Die Auswahl an digitalen Fahrtenbüchern für den Dienstwagen ist groß. So haben sowohl Steuersoftware-Anbieter als auch andere Verkehrstechnik-Firmen entsprechende Lösungen im Angebot. Außerdem gibt es Apps, die übers Smartphone gesteuert werden können.
Sämtliche potenzielle Fahrtenbuchprogramme sollten dabei immer darauf geprüft werden, ob sie lückenlos den Anforderungen des Finanzamts standhalten. Im Zweifelsfall sollten Dienstwagenfahrer zur Sicherheit ihren Steuerberater oder direkt das Finanzamt kontaktieren und konkret nachfragen, ob ein bestimmtes Programm anerkannt wird oder nicht.
Eine Sonderrolle nehmen nur elektronische Fahrtenbücher ein, die automatisch Datum, Start und Fahrtziel sowie Kilometerstand aufzeichnen. Bei ihnen muss nur noch innerhalb von sieben Tagen der Anlass nachgetragen werden.
Abgesehen von der Anerkennung durch das Finanzamt müssen Dienstwagenfahrer beim elektronischen Fahrtenbuch auch noch darauf achten, dass die Daten lange genug gespeichert werden und das Finanzamt auch ein Zugriffsrecht auf die Daten erhält. Denn aufgrund der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht müssen die Daten zuverlässig über ein Jahrzehnt einsehbar sein. Auch das muss durch die Software unbedingt gewährleistet sein.
Diese Dienstwagen-Kosten zählen für die Steuer
Ist die Frage nach dem richtigen Fahrtenbuch geklärt, ist noch offen, welche Kosten für das Finanzamt zum Dienstwagen dazu zählen. Bei Dienstwagenfahrern, die ein Fahrtenbuch nutzen, rechnet das Finanzamt sämtliche Kosten im Rahmen der Pkw-Nutzung für die Steuer. Dazu gehören auch die jährlichen Abschreibungen des Dienstwagens.
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Wichtig: Im Gegensatz zur Ein-Prozent-Regelung wird als Bemessungsgrundlage für die Abschreibungen nicht der Listenpreis herangezogen, sondern das Finanzamt legt die tatsächlichen Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer zugrunde. Bei Neuwagen wird gemeinhin von einer Nutzungsdauer von acht Jahren ausgegangen. Bei gebrauchten Autos muss die Restnutzungsdauer (unter Berücksichtigung des Fahrzeugzustands, der bereits gefahrenen Kilometer und des Alters) geschätzt werden.
Wer als Arbeitnehmer bei der Anschaffung des Dienstwagens persönlich eine Zuzahlung leistet, kann diese Ausgaben als Werbungskosten geltend machen, wenn er ein Fahrtenbuch führt. Das entschied das Finanzgericht Münster 2012. Das Urteil gilt bis heute als richtungsweisend.
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