Der Dienstwagen ist ein schöner Luxus und eine Anerkennung, die deutsche Arbeitnehmer gerne in Anspruch nehmen. Wer sich allerdings für einen Dienstwagen entscheidet, muss steuerlich einiges beachten. Denn wer den Firmenwagen auch privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss.
Diese Besteuerung kann auf zwei Wegen geschehen: Die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wer sich für das Fahrtenbuch entscheidet, hat organisatorisch den größeren Aufwand, kann aber unter Umständen bares Geld sparen, da es die tatsächlich entstandenen Kosten abbildet.
Wichtig: Wer sich für eine der beiden Regelungen entschieden hat, muss für den Rest des Jahres auch dabei bleiben. Ein Wechsel ist nicht möglich – außer das Fahrzeug wird gewechselt.
Am besten rechnet jeder Dienstwagenfahrer einmal genau durch, wie hoch die private Nutzung des Fahrzeugs eigentlich ist und welche Kosten entstehen. Danach lässt sich in der Regel gut ermitteln, welche Besteuerungsform die günstigere ist. Wer ein gebrauchtes Auto oder eines mit hohem Listenpreis als Dienstwagen nutzt und/oder wenige private Fahrten mit dem Auto macht, für den könnte das Führen eines Fahrtenbuchs die bessere Variante sein. Ist eine Vorab-Kalkulation schwer möglich, empfehlen Experten häufig zunächst im ersten Jahr ein Fahrtenbuch zu führen. Mit dessen Hilfe können Dienstwagenfahrer gut sehen, wie sie das Auto tatsächlich nutzen und so fürs zweite Jahr die Besteuerung entsprechend der realen Nutzung wählen.
Was fürs Finanzamt wichtig ist
Für berufliche Fahrten mit dem Dienstwagen müssen im Fahrtenbuch Datum, Reiseziel, Reisezweck (etwa besuchte Geschäftspartner) und der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt vermerkt werden. Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte bedürfen nur eines entsprechenden Vermerks. Bei privater Nutzung reichen die Kilometerstandangaben aus. Das gilt sowohl für handschriftlich als auch für elektronisch geführte Fahrtenbücher.
Damit das Fahrtenbuch ansonsten den Ansprüchen des Finanzamts genügt, muss es zudem so geführt werden, dass es nicht manipuliert werden kann, also Änderungen klar einsehbar sind. Das heißt etwa eine Excel-Tabelle reicht nicht aus und auch so manches digitale Fahrtenbuch genügt den Anforderungen der Behörde nicht.
Die Krux: Es gibt keine Zertifizierung elektronischer Fahrtenbücher durch das Finanzamt. Das heißt, wer für seinen Dienstwagen eine Fahrtenbuch-Software sucht, muss genau prüfen, ob diese tatsächlich die Anforderungen der Steuerbehörde erfüllt. Der entscheidende Punkt: Ein elektronisches Fahrtenbuch muss nachträgliche Manipulationen unmöglich machen – oder sie müssen immer klar erkenntlich sein.
Ist das nicht der Fall, sind Finanzbeamte laut Experten erfahrungsgemäß sehr streng. Wird die Software nicht akzeptiert, war akribische Dokumentation umsonst und das Finanzamt besteuert rückwirkend nach der Ein-Prozent-Methode.
