Plötzlich macht es Wumms und der Unfall ist passiert. Das ist schon beim eigenen Auto ärgerlich – aber wie sieht es beim Dienstwagen aus? Was für Folgen hat ein solcher Schaden am Firmenwagen für den Arbeitnehmer? Welche Kosten müssen Unternehmer für ihre Mitarbeiter tragen? Und wer zahlt die Versicherung? Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick:
Wer versichert den Dienstwagen?
„Es gibt keine gesetzliche Pflicht, wie der Arbeitgeber den Dienstwagen zu versichern hat“, sagt Stephan Glaser, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Köln. „Wir raten Arbeitgebern aber immer zur Vollkaskoversicherung. Damit vermeiden Sie nämlich von vornerein eine ganze Menge Probleme.“ Auch ohne Pflicht ist die Vollkaskoversicherung die Regel – ebenso wie die Versicherung durch den Arbeitgeber.
„Dienstwagen werden vom Arbeitgeber in seiner Eigenschaft als Fahrzeughalter versichert, und zwar unabhängig davon, diese Fahrzeuge rein dienstlich eingesetzt werden, oder ob eine Erlaubnis zur Privatnutzung durch den Mitarbeiter besteht“, sagt Lutz D. Fischer, Rechtsanwalt, dessen Kanzlei sich unter anderem auf Arbeits- und Verkehrsrecht und das Thema Dienstwagen spezialisiert hat.
Wann zahlt die Versicherung?
„Grundsätzlich unterscheidet sich die Versicherung eines Dienstwagens nicht von der Versicherung eines Privatfahrzeugs“, sagt Michael Bokemüller, Kfz-Verischerungsexperte bei der AachenMünchener. Zunächst einmal ist das Nichtverschulden des Unfalls durch den Fahrer entscheidend. Ist der Dienstwagennutzer also Opfer des Unfalls, so begleicht die Versicherung den Schaden – entsprechend der Teil- oder Vollkaskoversicherung – abgesehen von einer vertraglich vereinbarten Selbstbeteiligung. Ist der Fahrer auch Unfallverursacher, wird aufgrund des Grads der Fahrlässigkeit entschieden.
Wichtig für den Dienstwagen-Überlassungsvertrag
Grundsätzlich gilt: Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind klare Vereinbarungen von Vorteil. Insbesondere aber für den Arbeitgeber. Rechtlich strittige Punkte, die im Dienstwagen-Überlassungsvertrag festgehalten werden, können unnötige Streitigkeiten und auch Kosten vermeiden. Deshalb sind klare Regelungen Trumpf.
Ob der Dienstwagen vom Mitarbeiter privat genutzt werden darf oder nicht, sollte konkret im Überlassungsvertrag formuliert sein. Findet sich dazu keine Information, gehen die Gerichte nach den bisherigen Urteilen gemeinhin davon aus, dass eine private Nutzung zumindest nicht verboten ist. Da die private Nutzung sowohl steuerlich als auch versicherungstechnisch und besonders im Schadensfall relevant ist, sollte es dazu eine Passage im Vertrag geben.
Neben dem Hinweis auf die private Nutzung ist es sinnvoll genau zu benennen, wer den Dienstwagen ansonsten fahren darf – und wo. Wenn beispielsweise auch Kollegen oder Ehepartner das Auto fahren wollen, sollte das ausdrücklich erlaubt sein. Zudem kann man, wenn man denn will, bestimmte Einschränkungen treffen, wie etwa keine Reisen ins EU-Ausland oder ähnliches.
Wenn es Regelungen zum Tanken gibt – etwa welcher getankt werden soll Treibstoff (Super oder E10 beispielsweise), ob es aufgrund der Tankkarte spezielle Tankstellen gibt und wer fürs Tanken zahlt – sollten diese Regelungen auch schriftlich vermerkt sein.
Ein Dienstwagen muss gepflegt, gewartet und im Schadensfall auch repariert werden. Stammt das Auto aus einem Flottenpark liegt all das in der Regel beim Arbeitgeber, aber auch das sollte geregelt werden. Dazu zählen regelmäßige Wartungen laut Scheckheft und notwendige Reparaturen ebenso die Hauptuntersuchung. Wer diese Dinge zu verantworten hat und – noch viel wichtiger – wer die Kosten dafür trägt, sollte im Dienstwagen- Überlassungsvertrag stehen. Sollte der Mitarbeiter selber verantwortlich sein, ließe sich noch regeln, ob Reparaturarbeiten vor der Durchführung noch mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden sollten.
Für Steuern und Versicherung gilt das gleiche wie bei den Zuständigkeiten für Wartung und Co.: Es sollte klar festgehalten werden, wer welche Kosten trägt. Die Kfz-Steuer und Kaskoversicherung übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Die Selbstbeteiligung muss üblicherweise der Arbeitnehmer zahlen. Dies ist aber nicht fest vorgeschrieben. Deshalb sollte auch das im Vertrag stehen.
Da besonders die Frage nach der Haftung häufig zu Streitigkeiten führen kann, da sie gesetzlich nicht klar geregelt ist und die Urteile der Gerichte schon unterschiedlich ausgefallen sind, sollten in jedem Dienstwagen- Überlassungsvertrag Haftungsvereinbarungen getroffen werden. Beispielsweise, ob der Dienstwagenfahrer oder der Arbeitnehmer die Schadenskosten trägt, wenn diese auf einer Privatfahrt entstanden sind. Auch für den Fall der groben Fahrlässigkeit können spezielle Vereinbarungen im Überlassungsvertrag getroffen werden. Die dienen zumeist dem Schutz des Arbeitgebers, können aber durchaus auch für Arbeitnehmer von Vorteil sein.
Für die Versicherung macht es im Schadensfall keinen Unterschied, ob es sich um eine dienstliche oder private Fahrt gehandelt hat: „Der Versicherung ist das in aller Regel egal. Im Grunde ist das ein Thema zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer“, so Bokemüller.
Was sollte beim Selbstbehalt beachtet werden?
Im Schadensfall muss der Angestellte üblicherweise die Selbstbeteiligung zahlen. Das heißt für Arbeitgeber aber nicht, dass sie ihren Vorteil daraus ziehen sollten, indem sie durch eine hohe Selbstbeteiligung die Versicherungsbeiträge drücken. Wichtig auch: Eine Vollkaskoversicherung ist zwar keine Pflicht, aber der Arbeitnehmer darf nicht allein das erhöhte Schadensrisiko tragen. Das Bundesarbeitsgericht entschied (Az. 8 AZR 66/82), dass der Dienstwagenfahrer nur in „Höhe der üblichen Selbstbeteiligung“ haftet – für alles andere muss – laut dem Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln – bei erhöhtem Risiko der Arbeitgeber zahlen (Az. 7 Sa 859/04). Ein üblicher Selbstbehalt beläuft sich laut Experten im Rahmen der Vollkaskoversicherung des Dienstwagens in der Regel auf 500 Euro, maximal jedoch 1000 Euro.
Wer in den Fahrzeugüberlassungsvertrag für den Dienstwagen eine Passage aufnimmt, die den Dienstwagenfahrer für alle fahrlässigen Unfallschäden haftbar macht, kann diese getrost wieder streichen. Eine solche grundsätzliche Arbeitnehmerhaftung ist laut dem Bundesarbeitsgericht (Az. 8 AZR 91/03) nicht zulässig.
Regelungen bei erlaubten und unerlaubten Privatfahrten
Wann wird der Arbeitnehmer zur Kasse gebeten?
Für Dienstwagenfahrer wurden drei Grade von Fahrlässigkeit festgelegt: leichte, mittlere und grobe Fahrlässigkeit.
„Bei der leichten Fahrlässigkeit muss der Arbeitnehmer in der Regel die Kosten für den Schaden nicht selbst tragen“, sagt Glaser. Bei der mittleren Fahrlässigkeit ist es vom Einzelfall abhängig: „Dabei kommt es konkret auf den Verstoß an.“
Wird von einer mittleren Fahrlässigkeit ausgegangen, so gibt es die allgemeine Regelung, dass sich Firma und Fahrer den Schaden nach einer bestimmten Quote aufteilen. „Wie genau diese Quote zu bewerten ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab“, sagt Fischer. „Häufig ist dies bei Parkplatzunfällen der Fall, bei denen der Mitarbeiter nicht genau auf den Abstand achtet und es zur Kollision mit anderen parkenden Fahrzeugen kommt.“ Unter Umständen können die Kosten aber auch komplett beim Arbeitnehmer.
Handelt es sich um eine grobe Fahrlässigkeit, sprich Autofahren im berauschten Zustand, mit dem Telefon am Ohr oder andere Missachtungen von Verkehrsregeln, wie dem Überfahren einer roten Ampel, kann es teuer werden. Für einen so verursachten Schaden haftet der Dienstwagenfahrer komplett.
Wenn bei unerlaubten privaten Fahrten etwas passiert – wer zahlt?
Wer den Dienstwagen nicht privat nutzen darf und es doch tut, der wird vertragsbrüchig. „Das dürfte in jedem Fall eine Abmahnung nach sich ziehen und im Einzelfall sogar auch eine fristlose Kündigung begründet sein“, sagt Glaser. Also ein teures und beruflich gefährliches Vergnügen.
Wer in dieser Situation auch noch einen Unfall baut, der muss die Taschen leeren. Die Kfz-Versicherung muss zwar den Schaden zunächst begleichen, kann sich die Ausgaben aber von dem unrechtmäßigen Fahrer (was der Dienstwagenfahrer bei einer unerlaubten Privatfahrt nun einmal ist) zurückholen. Darüber hinaus müssen auch die Schadenskosten eines möglichen Unfallgegners selbst beglichen werden.
Wichtig für Fuhrparkmanager: Sie können in so einem Fall ebenfalls haftbar gemacht werden, da sie als Vertreter des Fahrzeughalters einer gewissen Aufsichtspflicht unterliegen und somit ein Stück weit für die Vergehen der Dienstwagenfahrer mit einstehen müssen. Davor können sich Fuhrparkleiter mit speziellen Versicherungen schützen.
Wenn bei erlaubten privaten Fahrten etwas passiert – wer zahlt?
„Wenn dem Arbeitnehmer die private Nutzung erlaubt ist, dann gelten grundsätzlich die gleichen Haftungsregeln für Privat- wie für Dienstfahren“, sagt Glaser. Idealerweise ist dieser Fall aber zusätzlich im Fahrzeugüberlassungsvertrag des Dienstwagens festgehalten, sodass alle Parteien wissen, womit sie rechnen müssen. Ansonsten kann es schnell zu Streitigkeiten führen, denn auch die Gerichte sind sich nicht einig, wer tatsächliche die Kosten tragen muss. Das Landesarbeitsgericht Köln entschied beispielsweise, dass bei privaten Fahrten der Arbeitnehmer die Kosten tragen muss (15. 9. 1998, Az. 13 Sa 367/98).
In diesen Branchen sind Firmenwagen verbreitet
Verbreitung: 26,4 Prozent
Bruttolistenpreis: 33.863 Euro
Quelle: Firmenwagenmonitor 2016
Verbreitung: 25,6 Prozent
Bruttolistenpreis: 34.050 Euro
Verbreitung: 21,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 43.459 Euro
Verbreitung: 20,7 Prozent
Bruttolistenpreis: 41.801 Euro
Verbreitung: 20,7 Prozent
Bruttolistenpreis: 34.242 Euro
Verbreitung: 20,5 Prozent
Bruttolistenpreis: 43.081 Euro
Verbreitung: 20,2 Prozent
Bruttolistenpreis: 34.694 Euro
Verbreitung: 20,1 Prozent
Bruttolistenpreis: 34.694 Euro
Verbreitung: 19,6 Prozent
Bruttolistenpreis: 47.132 Euro
Verbreitung: 18,2 Prozent
Bruttolistenpreis: 40.166 Euro
Verbreitung: 11,7 Prozent
Bruttolistenpreis: 39.187 Euro
Das hessische Landesarbeitsgericht hingegen urteilte, der Arbeitgeber dürfe keinen Schadenersatz verlangen, wenn dem Dienstwagenfahrer private Fahrten vertraglich erlaubt waren (24.5.2006, Az. 8 Sa 1729/05). „Vor diesem Hintergrund sollte auf eine klare Regelung der Verantwortlichkeiten im Dienstwagenüberlassungsvertrag geachtet und eine entsprechende Haftungsregelung aufgenommen werden, die eine Haftung des Mitarbeiters bei Privatfahrten festschreibt“, rät Fischer. „Hierzu gehören auch die Wegefahrten zwischen Wohnort und regelmäßiger Tätigkeitsstätte.“
Wann sich ein Schutzbrief lohnt
Worauf sollten Arbeitgeber bei der Versicherung besonders achten?
„Ein Dienstwagen soll einem Arbeitnehmer vor allem ja auch zu jeder Zeit mobil machen. Da bietet sich deshalb zum Beispiel auch ein Schutzbrief an, sodass im Schadensfall auch für ein Ersatzfahrzeug gesorgt ist“, sagt Kfz-Versicherungsexperte Bokemüller.
Wer sich als Arbeitgeber zusätzlich absichern möchte, der sollte im Fahrzeugüberlassungsvertrag also unbedingt vermerken, dass der Dienstwagenfahrer bei privater Nutzung des Fahrzeugs im Schadensfall selber für die Kosten aufkommen muss. Im Falle eines unverschuldeten Unfalls entspräche das der Selbstbeteiligung der Vollkaskoversicherung. Für den Fall eines selbst verschuldeten Unfalls und bei einer Privatfahrt sollte im Vertrag vermerkt werden, dass der Mitarbeiter die Kosten selbst trägt. „Der Arbeitgeber kann etwa aufnehmen, dass der Arbeitnehmer bei grober Fahrlässigkeit im Schadensfall haften muss“, sagt Verkehrs- und Arbeitsrechtler Glaser.
Außerdem Fischers Rat: „Zulässig und sinnvoll ist es auch bei erlaubter Privatnutzung, im Dienstwagen-Überlassungsvertrag zu vereinbaren, dass der Mitarbeiter für Dritte (wie beispielsweise Ehepartner oder Volljährige Kinder im Besitz einer Fahrerlaubnis) wie bei einem eigenem Verschulden haftet.“
Vor bestimmten Dingen kann sich der Arbeitgeber zudem zusätzlich absichern: „Wenn es sich bei dem Dienstwagen um ein Leasingfahrzeug handelt, dann können sich Arbeitgeber mithilfe einer sogenannten GAP-Versicherung zusätzlich vor finanziellem Verlust bei einem Totalschaden schützen“, sagt Bokemüller.
Des Weiteren ist bei der Versicherung von Leasing-Fahrzeugen die Werkstattbindung zu beachten: „Denn oftmals ist in den Leasingverträgen vereinbart, dass der Leasingnehmer eine festgelegte Herstellerwerkstatt aufsuchen muss“, erklärt Bokemüller. In diesem Fall wäre eine zusätzliche Werkstattbindung in der Versicherung unter Umständen problematisch. „Unter Umständen spart man durch diese Festlegung bei der Versicherung zwar ein paar Euro, bekommt aber am Ende eventuell Probleme mit der Leasingfirma, wenn eine andere Werkstatt aufgesucht worden ist.“
Worauf können Arbeitnehmer bei der Dienstwagen-Versicherung achten?
Zukünftige Dienstwagenfahrer sollten stets klären, welche Arten von Schadensfällen bereits durch die private Haftpflichtversicherung abgedeckt sind. „Daneben empfiehlt sich möglicherweise der Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung oder – im Falle erlaubter privater Urlaubsreisen ins Ausland – beispielsweise eine Auslands-Rechtsschutzversicherung“, empfiehlt Rechtsanwalt Fischer.
Verbreitung von Dienstwagen unter Führungskräften
Verbreitung: 78,2 Prozent
Bruttolistenpreis: 52.084 Euro
Quelle: Firmenwagenmonitor 2016
Verbreitung: 72,4 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.095 Euro
Verbreitung: 68,2 Prozent
Bruttolistenpreis: 58.086 Euro
Anmerkung: Als Gesellschafter-Geschäftsführer gilt in dieser Auswertung, wer über fünf Prozent der Anteile hält.
Verbreitung: 66,1 Prozent
Bruttolistenpreis: 56.516 Euro
Verbreitung: 64,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.807 Euro
Anmerkung: Im Gegensatz zum Vertriebsleiter sind hier alle Führungsfunktionen des Bereichs gezählt.
Verbreitung: 59,0 Prozent
Bruttolistenpreis: 46.728 Euro
Verbreitung: 57,6 Prozent
Bruttolistenpreis: 51.386 Euro
Verbreitung: 50,1 Prozent
Bruttolistenpreis: 47.632 Euro
Verbreitung: 49,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.986 Euro
Verbreitung: 47,3 Prozent
Bruttolistenpreis: 46.985 Euro
Verbreitung: 44,3 Prozent
Bruttolistenpreis: 43.954 Euro
Verbreitung: 43,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 49.664 Euro
Verbreitung: 42,8 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.063 Euro
Verbreitung: 42,5 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.750 Euro
Verbreitung: 40,7 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.692 Euro
Verbreitung: 38,6 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.342 Euro
Verbreitung: 37,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.550 Euro
Verbreitung: 32,8 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.970 Euro
Wer als Arbeitnehmer davon ausgehen muss, bei privaten Fahrten selbst zu haften – entweder weil es so im Vertrag steht, oder das Risiko besteht, da keine konkrete Regelung getroffen wurde – für den kann eine eigene Versicherung sinnvoll sein, um sich selbst gegen Schäden abzusichern.
„Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, eine Vollkaskoversicherung zu wünschen“, sagt Arbeitsrechtler Glaser. Allerdings, so der Arbeitsrechtler, haben Mitarbeiter in der Regel keinen Spielraum, bei den Verträgen Klauseln mitzuentscheiden. „In der Regel sind die Verträge von Arbeitgeberseite schon fest vorgegeben und nur bezüglich des Autos an sich – Marke, Modell und ähnliches – verhandelbar“, so Glaser. Ansonsten gibt es für den Arbeitnehmer wenig bis keinen Spielraum.
Wer den Wagen fahren darf, ist ebenfalls entscheidend – und sollte im Vertrag und bei der Versicherung hinterlegt sein. Denn häufig dürfen auch Ehepartner und teils auch Kinder oder Freunde den Dienstwagen ebenfalls fahren. „Da muss sich der Arbeitnehmer in jedem Fall genau absichern“, rät Glaser. „Denn das ist der Klassiker: Die Tochter baut mit dem Dienstwagen einen Unfall und dann ist der Ärger groß, wenn die Erlaubnis dazu nicht tatsächlich gegeben war.“
Und: Wer für seinen Dienstwagen den Privatwagen abschafft, der sollte vor Vertragsschluss darüber nachdenken, ob es nicht Sinn machen könnte, den eigenen Schadenfreiheitsrabatt (SFR) für die Versicherung des Dienstwagens zu nutzen: „Es könnte durchaus Sinn machen, und ist oftmals auf üblich, dass der Mitarbeiter seinen SFR in die Dienstwagen-Versicherung einbringt“, sagt Bokemüller. So erfährt sich der Dienstwagenfahrer weitere schadensfreie Jahre und kann diese nach der Abschaffung des Firmenwagens auch für die private Pkw-Versicherung wieder nutzen. Wichtig: Dies muss vor Vertragsschluss geschehen.
