Dienstwagen, die der Arbeitgeber auch zur privaten Nutzung überlasst, sind für die Mitarbeiter eine großartige Sache. Meist kommt der Angestellte auf diese Weise an ein größeres und besser ausgestattetes Fahrzeug als er selbst zu den identischen Kosten kaufen oder leasen könnte. Manche Arbeitgeber gewähren Mitarbeitern sogar ein Upgrade, wenn sie privat noch zuzahlen, andere belohnen Angestellte, die sich für besonders spritsparende Modelle entscheiden. Dienstwagen sind daher ein beliebtes Motivationssystem. Doch ganz umsonst kommen die Mitarbeiter nicht in den Genuss des fahrbaren Untersatzes.
Stellt der Arbeitgeber Mitarbeitern einen Dienstwagen, den diese auch privat nutzen dürfen, fällt dafür Steuer an. Gutverdiener bekommen oft teure Wagen. „Anfangs freuen die sich“, sagt Marc Kürten von der Vereinigten Lohnsteuerhilfe in Düsseldorf. „Viele werden später aber von der hohen Steuerlast überrascht.“ Wer seinen Dienstwagen regelmäßig oder auch nur gelegentlich für private Fahrten nutzt, sollte daher bei seiner Steuererklärung einige Punkte beachten. Die wichtigsten Fragen und Antworten.
Wie muss ich die private Nutzung meines Dienstwagens bei der Steuer angeben?
Die private Nutzung des Dienstwagens gilt als geldwerter Vorteil, den der Arbeitnehmer zu versteuern hat. Dafür gibt es zwei Methoden.
1.) 1-Prozent-Methode
Möglichkeit Nummer eins ist, pauschal ein Prozent des Brutto-Listenneupreises pro Monat zu versteuern. Erst kürzlich hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass der Bruttolistenneupreis auch dann anzusetzen ist, wenn es sich bei dem Firmenwagen um einen gebraucht gekauften oder geleasten Wagen handelt. Es gilt also immer der Preis des Neufahrzeuges. Mit diesem Grundsatzurteil hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Klage eines Arbeitnehmers abgewiesen, dessen Chef ihm einen gebrauchten BMW 730 im Wert von 32.000 Euro zur Verfügung gestellt hat. Weil das Auto neu 81.400 Euro kostet, setzte das Finanzamt 814 Euro monatlich als geldwerten Vorteil an. Zu Recht.
Wer die Ein-Prozent-Methode wählt, für den fällt zusätzlich noch pauschal Steuer für Fahrten zur Arbeit an (pauschal 0,03 Prozent des Listenpreises pro Monat und Entfernungskilometer zur Arbeit).
Beispielrechnung
Annahme: Der Firmenwagen hat einen Bruttolisten-Neupreis von 30.000 Euro; der Arbeitnehmer nutz den Wagen auch privat; täglich fährt er zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 40 km (einfache Strecke).
| Geldwerter Vorteil | Berechnung |
... für die private Nutzung | 1% von 30.000 Euro x 12 Monate = 3600 Euro |
... für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte | 0,03 % von 30.000 Euro x 40 km x 12 Monate = 4.320 Euro |
... zu versteuern gesamt | 7.920 Euro |
2.) Fahrtenbuch
Statt pauschal ein Prozent pro Monat zu versteuern, kann der Arbeitnehmer aber auch die exakten, tatsächlichen Fahrzeugkosten (samt Abschreibung) für den privaten Anteil versteuern. Vor allem bei geringer Privatnutzung lohnt ein Fahrtenbuch. Arbeitnehmer müssen aber mit dem Arbeitgeber vor Jahresbeginn abstimmen, nach welcher Methode besteuert wird. Ein Wechsel während des Jahres ist nicht möglich. Stellen sie jedoch nachträglich fest, dass die jeweils andere Methode günstiger gewesen wäre, können sie im Rahmen der Steuererklärung noch wechseln – wobei die Fahrtenbuch-Methode nur genutzt werden kann, wenn der Arbeitnehmer das ganze Jahr über eines geführt hat. Ob ein unterjähriger Wechsel zum Fahrtenbuch zulässig sein kann, muss der BFH entscheiden (VI R 35/12).
Tipp:
Wollen Arbeitnehmer zwar nicht komplett zum Fahrtenbuch wechseln (etwa weil ihnen das zu umständlich ist), können sie zumindest die pauschale Steuer auf die Fahrten zur Arbeit drücken. Das bietet sich an, wenn Arbeitnehmer den Dienstwagen nur relativ selten (weniger als 15 Mal pro Monat) für solche Fahrten nutzen. Statt der 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer werden dann nur 0,002 Prozent des Bruttolistenneupreises pro Entfernungskilometer und Fahrt zur Arbeit für die Steuer angesetzt.
Knackpunkt Fahrtenbuch
Für diese Methode muss der Arbeitnehmer allerdings jeden Monat Buch über seine Fahrten zur Arbeit führen, der Arbeitgeber muss diese dann entsprechend erfassen. Bei der Anwendung der 0,002 Prozent-Methode muss der Arbeitgeber maximal 180 Tage im Jahre berücksichtigen. Wollen Arbeitnehmer diese Methode nutzen, müssen sie sich zu Jahresbeginn dafür entscheiden. Im Laufe des Jahres ist ein Wechsel nicht möglich. Bereuen Arbeitnehmer ihre Entscheidung, ist es aber noch nicht zu spät: Im Rahmen der Steuererklärung können sie auch später noch die tatsächlichen Fahrten zur Arbeit nachweisen und dann nur diese mit dem niedrigeren Satz von 0,002 Prozent pro Entfernungskilometer versteuern.
Beispielrechnung
Es gelten dieselben Annahmen wie eben - Bruttolisten-Neupreis von 30.000 Euro; der Arbeitnehmer nutz den Wagen auch privat, allerdings fährt der Arbeitnehmer nur an 150 Tagen mit dem Dienstwagen zur Arbeit.
| Geldwerter Vorteil | Berechnung |
...für Privatnutzung | 1% von 30.000 Euro x 12 Monate = 3600 Euro |
... für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: | 0,002% von 30.000 Euro x 40 km x 150 Fahrten = 3.600 Euro |
...zu versteuern gesamt | 7.200 Euro |
Urteile für Dienstwagen
Die Rechtssprechung beschäftigt sich ausgiebig mit dem Thema Dienstwagen. Es folgen einige wichtige und kuriose Urteile.
Der Bundesfinanzhof hatte bereits im Jahr 2008 entschieden, dass bei gelegentlicher Nutzung eines Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte taggenau abzurechnen ist und nicht pauschal für den ganzen Monat (Urteil des BFH vom 04.04.08, Az.: VI R 85/04). Die Finanzbehörden hatten mit einem Nichtanwendungserlass reagiert – nach dem das Urteil nicht anzuwenden ist (BMF-Schreiben vom 12.03.09). Der Hintergrund: Ein Steuerpflichtiger konnte seinen Firmen-PKW auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen. Dafür musste er die 1 %-Regelung in Kauf nehmen sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch einmal die 0,03 % pro Entfernungskilometer versteuern. Dagegen wehrte sich der Steuerpflichtige, weil er (aufgrund der erheblichen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) den Weg nur einmal pro Woche fuhr. Der BFH gab ihm recht. Der gesetzlichen 0,03 %-Regelung lag die typisierende Annahme zugrunde, dass der Steuerpflichtige den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 15-mal pro Monat zurücklegte. Wich die tatsächliche Nutzung aber (wie vorliegend) so erheblich von dieser typisierenden Nutzung ab, führte die Besteuerung zu einem unzutreffenden Ergebnis. Der BFH verlangte deshalb nur die Besteuerung der tatsächlichen Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,002 % des Listenneupreises pro Entfernungskilometer.
Gegen diese deutlich günstigere Rechtsprechung wehrte sich das Finanzamt mit einem Nichtanwendungserlass. Steuerpflichtige, die davon profitieren wollten, mussten also erneut vor Gericht ziehen.
Sämtliche Verfahren sind dabei für die Steuerpflichtigen erfolgreich verlaufen. So entschieden beispielsweise das FG Baden- Württemberg (Urteil vom 21.7.10, Az.: 1 K 2195/10) und das FG Düsseldorf (Urteil vom 12.7.10, Az.: 11 K 2479/09 E) zugunsten der Steuerpflichtigen.
Die Finanzbehörden aber schalteten weiter auf stur und haben abermals den BFH bemüht, der nun erneut entscheiden muß: Das Verfahren ist unter Az.: VI R 67/10 bei Gericht anhängig.
Führt ein Steuerpflichtiger bei mehreren auch privat genutzten betrieblichen Fahrzeugen nur für einzelne der Fahrzeuge (ordnungsgemäß) ein Fahrtenbuch, so kann er für diese die private Nutzung mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ansetzen und für die anderen die so genannte Ein-Prozent-Regelung wählen. Eine einheitliche Ermittlungsmethode ist nicht zwingend (Urteil des BFH vom 03.08.2000 - III R 2/00).
Eine arbeitsrechtlich wirksame Vereinbarung zur Überlassung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung und gegen Verzicht auf Barlohn ist laut Bundessozialgericht (BSG, Urteil v. 2.3.2010, B 12 R 5/09 R) auch dann beitragsrechtlich zu beachten, wenn "nur" eine mündliche Vereinbarung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber getroffen wurde.
Bei der Berechnung des pfändbaren Arbeitseinkommens ist auch der geldwerte Vorteil des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Firmenfahrzeuges mit dem in Geld ausgezahlten Einkommen zu berücksichtigen. Nach dem Urteil des Hessischen Landesarbeitsgericht (15.10.2008 - 6 Sa 1025/07) Bist ein im Arbeitsvertrag zugesagtes Fahrzeug tzr privaten Nutzung kein unpfändbarer Bezug im Sinne von § 850 a der Zivilprozessordnung (ZPO). Allerdings müssen dabei auch die Pfändungsfreigrenzen wie etwa die Unterhaltspflicht eines Betroffenen gegenüber seiner Ehefrau und drei Kindern eingehalten werden. Der Wert der vereinbarten Sachbezüge oder die Anrechnung der überlassenen Waren auf das Arbeitsentgelt darf bei der Verrechnung daher nicht die Höhe des pfändbaren Teils des Arbeitsentgelts übersteigen (Bundesarbeitsgericht; Urteil vom 24.3.2009, Az. : 9 AZR 733/07).
Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH wird vermutet, dass er seinen Firmenwagen auch privat nutzt. Dies gilt nach Einschätzung des Finanzgerichts Köln (12 K 4477/98) selbst dann, wenn sich der Geschäftsführer gegenüber der GmbH verpflichtet hat, den Wagen nur für Dienstfahrten zu verwenden und er behauptet, privat ausschließlich das Fahrzeug seiner Freundin zu benutzen.
Wenn Arbeitnehmer für die überlassenen Firmenwagen die Treibstoffkosten selbst getragen haben oder zu den Anschaffungskosten der Firmenwagen erhebliche Zuzahlungen geleistet haben, können sie diese – so der Bundesfinanzgerichtshof – entstandene Aufwendungen stets als Werbungskosten geltend machen ( VI R 57/06). Dies gilt immer, wenn der Vorteil auf Grundlage des Einzelnachweises nach der so genannten Fahrtenbuchmethode bewertet und einkommensteuerlich angesetzt wird. Wird der Vorteil allerdings nach der sog. 1%-Regelung pauschal ermittelt, sind zwar pauschale Nutzungsentgelte und damit vergleichbare Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten des Fahrzeugs vorteilsmindernd zu berücksichtigen. Vom Arbeitnehmer selbst getragene einzelne Aufwendungen wie etwa Treibstoffkosten bleiben dann aber unberücksichtigt (VI R 59/06). Denn der Zweck der typisierenden 1%-Regelung wäre verfehlt, wenn bei dieser pauschalen Vorteilsbewertung individuelle Aufwendungen Berücksichtigung fänden.
Welche Betriebsausgaben notwendig und zweckmäßig sind, unterliegt nach einem älteren Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts (Urteil des Niedersächsischen FG - 6 K 547/95)
grundsätzlich der Entscheidung des Unternehmens. Die Finanzbehörde ist danach nicht berechtigt, für die Anschaffungskosten eines Firmenwagens eine Obergrenze anzusetzen. Ein Unternehmer kann nach Ansicht der Richter zum Beispiel auch einen Luxuswagen (hier Mercedes Roadster 500 SL) für über 75.000 Euro von der Steuer absetzen. Das Finanzamt wollte lediglich 45.000 Euro berücksichtigen.
Das Finanzgericht Saarland hat hingegen in einem Urteil vom 17.12.2008 - 1 K 2011/04 - entschieden, dass bei einem Arzt die Anschaffungskosten eines PKW jenseits von 50.000 Euro als unangemessen anzusehen sind. So sollen nach Ansicht der Richter auch bei Vorliegen von hohen Umsätzen und Gewinnen, Aufwendungen unangemessen sein, wenn sie für den Geschäftserfolg von geringer Bedeutung sind. Und die Wahl eines Autos für Hausbesuche bei Patienten beeinflusst nicht den Umsatz und den Gewinn. Die Leistungen des Arztes werden von den Patienten nämlich nicht deshalb in Anspruch genommen, weil er ein schickes Auto fährt. Auch die Höhe seiner Vergütung ist von der Wahl des Autos völlig unabhängig.
Worauf muss ich als Arbeitnehmer achten, wenn ich für einen auch privat genutzten Dienstwagen ein Fahrtenbuch führe?
Antwort gibt Alexander Kimmerle, Steuerberater beim Beratungsunternehmen Ecovis in Kempten: "Oft gibt es Streit mit dem Finanzamt, weil formale Anforderungen nicht eingehalten werden. Arbeitnehmer sollten keine losen Notizzettel einreichen, sondern ein gebundenes Buch. Sie sollten die Fahrten laufend und zeitnah eintragen. Ein sehr einheitliches Schriftbild weckt Zweifel daran. Wer ein digitales Fahrtenbuch führt, muss besonders aufpassen. Eine simple Excel-Liste reicht nicht, die benutzte Software muss nachträgliche Änderungen ausschließen."
Welche Angaben gehören ins Fahrtenbuch?
"Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer bei beruflichen Fahrten das Datum, den Kilometerstand zu Fahrtbeginn und Fahrtende und das Reiseziel mit Ort, Straße und Hausnummer angeben. Bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometerstände und als Fahrtzweck die Angabe "privat"." Anm. der Red: Bei dienstlichen Fahrten empfiehlt es sich auch den Namen des Gesprächspartners zu nennen.
Wie kontrolliert das Finanzamt die Angaben?
"Die Beamten nehmen etwa Tank- oder Reparaturquittungen und gleichen Angaben darauf mit dem Fahrtenbuch ab."
Was passiert, wenn das Fahrtenbuch nicht akzeptiert wird?
"Dann wird nach der Ein-Prozent-Regel besteuert - der Arbeitnehmer muss also ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat als geldwerten Vorteil versteuern". (siehe erste Seite)
Fallstricke bei der Betriebsprüfung
Eine Alternative zum händisch geführten Fahrtenbuch sind die erwähnten digitalen oder elektronischen Fahrtenbücher. Die Kosten dafür liegen je nach Anbieter zwischen 240 und 800 Euro. Das Finanzamt erkennt aber nicht alle Systeme an. Zu den laut Herstellern anerkannten zählen etwa Arealcontrol, Blaupunkt Telematics, Bornemann, Bury, Digicore Deutschland, S-Tec, Vispiron und YellowFox.
Einfallstor für strafrechtliche Sanktionen
Schlampig geführte Fahrtenbücher können noch weit schlimmere Folgen haben, als eine Anwendung der Ein-Prozent- statt der gewünschten Fahrtenbuch-Methode, denn Fahrtenbücher sind ein beliebtes Objekt bei Betriebsprüfungen. Steuerstrafrechtsexpertin Ulrike Grube, Rechtsanwältin und Partnerin von Rödl & Partner, hat schon mehr als einmal erlebt, dass Fahrtenbücher gerade bei mittelständischen Betrieben zum Fallstrick wurden.
Ein typisches Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt seinen Mitarbeitern zwar keine Dienstwagen zur Verfügung, doch die Mitarbeiter verwenden die Poolfahrzeuge des Meisters ab und an auch für private Fahrten. Für den Betriebsprüfer ein gefundenes Fressen. Grube: "Bei Poolfahrzeugen muss immer ein Fahrtenbuch geführt wurden. Sollte das nicht vorliegen, wird es garantiert bei der Betriebsprüfung moniert." Kann der Betrieb nicht lückenlos die Nutzung der Fahrzeuge nachweisen, muss der Betriebsprüfer davon ausgehen, dass die private Nutzung der Poolfahrzeuge nicht versteuert wurde. Der Haftungsschuldner ist der Arbeitgeber, dem Betrieb droht dann eine saftige Lohnsteuernachzahlung. Wenn das mal alles ist, denn nimmt der Betriebsprüfer Lohnsteuerhinterziehung an, folgt ein Strafverfahren gegen die Geschäftsführung. Dem Geschäftsführer drohen also je nach Größe der Fuhrparks nicht nur Nachzahlungen von gegebenenfalls mehreren 100.000 Euro, sondern eine Verurteilung wegen Lohnsteuerhinterziehung. Er gilt dann in den meisten Fällen als vorbestraft.
Noch unangenehmer kann es kommen, wenn die Fahrtenbücher im Zuge einer Selbstanzeige wegen eines ganz anderen Sachverhalts einfach vergessen wurden. Sagen wir ein Unternehmer hat Strohmänner beschäftigt und möchte wieder auf den Pfad der Tugend zurückkehren. Er greift also zum Mittel der Selbstanzeige, um bei der nächsten Betriebsprüfung nicht aufzufliegen. "Diese Selbstanzeige muss aber ausnahmslos alle Steuerarten im unverjährten Zeitraum umfassen", betont Grube.
Es ist also egal, ob das Unternehmen in den vergangenen Jahren Schmiergelder gezahlt hat, Strohmänner beschäftigt hat oder einfach nur beim Fahrtenbuch geschlampt hat. Alle Verfehlungen müssen auf den Tisch. Ohne Ausnahme. Sollte der Betrieb ein vermeintlich unwichtiges Detail wie ein unvollständiges Fahrtenbuch vergessen, kann die komplette Selbstanzeige unwirksam sein, im besten Fall teilunwirksam. "Der Unternehmer wird wegen aller Punkte belangt - auch strafrechtlich", mahnt Grube.
Zwar arbeitet das Bundesfinanzministerium an einer Änderung dieser Regelungen und Betriebsprüfer leiten ein steuerstrafrechtliches Verfahren eigentlich erst im Wiederholungsfall ein. Aber bislang bildet die Privatnutzung von Geschäftsfahrzeugen damit ein Einfallstor zu strafrechtlichen Sanktionen wegen Steuerhinterziehung. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollte das Ansporn genug sein, um beim Fahrtenbuch wie bei der Steuererklärung so sorgfältig wie nur möglich vorzugehen.
