Ökologisch und effizient arbeiten: So wird das Büro papierlos

Ökologisch und effizient arbeiten: So wird das Büro papierlos

von Jonas Gerding

Auf der Arbeit wird viel zu viel Papier verschwendet. Tipps für die Umstellung auf das papierlose Büro.

Die Ära des papierlosen Büros wurde schon so oft ausgerufen, dass selbst unter den Technikoptimisten einige den Glauben daran verloren haben. Da hilft es auch nicht viel, wenn hin und wieder von engagierten Vorreitern zu lesen ist, die den Umstieg vollbracht haben.

Seit 2011 Jahren beispielsweise hat die IT-Firma Decos jegliches Papier aus dem Arbeitsalltag verbannt. Bei dem niederländischen Mittelständler werden bei den Meetings keine Handouts mehr ausgeteilt. Notizen könne sich jeder in der Runde auf dem Tablet schließlich genauso machen. Sogar das Toilettenpapier soll durch eine automatische Wasserspülung ersetzt worden sein.

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Alles digital? Von wegen.Die gewöhnungsbedürftige Bad-Ausstattung mag zur Kür- und nicht zur Pflichtübung der Verfechter des papierlosen Büros gehören. Dennoch finden sich kaum erfolgreiche Nachahmer. Denn: Wir sind an das praktische Material viel zu sehr gewöhnt, die Abläufe in den meisten Unternehmen sind zu festgefahrenen und – zugegeben – auch manche digitale Alternativen noch nicht ausgereift genug. Zudem ist es so bequem wie nie, sich Studien oder wochenlange E-Mail-Korrespondenz vom Drucker ausspucken zu lassen.

Es klingt paradox: Unser Arbeitsleben verschiebt sich immer mehr ins Digitale und lässt Papier verzichtbar erscheinen. Dennoch hält sich der Papierverbrauch konstant: So lag die jährliche Produktion im Jahr 2006 mit 22,7 Millionen Tonnen nur knapp über den 22,5 Millionen Tonnen des Jahres 2014. Das ist so umweltschädlich wie unnötig.

Es wäre vermessen, hier abermals die papierlose Revolution zu verkünden und einen allgemeingültigen Fahrplan zum zettelfreien Berufsalltag aufzuzeichnen. Wir wollen ein paar Anregungen geben, wie sich wann und mit welchen Tools auf Papier verzichten lässt. Klar, dem ein oder anderen mag manche Software schon bekannt sein (womöglich, weil er den Link zu diesem Text bei Evernote gespeichert hat). Aber das würde vor allem bedeuten, dass viele den Weg zum papierfreien Büro schon längst eingeschlagen haben

Start mit der Papier-InventurFür Behörden und große Firmen stellt eine Umstellung eine viel größere Hürde dar als für das kleine Startup oder den Studenten. Trotzdem kommt niemand daran vorbei, die sich anhäufenden Papierberge erst einmal einer Bestandsaufnahme zu unterziehen: Was wird analog, was digital bearbeitet? Was wird dabei unnötig ausgedruckt? Und was lässt sich nur schwer am Bildschirm erledigen? Weg damit! (Copyright: Flickr/Denise Krebs)[/caption]

Ähnlich ist es auch bei der Verwaltung von verschiedensten Dokumenten wie Vorträgen, Notizen oder PDFs. Es gibt zwar Plattformen, auf denen sie sich bündeln lassen: Evernote, Google Docs, Dropbox oder OneDrive von Microsoft beispielsweise. Diese Cloud-Dienste lassen den Nutzer von verschiedensten Geräten ortsunabhängig über das Internet auf die Informationen zugreifen. Für Einzelkämpfer kann das eine enorme Arbeitshilfe sein.

Auch in kleinen Teams sind sie gut einsetzbar – vor allem, wenn man mit nur wenigen Klicks Kollegen Zugriff zu einem Dokument geben möchte, damit es von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden kann. Ganz anders mag es in komplexen Unternehmensstrukturen mit hohen Anforderungen an eine sorgfältige Archivierung von Daten sein. Hilfreich ist es dann gegebenenfalls, wenn die IT-Abteilung an einer hausinternen Lösung arbeitet.

Besonders sensibel ist die Buchhaltung. So verlangt der Gesetzgeber ein langfristig angelegtes und sicheres Archivierungssystem, auf das unter Umständen die Steuerprüfung zugreifen könnte. Wichtig ist, dass das System einheitlich organisiert ist.

Fremde Hilfe beim Papier-EntzugMittlerweile haben sich auch einige Firmen daran gemacht, der Digitalisierung des Büroalltags auf die Sprünge zu helfen. Teilweise mag es möglich sein, die üblichen Absender von Briefen darum zu bitten, in Zukunft auf die analoge Zusendung zu verzichten.

Wer sich das ersparen möchte, kann die Dienstleistung von Dropscan in Anspruch nehmen. Für den zukünftigen Briefverkehr richten die Nutzer ein Postfach ein. Bei jedem eingehenden Kuvert fragt der Dienst nach: Soll der Inhalt geöffnet und per Mail an die betroffene Person im Unternehmen geschickt werden? Soll der Brief verschlossen versendet oder vernichtet werden?

Weniger Papier wird dadurch jedoch nicht verschwendet. Der Verbrauch ist nur weniger sichtbar. Genauso wenig transparent ist die Kehrseite des papierlosen Büros: Wer als exzessiver Cloud-Nutzer mit mehreren elektronischen Geräten gleichzeitig hantiert, verbraucht extrem viel Strom. Deshalb: Zum Ökostromanbieter wechseln, wenn die Umstellung auf wirklich umweltfreundlich sein soll.

Lesetipp: Der WiWo Green Gründer Sebastian Matthes hatte vor bald zwei Jahren schon einmal einen ambitionierten Selbstversuch gewagt und über mehrere Monate auf die Alltagsdroge Papier verzichtet. Seine Erfahrungen sind immer noch hochaktuell, von denen er in einem hilfreichen Text und in folgendem Video berichtet:

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Photo by Alan Cleaver / CC BY 2.0

Photo by Denise Krebs / CC BY 2.0

Dieser Beitrag ist Teil unserer Reihe “Müllfrei im Haushalt: Wie wir unsere Abfälle drastisch reduzieren können”, mit der wir in diesem Sommer konkrete Tipps zur Müllvermeidung vorstellen.

 

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