Leasing: Wann Fullservice-Pakete für Dienstwagen sinnvoll sind

Kann sich ein Fuhrparkmanager mit einem Full-Service-Paket beim Fahrzeugleasing tatsächlich beruhigt zurücklehnen und sich immer auf perfekte Leistungen verlassen? Weit gefehlt, denn so manches Paket suggeriert zwar Rundum-Service – doch wenn es drauf ankommt, ist die Enttäuschung oft groß. Wo die Lücken lauern und wie Sie das Versicherungs- und Schadenmanagement meistern.

Diese Regeln für den Dienstwagen sollten Sie kennen

1. Einheitliche Regelung

In puncto Dienstwagen, so heißt es in einer Übersicht, die das creditreform-magazin.de erstellt hat, sollte es einen transparenten Verteilungsmodus geben. Das gilt vor allem dann, wenn es einen Betriebsrat gibt, der bei den Entlohnungsgrundsätzen ein Mitbestimmungsrecht hat. Dieser darf etwa dann mitreden, wenn Firmen-Pkws auch privat genutzt werden. In der Praxis ist es üblich, dass die Firma im Rahmen ihrer Carpolicy eine Bandbreite vergleichbarer Pkw-Kategorien für bestimmte Mitarbeitergruppen vorsieht, die dann im Detail zwischen verschiedenen Modulen wählen dürfen. Sogar die Vorgabe bestimmter Automarken ist möglich – beides sollte im Arbeitsvertrag fixiert werden.

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2. Extras abrechnen

Und wenn der Mitarbeiter Sonderwünsche bei der Ausstattung hat und damit die finanziellen Vorgaben sprengt? Dann muss er für diese Extras aus eigener Tasche aufkommen. Damit kein Neid aufkommt, sollte das auch allen Beteiligten im Unternehmen klar sein – schließlich gilt ein Dienstwagen immer auch als Wertschätzung durch den Chef, sichtbar für alle Kollegen, Geschäftspartner und Kunden.

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3. Pflichten fixieren

Auch wenn es noch so selbstverständlich sein sollte: Halten Sie in der Carpolicy Ihres Unternehmens schriftlich fest, dass der Dienstwagen pfleglich behandelt wird, stets in einem betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustand ist und sämtliche Tüv- beziehungsweise Wartungstermine eingehalten werden. Was Sie außerdem unmissverständlich klarmachen sollten ist, dass der Dienst-Pkw nur in fahrtüchtigem Zustand, also beispielsweise nicht unter Alkoholeinfluss gefahren wird. Wichtig ist auch, dass der Mitarbeiter eine gültige Fahrerlaubnis hat – verliert der Kollege den Führerschein, muss er das also sofort melden.

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4. Kostenübernahme klären

Nimmt der Mitarbeiter seine Pflichten aus der Carpolicy ohne Beanstandung wahr, übernimmt der Arbeitgeber meistens die Aufwendungen für Wartung, Inspektion und Prüfungen. Das gliche gilt für Reparaturen, wenn sie in Absprache mit der Firma vorgenommen werden. Auch die Ausgaben für Benzin und Öl werden meistens vom Arbeitgeber übernommen. Natürlich vorausgesetzt, dass die in einem vorher definierten Kostenrahmen bleiben.

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5. Privatnutzung erlauben

Wenn Sie Mitarbeitern erlauben, den Dienstwagen auch privat zu fahren, sollte festgeschrieben werden, dass die darauf entfallenden Steuern auch vom Mitarbeiter zu tragen sind. Ratsam ist auch, die gewerbliche Nutzung des Wagens ausdrücklich zu verbieten und den Kreis der privaten Fahrer auf den Mitarbeiter, dessen Familienangehörige bzw. andere Personen in Begleitung des Arbeitnehmers zu beschränken. Das ist vor allem auch versicherungstechnisch relevant, heißt es beim creditreform-magazin.de Und: Damit Ihre Firma nicht auch übermäßig lange Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen unterstützt, übernimmt der Betrieb häufig nur die Kraftstoffkosten, die im Inland anfallen, oder Sie beschränken den Gesamtumfang der zulässigen Privatkilometer.

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6. Steuermodell wählen

Ganz klar: Wenn Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, dann muss das auch als geldwerter Vorteil versteuert werden; genauso muss die Sozialversicherung abgeführt werden. Am einfachsten umzusetzen ist dabei die Ein-Prozent-Methode: Dabei zahlt der Mitarbeiter im Rahmen seiner Gehaltsabrechnung jeweils ein Prozent des Bruttolistenpreises für das Fahrzeug; einschließlich fest eingebauter Extras wie Klimaanlage, Navi oder Freisprechanlage. Außerdem müssen noch die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer versteuert werden. Das ist umso vorteilhafter für den Mitarbeiter, je neuwertiger der Pkw ist und je häufiger er das Firmenauto auch außerhalb seiner Arbeitszeit privat fährt.

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7. Alternative überdenken

Statt Ein-Prozent-Methode kann der Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen, in dem zeitnah alle Touren dokumentiert werden – mit Datum, Start- und Zielort, Entfernung, Kilometerstand und Zweck der Fahrt. Lediglich der private Fahrtenanteil muss dann versteuert werden. Das ist natürlich ein enormer Aufwand, der gleichzeitig ein großes Problem darstellt, weil die Fahrtenbücher oft nicht ordnungsgemäß geführt werden.

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Werkstattservice

Diese Servicevariante beinhaltet in der Regel die Durchführung sämtlicher Inspektionen und Wartungsdienste gemäß den Herstellervorgaben. Die Kostenübernahme schließt Lohn, Ersatzteile sowie die Schmierstoffe innerhalb der Inspektionen mit ein.

Des Weiteren werden sämtliche Reparaturkosten übernommen, soweit sich diese aus dem technischen Verschleiß bei normaler Nutzung ergeben. Die Kostenübernahme sollte ebenfalls Lohn und Ersatzteile einschließen. Die Übernahme der Gebühren für die Hauptuntersuchung nach § 29 StVZO und der darin enthalten Abgasuntersuchung muss bei längerer Nutzung ebenfalls Bestandteil dieser Servicekomponente sein.

Werden Fahrzeuge neu angeschafft und nach exakt drei Jahren Nutzungsdauer an den Händler zurückgegeben, kann dieser Bestandteil entfallen, da in diesem Zeitraum keine Hauptuntersuchung stattfindet.

Verbreitung von Dienstwagen unter Führungskräften

Vertriebsleiter

Verbreitung: 78,2 Prozent
Bruttolistenpreis: 52.084 Euro

Quelle: Firmenwagenmonitor 2016

Niederlassungsleiter

Verbreitung: 72,4 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.095 Euro

Gesellschafter/Geschäftsführung

Verbreitung: 68,2 Prozent
Bruttolistenpreis: 58.086 Euro

Anmerkung: Als Gesellschafter-Geschäftsführer gilt in dieser Auswertung, wer über fünf Prozent der Anteile hält.

Geschäftsführung

Verbreitung: 66,1 Prozent
Bruttolistenpreis: 56.516 Euro

Vertrieb

Verbreitung: 64,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.807 Euro

Anmerkung: Im Gegensatz zum Vertriebsleiter sind hier alle Führungsfunktionen des Bereichs gezählt.

Betriebsleitung

Verbreitung: 59,0 Prozent
Bruttolistenpreis: 46.728 Euro

Kaufmännische Leitung

Verbreitung: 57,6 Prozent
Bruttolistenpreis: 51.386 Euro

Technische Leitung

Verbreitung: 50,1 Prozent
Bruttolistenpreis: 47.632 Euro

Marketingleitung

Verbreitung: 49,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.986 Euro

Personalleitung

Verbreitung: 47,3 Prozent
Bruttolistenpreis: 46.985 Euro

Technik

Verbreitung: 44,3 Prozent
Bruttolistenpreis: 43.954 Euro

IT-Leitung

Verbreitung: 43,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 49.664 Euro

Marketing

Verbreitung: 42,8 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.063 Euro

Finanzen

Verbreitung: 42,5 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.750 Euro

Personal

Verbreitung: 40,7 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.692 Euro

Produktion

Verbreitung: 38,6 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.342 Euro

IT

Verbreitung: 37,9 Prozent
Bruttolistenpreis: 48.550 Euro

Produktionsleitung

Verbreitung: 32,8 Prozent
Bruttolistenpreis: 45.970 Euro

Pannenservice

Der Nutzen eines Pannenservice, der im Full-Service-Paket Kosten verursacht, ist nur dann sinnvoll, wenn der Fahrzeughersteller kein gleichartiges Angebot hat oder das Unternehmen beziehungsweise die fahrzeugnutzenden Mitarbeiter nicht Mitglied in einem Automobilclub sind. Deswegen ist dieser Punkt sehr genau auf seine Notwendigkeit zu prüfen.

Ersatzwagenservice

Auch beim Ersatzwagenservice sollte der Bedarf überprüft werden. Möglicherweise stehen im Fuhrpark Fahrzeuge bereit, auf die im Notfall zurückgegriffen werden kann. Weitere Optionen sind je nach Einsatzgebiet Carsharing-Services sowie Kooperationen mit Mietwagenunternehmen. Ist das Fahrzeug zum Service oder wegen kleinerer Reparaturen in der Werkstatt, kann diese oftmals mit einem Kundenersatzfahrzeug dienen.

Die beliebtesten Dienstwagen-Marken

Bei der Wahl des Dienstwagens sind die Deutschen konsequent. Es gibt nur wenig Bewegung bei den beliebtesten Automarken, zeigt der Firmenwagenmonitor 2016 von COP CompensationPartner. Eines sei vorab gesagt: Die Deutschen bevorzugen bei den Dienstwagen deutsche Automarken.

Da mehrere Platzierungen mehrfach vergeben wurden und die Marktanteile weiterer Firmenwagen-Marken unterhalb von 1 Prozent liegen, beschränkt sich der Überblick auf die Plätze 1 bis 7.

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Platz 7: Renault

Mit einem Marktanteil von 1,6 Prozent liegt Renault am unteren Ende der namentlich genannten Marken-Favoriten im Firmenwagenmonitor 2016. Renault kann im Bereich Dienstwagen eher mit seinen Vans Scénic und Escape sowie dem Kompaktlieferwagen Kangoo und dem Transporter Trafic punkten. Ansonsten spielen Renaults bei deutschen Dienstwagenfahrer kaum eine Rolle. Deshalb landet Renault im Ranking auch nur auf Platz sieben. Gemeinsam mit...

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Platz 7: Seat

...der spanischen Marke des VW-Konzerns: Seat. Auch Seat kann bei der Firmenwagen-Markenwahl bislang nur sehr wenig reißen. Der Marktanteil spiegelt es wieder: ebenfalls nur 1,6 Prozent und damit ebenfalls der siebte Platz. Für Seat allerdings ein Erfolg. Denn im Vorjahr reichte es nur für Platz 11.

Bild: Seat

Platz 6: Opel

Schon deutlich mehr Prozentpunkte kann Opel vorweisen. Mit 5,5 Prozent Firmenwagenanteil landet die Marke mit dem Blitz auf dem siebten Platz. Im Vergleich zu anderen deutschen Marken allerdings ein schwaches Ergebnis.

Bild: obs

Platz 5: Ford

Knapp vor Opel platziert sich Ford im Ranking der bevorzugten Dienstwagen-Marken. 5,9 Prozent Marktanteil konnte Ford im vergangenen Jahr auf dem Konto gutschreiben.

Bild: obs Ford-Werke GmbH

Platz 4: Skoda

Ein gutes Ergebnis mit deutlichem Zuwachs liefert Skoda: Im Vergleich zum Vorjahr konnte die Marke aus dem VW-Konzern 1,1 Prozentpunkte zulegen. Das bedeutet einen Firmenwagenmarktanteil von insgesamt 8,3 Prozent. Skoda liegt damit gleich auf mit...

Bild: obs

Platz 4: Mercedes

...der Marke Mercedes. Dienstwagen mit dem Stern sind mit einem Marktanteil von 8,3 Prozent demnach genauso beliebt wie die Marke Skoda. Deshalb ein geteilter vierter Platz.

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Reifenservice

Bei diesem Paket ist zu prüfen, ob die wesentlichen Leistungsinhalte klar definiert sind. Dazu gehören die freie Wahl des Herstellers, die richtigen Reifengrößen sowie die entsprechenden Geschwindigkeitsindices. Ob die Winterreifen auf Stahl- oder Alufelgen montiert sind und die Kosten einer Achsvermessung enthalten sind, sollte ebenfalls überprüft werden.

Weiterer Faktor: die gesamten Kosten des Reifenservice-Pakets. In vielen Fällen kann der Reifenhändler vor Ort ein günstigeres Angebot für Reifen, Wechsel und Einlagerung bieten, als das Full-Service-Paket.

Tankservice

Dieser Service kann ein durchaus interessantes Angebot sein. Der bargeldlose Zahlungsverkehr erleichtert den Mitarbeitern die Tankvorgänge und in der Buchhaltung können sämtliche Belege einfach und schnell eingelesen und bearbeitet werden.

Aufpassen sollte man dagegen bei Ölen, Schmierstoffen und Fahrzeugwäschen. Beispielsweise können Nachfüllöle außerhalb der Werkstattaufenthalte ausschließlich über die Tankkarte des Leasinganbieters an den jeweiligen Tankstellen des entsprechenden Netzes bezogen werden.