Mobile Computing: Die besten Programme für das Überall-Büro

Mobile Computing: Die besten Programme für das Überall-Büro

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Online-Aktivitäten

Dokumente bearbeiten, Online-Konferenzen einberufen, Teams koordinieren: Neue Internet-Programme erleichtern die Zusammenarbeit.

Wofür Martin Buchholz früher mitunter mehrere Tage brauchte, das erledigt er heute in wenigen Stunden. Noch vor einem Jahr tauschte der Mediengestalter aus Berlin Dokumente mit seinen Kollegen via E-Mail aus, füllte Excel-Tabellen mit Abrechnungsdaten und musste erst zigmal herumtelefonieren, um Projekte abzustimmen.

Heute sammelt Buchholz neue Kontaktadressen, Abgabetermine und Aufgaben auf dem Online-Portal Zimbra, auf das auch seine Kollegen zugreifen können – sofern er sie dafür freischaltet. Tabellen oder Schriftstücke bearbeitet der 30-Jährige ohnehin längst im Netz mit der Bürosoftware von Google: Dort können alle Mitstreiter gleichzeitig an Texten und Tabellen arbeiten. Für die Zeiterfassung nutzen er und sein Team neuerdings das iPhone-Programm Reporta, das nahezu automatisch fertige Abrechnungen ausspuckt. „Der Effizienzgewinn durch die Internet-Programme ist enorm“, sagt Buchholz, „ich kann mich viel stärker auf das Wesentliche konzentrieren.“

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Egal, ob Zeiterfassung per Smartphone oder Meeting über den Laptop: Mithilfe immer neuer Online-Programme rücken Schreibtische und Konferenzräume im digitalen Kosmos dichter zusammen. Und die Technik, die mittlerweile jeder mit wenigen Handgriffen zum Laufen bringen kann, ermöglicht ganz neue Formen der Zusammenarbeit.

Videoschalte statt Weltreise

Kein Wunder, dass die intelligent vernetzte Online-Kollaboration eines der ganz großen Themen des Jahres ist, nicht nur für Freiberufler wie Buchholz: Laut einer weltweiten Umfrage unter mehr als 500 Geschäftsführern, Abteilungsleitern und IT-Verantwortlichen im Auftrag des Beratungsunternehmens Avanade wollen 66 Prozent der Befragten in den nächsten zwölf Monaten verstärkt Programme für Online-Zusammenarbeit einsetzen. Die US-Beratungsfirma Frost & Sullivan prognostiziert allein für den europäischen Markt für Videokonferenzen bis 2015 ein jährliches Wachstum von 18 Prozent.

Wenn etwa der Bremer Medizintechnik-Hersteller Bego heute seine 15 weltweit stationierten Vertriebskräfte über Neuerungen bei Zahnimplantaten schult, dann nur noch via Web-Konferenz. Dank der Videoschalte spart sich Bego regelmäßig teure Weltreisen. Service-Mitarbeiter von Heidelberger Druckmaschinen schleusen sich mehr als 2000 Mal im Monat mithilfe der Internet-Konferenz-Software Webex in die Drucksysteme ihrer Kunden, um Fehler zu beheben. An der Humboldt-Viadrina School of Governance in Berlin treffen sich Studenten und Dozenten teilweise nur noch im Internet, halten dort Seminare ab und arbeiten gemeinsam an Tabellen oder Texten. Und der Darmstädter Messtechnik-Hersteller HBM vernetzt seine 1500 über den Globus verstreuten Mitarbeiter mit hochauflösenden Videokonferenzen.

In Zeiten verstreut arbeitender Teams und hochflexibler Arbeitsnomaden wird das Internet zum neuen Großraumbüro. Und für die effiziente Online-Zusammenarbeit reichen oft schon simple Werkzeuge, die jeder kostenlos oder für wenige Euro aus dem Internet herunterladen kann. Programme zum Beispiel, mit denen Nutzer vom Büro auf andere Computer oder den Rechner zu Hause zugreifen können. Experten sprechen hier von Remote-Zugängen.

Virtuelle Inhalte mit dem Mobiltelefon abrufen

Mit der Software Log Me In etwa lässt sich der Schreibtisch-Computer aus der Ferne via iPhone oder iPad steuern. Eine Datei auf der Festplatte zu vergessen ist damit kein Drama mehr. Noch einfacher hat es, wer seine Dokumente mit Diensten wie Microsofts Synchronisationsplattform Livemesh auf mehreren PCs aktuell hält. Nutzer legen dafür einen virtuellen Ordner an, dessen Inhalt auf dem Bürocomputer, dem Rechner zu Hause und über das Mobiltelefon abgerufen werden kann. Ähnliches bietet der beliebte Speicher-Dienstleister Dropbox, der in der Basisversion kostenlos ist. Für 19,99 Dollar im Monat können Dropbox-Nutzer bis zu 100 Gigabyte Daten im Netz lagern, die ebenfalls auf verschiedenen Endgeräten auf dem neuesten Stand bleiben. Das Chaos verschiedener Dateiversionen und Speicherorte hat damit ein Ende.

Andere Dienstleister vermieten im Netz nicht nur Speicher, sondern auch gleich die nötige Software zum Bearbeiten der Dateien. Mit Text- und Bildverarbeitungsprogrammen, die auf auswärtigen Servern laufen und via Internet-Browser bedient werden, können Studenten zeitgleich an einem Referat arbeiten oder Mediengestalter eine Schaugrafik zusammenbasteln. Google Apps, das US-Unternehmen Zoho und auch Adobe Photoshop bieten solche Online-Funktionen.

Seit wenigen Tagen können auch Büroarbeiter, die an Word und Excel gewöhnt sind, Dokumente im Netz bearbeiten: Microsoft hat nun eine leicht abgespeckte Browser-Version seines Office-Pakets an den Start gebracht. Der Serienbrief an die Werbekunden, die Präsentation für den Messestand, die Tabelle mit den Vertriebszahlen sollen sich damit selbst vom Smartphone aus einsehen lassen.

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