Effiziente Kommunikation: So entkommen Sie der E-Mail-Flut

Effiziente Kommunikation: So entkommen Sie der E-Mail-Flut

, aktualisiert 05. Dezember 2011, 15:28 Uhr
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E-Mails als Last: Viele Mitarbeiter überfordert die Mail-Flut - auch, weil das Medium häufig falsch genutzt wird.

von Stephan DörnerQuelle:Handelsblatt Online

E-Mails sind für viele Mitarbeiter zur Last geworden. Der IT-Dienstleister Atos will deshalb sogar komplett ohne die elektronische Post auskommen. Doch E-Mails lassen sich auch effizient nutzen. Wir zeigen wie.

DüsseldorfViele Mitarbeiter empfinden die Nutzung von E-Mails heute als Zeitkiller – und das zu Recht. Eine Studie der britischen Loughborough University und der australischen Deakin University kam Mitte des Jahres zu dem Ergebnis, dass britische Unternehmen pro Mitarbeiter zwischen 500 und 10.000 Pfund im Jahr durch die ineffiziente Nutzung von E-Mails verlieren. Versteckte Kosten, die in keiner Bilanz auftauchen.

Vor allem die Überflutung mit sinnlosen E-Mails trägt wesentlich dazu bei, dass die Mail vom effizienten Kommunikationswerkzeug zum Zeitfresser und damit zum Kostenfaktor wird. Thierry Breton, Chef des IT-Dienstleisters Atos, hat deshalb einen radikalen Entschluss gefasst: Sein Unternehmen soll eine E-Mail-freie Zone werden. „200 Mails bekommt ein Atos-Mitarbeiter im Schnitt jeden Tag, 90 Prozent davon sind sinnlos und halten unnötig auf“, so Breton im Gespräch mit dem britischen „Telegraph“. Die Zahl der Nachrichten soll auf null sinken – ein Instant-Messaging-Programm soll die E-Mail ersetzen.

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Viele Mitarbeiter werden diesen Plan nur allzu gut nachvollziehen können: Ständig nervt Outlook mit der neusten E-Mail – doch fast alle sind irrelevant. Jede Nachricht erzeugt die immer selbe Routine: Nachschauen, um was es sich handelt – es könnte ja wichtig sein. Das kostet jedes Mal einige Sekunden Zeit. Nicht nur diese Sekunden sind verloren: Um sich wieder in den gerade unterbrochenen Gedankengang einzufinden, verliert der Mitarbeiter erneut wertvolle Zeit.


E-Mails werden zur Echtzeitkommunikation missbraucht

Die Abschaffung der E-Mail auszurufen ist dennoch verfrüht. Denn die E-Mail-Kommunikation hat durchaus ihren Platz – wenn sie richtig genutzt wird.

In vielen Fällen wird die E-Mail nämlich zweckentfremdet. Mail-Kommunikation ist ihrem Charakter nach eine asynchrone Kommunikationsform. Das bedeutet: Wer möchte, dass jemand sofort reagiert, sollte besser anrufen – oder, sollte man im selben Gebäude arbeiten, schlicht zum entsprechenden Mitarbeiter hingehen. Hier teilt sich die elektronische Post einen Vorteil mit der klassischen Brief-Post: Sie kann und soll erst dann bearbeitet werden, wenn Zeit ist.

Häufig artet eine E-Mail-Kommunikation auch in Geplauder aus. Das ist besonders nervend, wenn die Plaudertaschen dabei den großen Verteiler nutzen. Für derartige Chat-Kommunikation sind Instant Messenger besser geeignet. Mindestens aber sollte auf die Kopien an andere Kollegen verzichtet werden.

Wiki oder Forum für wiederkehrende Fragen

Das andere Extrem sind Informationen, für die das Medium E-Mail zu kurzlebig ist. „Wie richtet man noch mal den Drucker ein?“, „Was ist die Nummer unserer Kostenstelle“ – viele per E-Mail versandte Informationen bleiben aktuell, weil sie in regelmäßigen Abständen erneut gefragt werden. Der einzelne Mitarbeiter kann sich einen „Wichtig“-Ordner in seinem Mail-Programm für derartige Informationen anlegen. Noch besser ist allerdings ein internes Forum oder Wiki, in dem alle Mitarbeiter die entsprechenden Informationen immer wieder nachschlagen können.

Doch selbst wenn die E-Mail die richtige Form der Kommunikation ist – häufig wird mit dem Adressatenkreis zu großzügig umgegangen. So wird etwa jede fünfte E-Mail unnötigerweise als Kopie an Kollegen geschickt, fand die Studie der britischen Loughborough University und der australischen Deakin University heraus. 13 Prozent der empfangenen E-Mails waren sogar völlig irrelevant, nur 41 Prozent der untersuchten E-Mails erfüllten alle Kriterien einer sinnvollen Informationsübermittlung.

Vor dem Klick auf „Absenden“ sollten Sie sich daher genau überlegen, für welchen Empfängerkreis diese E-Mail wirklich wichtige Informationen enthält. Schreiben Sie außerdem direkt dazu, welche Reaktion Sie von den Angeschriebenen erwarten. Ein vorangestelltes „nur zu eurer Information“ (auch FYI, for your information) zeigt den Empfängern beispielsweise sofort an, dass der Sender keine Antwort auf die E-Mail erwartet.


Feste E-Mail-Zeiten führen aus der Unterbrechungsfalle

Wer es sich leisten kann, sollte E-Mails am besten „am Stück“ bearbeiten – und sich dafür beispielsweise jeden Tag eine Stunde fest einteilen. So unterbrechen eintreffende E-Mails nicht den Arbeitsfluss. Wenn bestimmte E-Mails unbedingt zeitnah beantwortet werden müssen, ist es innerhalb eines Büro-Betriebs sinnvoll, dafür dediziert Personen auszuwählen, sodass die anderen sich ganz ihrer Arbeit widmen können. Wer gar nicht von den Mails lassen kann und sich zu ungestörter Arbeit am PC zwingen will, kann übrigens auch eine Software zur Hilfe nehmen: Freedom für Windows und Mac OS X klemmt den Nutzer für eine vorher bestimmte Zeit von jeglicher Internet-Kommunikation ab.

Zero-Inbox-Prinzip

Eine weitere Hürde für einen effizienten Umgang mit E-Mails ist ein volles Postfach. In einer vollgelaufenen Inbox blickt niemand mehr durch – Wichtiges und Unwichtiges lassen sich nicht mehr trennen.

Nach dem Motto „Nur ein leeres Postfach ist ein gutes Postfach“ gehen daher E-Mail-Nutzer vor, die dem Zero-Inbox-Prinzip folgen. Dabei werden alle E-Mails, die fertig bearbeitet wurden – also gelesen und falls nötig beantwortet – archiviert. So sieht der Nutzer nur noch jene E-Mails im Posteingang (auf Englisch eben Inbox), deren Beantwortung oder sonstige Bearbeitung auf später verschoben hat.

Eine Archivierungsfunktion haben viele kostenlose E-Mail-Anbieter wie Google Mail bereits eingebaut. Nutzen Sie Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oder ein ähnliches E-Mail-Programm, bietet sich die Erstellung eines Ordners namens Archiv an, in den Sie bearbeitete Schreiben ablegen. Damit bleiben nur noch E-Mails in ihrem eigentlichen Posteingang übrig, die Sie noch bearbeiten müssen. Scheuen Sie sich nicht, für Sie unwichtige Mails sofort ins Archiv zu verschieben.

Quelle:  Handelsblatt Online
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