reaktion erforderlich“. In ersteren werden dann alle E-Mails verschoben, die Sie direkt beantworten wollen, in letzteren kommen alle E-Mails, die mehr Aktion erfordern als eine simple Beantwortung.

Alle anderen E-Mails können Sie in andere Ordner verschieben oder löschen, sobald sie gelesen wurden.

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Werbung abbestellen

Werbung verstopft nur das E-Mail Postfach und muss dann mühsam aussortiert und gelöscht werden. Von allem Websites, deren Informationen Sie nicht benötigen, sollten Sie sich daher abmelden. Auf Onlineplattformen wie unroll.me können Sie die Liste der Internetseiten und E-Mail-Adressen einsehen, deren Informationsdienste Sie abonniert haben.

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Benachrichtigungen ausstellen

Benachrichtigungen auf das Handy lenken ab. Laut einer Studie von Gloria Mark (University of California) werden Aufgaben, die durch eine solche Benachrichtigung unterbrochen werden, im Durchschnitt 23 Minuten und 15 Sekunden später beendet als andere. Dazu kommen Konzentrationsverlust und ein Rückgang der Arbeitsleistung. Deswegen sollten Sie beispielsweise auf dem Smartphone die Benachrichtigung ausstellen.

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Länge der E-Mails begrenzen

Sich kurz zu fassen kann ebenfalls Zeit sparen - und auch dem Empfänger der E-Mail. Daher sollten Sie Ihre E-Mails möglichst kurz halten und direkt zum Punkt kommen. Smalltalk und unnötige Worte kosten Zeit, die sinnvoller genutzt werden kann.

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E-Mail Einstellungen nutzen

Hinter den Einstellungen im Mailprogramm verbergen sich mehr zeitsparende Möglichkeiten, als man denken könnte. Mit ein paar Klicks wandern gelesene E-Mails automatisch in den „Gelesen“-Ordner, Mitteilungen, in denen Sie nur im cc stehen, werden ebenfalls separiert und alle persönliche E-Mails, die ausversehen an Ihre Arbeitsadresse gesandt werden, verschiebt das Mailprogramm automatisch in einen separaten Ordner.

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E-Mail-Zeiten festlegen

Meistens checken wir unsere E-Mails zwischendurch. Wer sich hingegen feste Zeiten setzt, wann er E-Mails liest und beantwortet, spart ebenfalls Zeit. Solche E-Mail-Zeiten können Sie sich beispielsweise morgens und kurz vor Feierabend setzen.

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Postfächer leeren

Um jeden Morgen neu zu starten, sollten Sie abends Ihr Postfach leeren. Nach einer letzten Korrektur, ob alle wichtigen E-Mails in die jeweiligen Ordner verschoben wurden und alle dringenden E-Mails beantwortet sind, kann der Posteingang gelöscht und auf Null gesetzt werden. Das spart Arbeit und Zeit am nächsten Tag und ist außerdem übersichtlicher.

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Signaturen erstellen

Wenn Sie nicht jede E-Mail erneut um Telefonnummer und Ihre Position ergänzen wollen, können Signaturen Abhilfe schaffen. Davon können auch mehrere erstellt werden – beispielsweise eine private Signatur und eine berufliche. So ist es einfacher zu kontrollieren, welcher Empfänger welche Informationen und Kontaktdaten von Ihnen erhält. Wer in mehreren Unternehmen arbeitet, kann sich zudem verschiedene Signaturen erstellen.

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Software für besonders dringende Mails

Wenn Sie sich entschlossen haben, nur zu bestimmten Zeiten Ihre E-Mails zu lesen, können Sie mithilfe von Software wie AwayFind dennoch sicherstellen, dass besonders dringende E-Mails zeitnah ankommen. Sie sagen dem Programm welche Personen oder Themen besonders wichtig sind und werden per SMS benachrichtig sobald eine entsprechende Mail eintrifft.  

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E-Mails weiterleiten

Wenn Sie mehrere E-Mail Konten bei verschiedenen Anbietern haben, besteht die Möglichkeit, dennoch alle E-Mails auf eines der Konten weiterzuleiten. Sie werden dann automatisch in einen separaten Ordner verschoben, können aber auch von dem fremden Konto verwaltet und beantwortet werden.

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