Deutschland ist Exportnation, entsprechend viel sind die Mitarbeiter der Unternehmen in aller Welt unterwegs. 51,6 Milliarden Euro hat die deutsche Wirtschaft im vergangenen Jahr für Geschäftsreisen ausgegeben, über 183 Millionen Dienstreisen im In- und Ausland wurden unternommen. Das zeigt die „Geschäftsreiseanalyse 2016“. Dazu hat der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR), der die Geschäftsreiseinteressen der deutschen Wirtschaft vertritt, rund 800 Unternehmen befragt.
Während die Ausgaben um 1,5 Prozent wuchsen, nahm die Zahl der Reisen nur um 0,4 Prozent zu, eine Folge des Trends zu längeren Reisen: Dienstfahrten dauern im Schnitt 2,3 Tage – im Vorjahr 2,1 Tage –, die Zahl der Hotelübernachtungen stieg von 67,6 auf 74,3 Millionen. Für die Zukunft geht der Verband davon aus, dass Reisevolumen und –ausgaben weiter steigen.
Geschäftsreisen werden 2018 teurer
Eine gemeinsame Prognose der GBTA Foundation, dem Marktforschungsableger des internationalen Geschäftsreiseverbands GBTA, und der auf das Dienstreise-Management spezialisierten Reisebürokette Carlson Wagonlit Travel (CWT) bestätigt das: Für 2018 prognostiziert die Studie steigende Preise, Flugtickets verteuern sich danach im weltweiten Schnitt um 3,5 Prozent, Hotelübernachtungen um 3,7 Prozent, Bahnfahrten und andere Bodenverkehrsmittel wie Busse oder Taxi-Fahrten um 0,6 Prozent.
Bei Reisen innerhalb Westeuropas müssen die Firmen mit überdurchschnittlich hohen Preissteigerungen rechnen: Flüge verteuern sich um 5,5, in Osteuropa sogar um 7,1 Prozent, die Hotelzimmerpreise steigen europaweit um sechs Prozent. Die teuersten Reiseländer weltweit sind Neuseeland mit Hotelpreiserhöhungen um knapp zehn und Russland mit knapp zwölf Prozent. Letzteres ist vor allem auf die Fußballweltmeisterschaft zurückzuführen.
Reisebüros werden entbehrlich
Auffällig ist ein Trend in der Reisemanagement-Organisation: Während früher fast alle Unternehmen Reisebüroketten wie BCD, Carlson Wagonlit Travel oder American Express Global Business Travel (GBT) beschäftigten, verzichten inzwischen immer mehr auf die Hilfe dieser Dienstleister: 44 Prozent aller Konzerne mit mehr als 500 Mitarbeitern und fast 60 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten organisieren ihr Travel Management ohne professionelle Hilfe.
Wer noch ein Reisebüro einschaltet, bezahlt das in den meisten Fällen aufwandsabhängig im Rahmen einer sogenannten Transaction-Fee-Regelung. Dabei wird für jede Leistung – zum Beispiel eine Buchung, Umbuchung oder Stornierung eines Flugtickets, eines Hotelzimmers oder einer Bahnfahrt, aber auch die Erstellung von Statistiken über einzelne Kostenpositionen – eine vorab vereinbarte Gebühr berechnet.
Pauschale Vergütungen, im Branchenjargon als Management Fee bezeichnet, haben sich kaum durchgesetzt. Weniger als zehn Prozent der Unternehmen haben solche Reisebüroverträge abgeschlossen. Wichtigste Auswahlkriterien sind Erreichbarkeit, Kompetenz, individueller Service und nachgewiesene Kosteneinsparungen.
Unterwegs für den Chef: Was Angestellte über ihre Rechte auf Geschäftsreisen wissen sollten
Es gibt Berufe, bei denen sich die Frage eigentlich nicht stellt, ob eine Geschäftsreise angetreten werden muss. Vertriebsmitarbeiter, Manager und Außendienstangestellte können oft ihren beruflichen Verpflichtung gar nicht ohne solche nachkommen. Aber auch für alle anderen Angestellten gilt, dass eine vom Arbeitgeber angeordnete Reise unabhängig davon, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, Pflicht sein kann. Voraussetzung ist, dass der Umfang der Reise zumutbar ist.
Quelle: Flightright
Wer beruflich viel unterwegs ist und zu Geschäftspartnern per Flugzeug reist, nimmt in der Regel auch an einem Bonus-Programm teil und sammelt fleißig Meilen. Das ist sinnvoll und von Vorteil – für den Arbeitgeber. Denn das Bundesarbeitsgericht entschied (Az.: 9 AZR 500/05), dass diesem die dienstlich gesammelte Bonusmeilen seines Angestellten zustehen. Denn demjenigen, in dessen Auftrag eine Geschäftsreise stattfindet und auf dessen Kosten diese durchgeführt wird, stehen auch die Sondervorteile der genutzten Fluggesellschaft zu. Die Abgabe der Bonusmeilen kann jedoch auch von den individuellen Regelungen des Arbeitsvertrags bzw. einer Betriebsvereinbarung abhängen. Eine so genannte Herausgabepflicht besteht laut Bürgerlichen Gesetzbuch (Paragraph 667 2. Alt. BGB) auch bei allen anderen Vorteilen, die einem Arbeitnehmer im Zusammengang mit seiner beruflichen Tätigkeit zuteil werden.
Geschäftsreisen sind meistens streng durchgetaktet und schon alleine deshalb zuweilen nervenaufreibend. Wenn dann aber noch Verzögerungen hinzukommen, weil das Flugzeug verspätet oder aber gar nicht startet, gerät der Reisende schnell ins Schwitzen und muss nicht selten einen ganz neuen Plan aufstellen. Die EU-weit geltende Fluggastrechte-Verordnung (EG VO 261/2004) hat festgelegt, dass Passagiere entschädigt werden sollen, wenn sie aufgrund einer Flugverspätung oder -annullierung mehr als drei Stunden später als geplant ans Ziel kommen und die Fluggesellschaft diese Verzögerung verschuldet hat. „Die wenigsten Geschäftsreisenden wissen, dass ihnen als unmittelbar Betroffenen diese Entschädigung in Höhe von bis zu 600 Euro zusteht und nicht ihrem Arbeitgeber - auch wenn dieser das Ticket gezahlt hatte“, weiß Jonas Swarzenski, Leiter der Rechtsabteilung von flightright. „Und das gilt auch für alle dienstreisenden Beamte, wie das Bundesministerium des Innern seine Behörden in einem Schreiben bereits 2014 informierte“, ergänzt der Jurist.
Wenn man schon für den Chef weit reist, dann möchte man auch nach getaner Arbeit etwas von der Fremde sehen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Denn wird man bei seinen privaten Ausflügen während einer Geschäftsreise überfallen und verletzt, gilt dies nicht zwingend als Dienstunfall und die gesetzliche Unfallversicherung tritt nicht in Kraft, bloß weil man sich auf Anordnung des Arbeitgebers fern der Heimat befindet. Wie das Wiesbadener Sozialgericht in einem Fall entschied, entfalle der Versicherungsschutz, wenn der Betroffene sich rein persönlichen und nicht mehr von der Betriebstätigkeit beeinflussbaren Belangen widme (SG Wiesbaden, Az.: S 1 U1528/04).
Dass während einer Geschäftsreise telefoniert werden muss, versteht jeder. Unterwegs sind jedoch nicht nur Rücksprachen mit Kollegen, Partnern und den Arbeitgebern nötig, auch private Gespräche lassen sich häufig nicht verschieben. Der Bundesfinanzhof hat entschieden (Az.: VI R 50/10), dass Telefonkosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar sind, wenn Geschäftsreisende mindestens eine Woche aufgrund einer Tätigkeit oder einer Fortbildung außer Haus seien. In der Begründung hieß es, dass sich nach einer auswärtigen Tätigkeit von mindestens einer Woche die notwendigen privaten Dinge aus der Ferne nur mit Kosten regeln ließen, die über dem normalen Lebensbedarf lägen.
Nutzt ein Arbeitnehmer für einen dienstlich angeordneten Termin seinen eigenen PKW und hat auf dem Weg zu oder von diesem einen Unfall, kann er bei seinem Arbeitgeber für den Schaden Ersatz verlangen. Das Bundesarbeitsgericht setzt hierfür allerdings voraus, dass der Arbeitgeber die Fahrt genehmigt und der Arbeitnehmer den Unfall nur mit maximal leichter Fahrlässigkeit verursacht hat (BAG, Az.: 8 AZR 647/09).
Nicht jeder Arbeitnehmer hat das Glück, dass ihm sein Arbeitgeber die gesamte, für eine Geschäftsreise aufgebrachte Zeit vergütet oder gutschreibt. Mit Verweis auf den bestehenden Tarifvertrag hatte das Bundesarbeitsgericht (Az.: 9 AZR 519/05) die Klage eines Angestellten des öffentlichen Dienstes zurückgewiesen, der seine durch Hin- und Rückreise für auswärtige Termine aufgebrachten Überstunden gutgeschrieben haben wollte. Eine Geschäftsreise müsste generell jedoch weder entgelt- noch arbeitszeitrechtlilch als tatsächliche Arbeitszeit gewertet werden, wenn der Arbeitgeber es seinem Angestellten überlässt, wie er die Dienstreisezeit nutzt. Erst wenn der Geschäftsreisende diese An- und Abreisezeit nicht frei gestalten und somit als Erholungsphase nutzen kann, sondern auf Anordnung des Arbeitgebers mit dem eigenen PKW fährt oder aber beispielsweise sich auf der Hinreise auf den Geschäftstermin vorbereitet, ist die investierte Zeit als Arbeitszeit zu quittieren. Allerdings ist dem Angestellten mindestens die tägliche regelmäßige Arbeitszeit zu vergüten – auch dann, wenn er während des auswärtigen Termins vor Ort weniger als seine Regelarbeitszeit gearbeitet hat.
Für Angestellte im Außendienst entschied der Europäische Gerichtshof erst im vergangenen September, dass bei diesen auch die An- bzw. Abreisereise zum ersten Termin bzw. vom letzten Termin zur Arbeitszeit zähle: Der Arbeitnehmer stünde hier nämlich während dieser Fahrzeiten dem Arbeitgeber zur Verfügung und unterstehe auch dessen kurzfristigen Anweisungen, beispielsweise in welcher Reihenfolge die Termine zu leisten sind. Von einer frei zu gestaltenden Zeit können folglich nicht die Rede sein.
Digitalisierung verändert die Spielregeln
Bei Flugtickets, Hotelzimmern, Mietwagen oder Bahnfahrten Rabatte auszuhandeln, wird für die Unternehmen – ob mit oder ohne professionelles Travel Management – immer schwieriger. Nicht nur, weil sich die Ansprüche der reisenden Mitarbeiter verändert haben, sondern vor allem, weil im Reisemarkt neue Spielregeln gelten.
Schuld ist die Digitalisierung, die Preisbildung ist flexibler und fragmentierter geworden, dadurch für Travel Manager aber auch intransparenter. Was praktisch bedeutet: Je häufiger Airlines oder Hotels ihre Tarife der tagesaktuellen Nachfrage anpassen, umso weniger Sinn macht es, solche Preise für längere Zeiträume auszuhandeln und in dicken Verträgen mit vielen Bedingungen festzuhalten.
Mehr Auswahl bei der Hotelbuchung
Die Digitalisierung hat auch die Machtverhältnisse verändert. Nicht nur die Fluglinien, auch die Hotellerie ist selbstbewusster geworden und lässt sich nicht mehr auf jede Forderung der Unternehmenskunden ein. Zum Beispiel bei den Stornierungsregeln: Zuerst der weltweit größte Zimmeranbieter Marriott, kurz darauf auch Hilton, verlangen seit Anfang August die Zahlung des Zimmerpreises, wenn die Buchung nicht mindestens 48 Stunden vor Anreise storniert wurde.
Was einer Revolution gleichkommt: Übliche Praxis war, dass Geschäftsreisende noch bis 18 Uhr am Anreisetag kostenlos stornieren konnten.
Nach Erkenntnissen des Hotelportals HRS entstehen den Unternehmen dadurch Mehrkosten von zwei Prozent. Bei großen Konzernen könnten da schnell einige Millionen zusammenkommen, vor allem wenn weitere Ketten dem Beispiel von Marriott und Hilton folgen.
Skytrax-Ranking: Die besten Airlines der Welt
Hainan Airlines
Vorjahr: Rang 12
Etihad Airways
Vorjahr: Rang 6
Lufthansa
Vorjahr: Rang 10
EVA Air
Vorjahr: Rang 8
Cathay Pacific
Vorjahr: Rang 4
Emirates
Vorjahr: Rang 1
ANA All Nippon Airways
Vorjahr: Rang 5
Singapore Airlines
Vorjahr: Rang 3
Qatar Airways
Vorjahr: Rang 2
Dauerbaustelle Hoteleinkauf
Aber auch aus hausgemachten Gründen ist der Hoteleinkauf der meisten Unternehmen eine Dauerbaustelle: Viele haben zwar Verträge mit Hotelketten – aber die Dienstreisenden spielen nicht mit. Statt wie in den Reiserichtlinien empfohlen – manchmal sogar zwingend vorgeschrieben – in Vertragshotels zu übernachten, suchen sie lieber selbst aus. 37 Prozent aller Geschäftsreisenden steigen in Hotels ab, die nicht den Vorgaben ihres Arbeitgebers entsprechen, hat die Studie „Business Travel and Technology“ der Expedia-Geschäftsreisetochter Egencia ergeben. Hauptargument für die Verweigerungshaltung: zu weite Entfernung des Vertragshotels vom eigentlichen Reiseziel.
Immer mehr Unternehmen verzichten darum auf eigene Hotelverträge und lassen ihre reisenden Mitarbeiter über Online-Portale wie HRS buchen – mit kostenloser Stornierung und attraktiven Preisen. Bisher zumindest, denn seitdem die Portale ihre Vertragshotels nach mehreren höchstrichterlichen Entscheidungen nicht mehr dazu verpflichten dürfen, ihnen den jeweils niedrigsten Preis zu gewähren, sind Direktbuchungen im Hotel häufig günstiger.
Wie der Fall der sogenannten Bestprice-Klausel die Preisbildung verändert hat, zeigt eine Untersuchung der Shopping-Plattform Mydealz.de. Bei der Analyse kam heraus, dass eine Direktbuchung im Hotel in sieben von zehn Fällen günstiger war als eine der gängigen Plattformen. Preisersparnis pro Zimmer: im Schnitt 47 Euro oder 37 Prozent.
Hinzu kommt: Immer mehr vielreisende Business-Nomaden haben keine Lust mehr auf den Einheitsbrei der Kettenhotellerie. Vor allem jüngere Semester der Generation Y buchen lieber bei Online-Privatzimmervermittlern wie Airbnb – und das häufig sogar zu attraktiveren Preisen. Die haben Geschäftsreisende inzwischen als neue und interessante Zielgruppe erkannt und ihr Angebot entsprechend segmentiert, bei Airbnb zum Beispiel über die Filterfunktion „Business Travel Ready“. Die dort gelisteten Häuser und Wohnungen sind kurzfristig verfügbar, haben Föhn und Bügeleisen, oben drauf gibt es bei der ersten Buchung einen Begrüßungsrabatt.
Mehr Auswahl bei der Hotelbuchung
Travel Manager wie Reisebüroketten sehen solche Entwicklungen mit gemischten Gefühlen – die Travel Manager, weil ihnen die Kontrolle über die Reisebudgets entgleiten, und Reiserichtlinien zu Makulatur werden, die Reisebüroketten, weil sie fürchten, von neuen Anbietern, die ursprünglich nicht aus dem Reisemarkt kommen, aus dem Geschäft gedrängt zu werden.
Von Concur zum Beispiel, der Geschäftsreisesparte des Software-Giganten SAP. Über die Plattform können nicht nur Reisen gebucht werden, auch Abrechnungsfunktionen und individuelle Firmenabkommen mit Fluglinien und Hotelketten oder alternative Angebote wie Airbnb lassen sich integrieren und fließen im Gegensatz zu den gängigen Reisebüro-Reportingtools in die Statistiken der Kunden mit ein.
Die Reisebüroketten reagieren ebenfalls mit neuen Plattformen, CWT etwa mit RoomIt, was Firmenreisenden die Hotelsuche erleichtern soll. Einbinden lassen sich dort Ketten und Einzelhotels, mit oder ohne speziell vereinbarte Zimmerpreise, und auch Anbieter wie Airbnb. Neue Suchfunktionen gibt es für die Reisenden, integrierte Lösungen für Bezahlmöglichkeiten oder Reportings soll das neue Tool für Travel Manager attraktiv machen.
Die Angst reist mit
Bei den Reisenden selbst ist der Fokus anders: Fast jeder zweite macht sich nach den Terroranschlägen der vergangenen Monate Sorgen um die Sicherheit, jeder vierte musste seine Reiseplanung wegen politischer Instabilität im Zielland ändern oder sogar aufgeben. Dies sind Ergebnisse der Studie „Chefsache Business Travel“ der Geschäftsreiseanbieter im Deutschen Reise Verband (DRV), die gerade zum fünften Mal durchgeführt wurde.
Stefan Vorndran, Geschäftsführer der Geschäftsreisebürokette BCD und DRV-Vorstandsmitglied: „Die Sicherheit auf Reisen ist zu einem wichtigen Thema für Unternehmen geworden, insbesondere bei Reisen in Krisenregionen, sollte ein 24-Stunden-Service für den Notfall sichergestellt sein.“
Bei Vorndrans Brötchengeber BCD wie bei seinen Wettbewerbern gehören sogenannte Tracking-Systeme, mit denen die reisenden Mitarbeiter jederzeit lokalisiert werden können, und rund um die Uhr besetzte Hotlines für Krisen- und Notfälle zum Standard-Service.
4 Tipps für Meetings im Ausland
Bei allem Verständnis für die Gewohnheiten internationaler Geschäftspartner: Biedern Sie sich nicht an. Amerikaner erwarten von Deutschen keine Witze, Asiaten keine krampfige Verbeugung, sondern starke Geschäftspartner.
Bei Verhandlungen zu sehr aufs Tempo zu drücken schadet besonders in Asien und arabischen Ländern. Besser: Zeit nehmen, zuhören, Essen gehen – dann klappt’s auch mit dem Vertrag.
Geschäftsleute außerhalb Deutschlands sind irritiert, wenn Deutsche nach einem lockeren Essen bierernst ins Meeting gehen. Sie plaudern auch bei offiziellen Besprechungen gern über Privates – stellen Sie sich darauf ein.
Sätze wie „Das ist falsch!“ stoßen nicht nur Asiaten vor den Kopf – besonders wenn sie vor Kollegen fallen. Kontroverses besser in höfliche Fragen verpacken: „Können wir das bitte noch mal detailliert besprechen, ich glaube, wir haben unterschiedliche Ansätze.“
Aber auch andere Dienstleister drängen in das lukrative Geschäft mit der Angst. SAP-Ableger Concur etwa. Mit „Concur Locate“ und „Active Monitoring“, den beiden für Krisenfälle entwickelten Anwendungen, können Unternehmen innerhalb von Minuten wichtige Informationen an ihre reisenden Mitarbeiter übermitteln und mit ihnen kommunizieren.
Mit einem entscheidenden Vorteil: Im Gegensatz zu den Systemen der Reisebüroketten, die dazu ausschließlich auf eigene Buchungsdaten aus den Profi-Reservierungssystemen zurückgreifen, funktionieren das Concur-Tracking auch, wenn die Reisenden Flüge und Zimmer direkt auf der Webseite einer Fluglinie, einer Hotelkette oder auf einer Sharing-Economy-Plattform wie Airbnb gebucht haben. TripLink wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die auf Reisebüro-Betreuung und deren Online-Buchungsplattformen verzichten, und es ihren Reisenden selbst überlassen, welche Airlines oder Hotels sie nutzen und wie sie die buchen.
Neue Rolle für Travel Manager
Doch längst nicht alle Unternehmen nutzen solche Angebote. Einer GBTA-Untersuchung zum Risiko-Management zufolge sind zwar 71 Prozent aller Travel Manager dafür verantwortlich, dass das Tracking der Reisenden reibungslos funktioniert und 63 Prozent sind auch für die Kommunikation mit den Reisenden im Krisenfall zuständig – doch die sind sich ihrer Verantwortung offenbar häufig nicht bewusst, 30 Prozent lehnen sogar jede Hilfe ab, wenn die Reisenden außerhalb der unternehmenseigenen Programme gebucht haben.
Branchenexperten sehen ohnehin die Gefahr, dass im Travel Management nicht mehr die richtigen Schwerpunkte gesetzt werden. Hochqualifizierte Fachkräfte sind Mangelware, vor allem für Unternehmen an weniger attraktiven Standorten wird es immer schwieriger, Ingenieure oder IT-Spezialisten zu finden. Travel Manager, die ihre reisenden Kollegen aus Kostengründen mit rigorosen Reiserichtlinien traktieren, in enge Economy-Sitze oder auf zeitaufwändige Umsteigeflüge zwingen und in unattraktiven Hotels unterbringen, wirken da eher kontraproduktiv.
Zumal der Managernachwuchs der Generation Y bei Mobilitätsfragen ohnehin anders tickt als Reisende älterer Semester. Bei ihren Reise-Präferenzen ebenso wie bei Dienstwagen. Der BMW auf Firmenkosten etwa hat seinen Nimbus als Prestigeobjekt bei vielen jüngeren High-Potentials längst verloren. Sie fahren lieber Taxi oder manchmal sogar Fahrrad.
Technischen Aufrüstung macht das Reisen bequemer
Die Unternehmensberatung Boston Consulting Group hat daraus die Konsequenzen gezogen: Dort hat jeder reisende Berater ein Mobilitätsbudget zur Verfügung. Ob er das für einen Dienstwagen oder ein E-Bike, für Carsharing oder eine Geschäftsreise verwendet, bleibt jedem selbst überlassen.
KI, AR und VR machen das Reisen bequemer
Auch wenn solche neuen Ansätze bisher eher die Ausnahme sind –deutlich sichtbar werden die Veränderungen schon heute in der technischen Aufrüstung. Künstliche Intelligenz (KI), Augmented Reality (AR) oder Virtual Reality (VR) verändern vor allem die Reiseplanung. KI etwa kann in Zukunft nicht nur Travel Managern helfen, Unstimmigkeiten in der Reisekostenabrechnung aufzudecken oder Verstöße gegen Reiserichtlinien offen zu legen, sie macht auch das Buchen für den Reisenden bequemer, weil sie individuelle Gewohnheiten und Vorlieben analysiert und für zukünftige Reisen nutzt.
Wer etwa häufig das gleiche Ziel ansteuert, muss sich nicht mehr durch lange Hotellisten scrollen, sondern bekommt gleich sein „Lieblingshotel“ vorgeschlagen. Solche personalisierten Buchungsmöglichkeiten werden – basierend auf früheren Reisen und den dort gesammelten Erfahrungen – ständig verfeinert und angepasst. AR und VR ermöglichen den Reisenden zum Beispiel, neue Hotels vorab zu „besichtigen“, im Shopping Center bestimmte Läden zu suchen oder sich auf einem unbekannten Flughafen zurechtzufinden.
Buchen können die Reisenden vom Desktop-Rechner im Büro, vom Laptop daheim oder – vor allem für jüngere Mitarbeiter heute ein Muss – über eine Tablet- oder Smartphone-App im Taxi, auf dem Flughafen und während der Pause im Park. Bei Anbietern wie Egencia funktioniert das demnächst sogar ganz bequem über Sprachsteuerung.
Die Expedia-Tochter setzt, was neue Anwendungen und den Einsatz mobiler Techniken angeht, mittlerweile Maßstäbe. Das komplett auch über sogenannte Mobile Devices nutzbare Egencia-Portfolio umfasst Airlines, Hotels, Mietwagen und Bahn, integriert sind über eine Open-Connect-Plattform außerdem verschiedene Reisekostenabrechnungssysteme.
Neu ist vor allem aber der clevere Fokus bei den Entwicklungen. Denn anders als bei konventionellen Reisebüroketten steht bei den intuitiv gesteuerten Egencia-Anwendungen der Reisende im Mittelpunkt und nicht das Travel Management. Das behält trotzdem die Hoheit über die Travel Policy des Unternehmens und kann die Mitarbeiter steuern, wenn es um deren Dienstreisen geht. Mit dem Unterschied, dass der Reisende das kaum merkt und sich weniger gegängelt fühlt.
