Geschäftsreisen: Krisen bringen positive Nebeneffekte

Geschäftsreisen: Krisen bringen positive Nebeneffekte

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Flugtickets, Hotelzimmer und Bahnfahrten werden im neuen Jahr teurer – aber nur ein bisschen.

von Hans-Jürgen Klesse

Kriege, Krisen und politische Umwälzungen beeinflussen auch die Geschäftsreisetätigkeit von Unternehmen. Sicherheit wird wichtiger. Dennoch dürften die Kosten 2017 nur moderat steigen.

Im zu Ende gehenden Jahr verlief die wirtschaftliche Entwicklung auf den wichtigsten Märkten Europas und in den USA überwiegend positiv. Doch der Krieg in Syrien, die politische Unsicherheit in vielen Teilen der Welt, die nach wie vor nicht gelöste Euro-Krise, die anhaltende Terrorgefahr, der Brexit und zuletzt die Präsidentschaftswahlen in den USA haben aber für Verunsicherung gesorgt.

2017 wird das kaum anders sein: Die rückläufige Wirtschaftsentwicklung in China, anhaltend niedrige Ölpreise, die anstehenden Wahlen in Frankreich und Deutschland, der Erfolg nationalistischer Parteien mit ihren protektionistischen Forderungen und Auflösungserscheinungen innerhalb der EU bremsen die Weltmärkte, ein weltweiter Konjunktureinbruch ist jederzeit möglich.

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So problematisch Rahmenbedingungen auch sind – die Zahl der Geschäftsreisen dürfte dennoch hoch bleiben: Gerade in schwierigen Zeiten müssen Geschäftsbeziehungen sorgfältig gepflegt werden. Auch wenn das zynisch klingt – die vielen Unsicherheiten haben einen wirtschaftlichen Nebeneffekt: Die zu erwartenden Preissteigerungen bei Flugtickets, Hotelzimmern, Bahnfahrkarten oder Mietwagen dürften moderat ausfallen. Das zumindest prognostiziert der Global Business Travel Forecast 2017 der internationalen Reisebürokette American Express.

Unterwegs für den Chef: Was Angestellte über ihre Rechte auf Geschäftsreisen wissen sollten

  • Geschäftsreise: Pflicht oder Kür?

    Es gibt Berufe, bei denen sich die Frage eigentlich nicht stellt, ob eine Geschäftsreise angetreten werden muss. Vertriebsmitarbeiter, Manager und Außendienstangestellte können oft ihren beruflichen Verpflichtung gar nicht ohne solche nachkommen. Aber auch für alle anderen Angestellten gilt, dass eine vom Arbeitgeber angeordnete Reise unabhängig davon, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, Pflicht sein kann. Voraussetzung ist, dass der Umfang der Reise zumutbar ist.

    Quelle: Flightright

  • Erarbeitete Bonusmeilen gehören dem Chef

    Wer beruflich viel unterwegs ist und zu Geschäftspartnern per Flugzeug reist, nimmt in der Regel auch an einem Bonus-Programm teil und sammelt fleißig Meilen. Das ist sinnvoll und von Vorteil – für den Arbeitgeber. Denn das Bundesarbeitsgericht entschied (Az.: 9 AZR 500/05), dass diesem die dienstlich gesammelte Bonusmeilen seines Angestellten zustehen. Denn demjenigen, in dessen Auftrag eine Geschäftsreise stattfindet und auf dessen Kosten diese durchgeführt wird, stehen auch die Sondervorteile der genutzten Fluggesellschaft zu. Die Abgabe der Bonusmeilen kann jedoch auch von den individuellen Regelungen des Arbeitsvertrags bzw. einer Betriebsvereinbarung abhängen. Eine so genannte Herausgabepflicht besteht laut Bürgerlichen Gesetzbuch (Paragraph 667 2. Alt. BGB) auch bei allen anderen Vorteilen, die einem Arbeitnehmer im Zusammengang mit seiner beruflichen Tätigkeit zuteil werden.

  • Entschädigung für Flugverspätung steht dem Angestellten zu

    Geschäftsreisen sind meistens streng durchgetaktet und schon alleine deshalb zuweilen nervenaufreibend. Wenn dann aber noch Verzögerungen hinzukommen, weil das Flugzeug verspätet oder aber gar nicht startet, gerät der Reisende schnell ins Schwitzen und muss nicht selten einen ganz neuen Plan aufstellen. Die EU-weit geltende Fluggastrechte-Verordnung (EG VO 261/2004) hat festgelegt, dass Passagiere entschädigt werden sollen, wenn sie aufgrund einer Flugverspätung oder -annullierung mehr als drei Stunden später als geplant ans Ziel kommen und die Fluggesellschaft diese Verzögerung verschuldet hat. „Die wenigsten Geschäftsreisenden wissen, dass ihnen als unmittelbar Betroffenen diese Entschädigung in Höhe von bis zu 600 Euro zusteht und nicht ihrem Arbeitgeber - auch wenn dieser das Ticket gezahlt hatte“, weiß Jonas Swarzenski, Leiter der Rechtsabteilung von flightright. „Und das gilt auch für alle dienstreisenden Beamte, wie das Bundesministerium des Innern seine Behörden in einem Schreiben bereits 2014 informierte“, ergänzt der Jurist.

  • Kein Dienstunfall bei privatem Vergnügen

    Wenn man schon für den Chef weit reist, dann möchte man auch nach getaner Arbeit etwas von der Fremde sehen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Denn wird man bei seinen privaten Ausflügen während einer Geschäftsreise überfallen und verletzt, gilt dies nicht zwingend als Dienstunfall und die gesetzliche Unfallversicherung tritt nicht in Kraft, bloß weil man sich auf Anordnung des Arbeitgebers fern der Heimat befindet. Wie das Wiesbadener Sozialgericht in einem Fall entschied, entfalle der Versicherungsschutz, wenn der Betroffene sich rein persönlichen und nicht mehr von der Betriebstätigkeit beeinflussbaren Belangen widme (SG Wiesbaden, Az.: S 1 U1528/04).

  • Zu Steuergunsten des Reisenden: Private Telefonate während der Geschäftsreise

    Dass während einer Geschäftsreise telefoniert werden muss, versteht jeder. Unterwegs sind  jedoch nicht nur Rücksprachen mit Kollegen, Partnern und den Arbeitgebern nötig, auch private Gespräche lassen sich häufig nicht verschieben. Der Bundesfinanzhof hat entschieden (Az.: VI R 50/10), dass Telefonkosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar sind, wenn Geschäftsreisende mindestens eine Woche aufgrund einer Tätigkeit oder einer Fortbildung außer Haus seien. In der Begründung hieß es, dass sich nach einer auswärtigen Tätigkeit von mindestens einer Woche die notwendigen privaten Dinge aus der Ferne nur mit Kosten regeln ließen, die über dem normalen Lebensbedarf lägen.

  • Unterwegs mit dem eigenen Auto: Bei Unfall zahlt der Arbeitgeber

    Nutzt ein Arbeitnehmer für einen dienstlich angeordneten Termin seinen eigenen PKW und hat auf dem Weg zu oder von diesem einen Unfall, kann er bei seinem Arbeitgeber für den Schaden Ersatz verlangen. Das Bundesarbeitsgericht setzt hierfür allerdings voraus, dass der Arbeitgeber die Fahrt genehmigt und der Arbeitnehmer den Unfall nur mit maximal leichter Fahrlässigkeit verursacht hat (BAG, Az.: 8 AZR 647/09).

  • Reisezeit geht nicht immer auf Arbeitszeitkonto

    Nicht jeder Arbeitnehmer hat das Glück, dass ihm sein Arbeitgeber die gesamte, für eine Geschäftsreise aufgebrachte Zeit vergütet oder gutschreibt. Mit Verweis auf den bestehenden Tarifvertrag hatte das Bundesarbeitsgericht (Az.: 9 AZR 519/05) die Klage eines Angestellten des öffentlichen Dienstes zurückgewiesen, der seine durch Hin- und Rückreise für auswärtige Termine aufgebrachten Überstunden gutgeschrieben haben wollte. Eine Geschäftsreise müsste generell jedoch weder entgelt- noch arbeitszeitrechtlilch als tatsächliche Arbeitszeit gewertet werden, wenn der Arbeitgeber es seinem Angestellten überlässt, wie er die Dienstreisezeit nutzt. Erst wenn der Geschäftsreisende diese An- und Abreisezeit nicht frei gestalten und somit als Erholungsphase nutzen kann, sondern auf Anordnung des Arbeitgebers mit dem eigenen PKW fährt oder aber beispielsweise sich auf der Hinreise auf den Geschäftstermin  vorbereitet, ist die investierte Zeit als Arbeitszeit zu quittieren. Allerdings ist dem Angestellten mindestens die tägliche regelmäßige Arbeitszeit zu vergüten – auch dann, wenn er während des auswärtigen Termins vor Ort weniger als seine Regelarbeitszeit gearbeitet hat.

  • Sonderregelung Außendienst

    Für Angestellte im Außendienst entschied der Europäische Gerichtshof erst im vergangenen September, dass bei diesen auch die An- bzw. Abreisereise zum ersten Termin bzw. vom letzten Termin zur Arbeitszeit zähle: Der Arbeitnehmer stünde hier nämlich während dieser Fahrzeiten dem Arbeitgeber zur Verfügung und unterstehe auch dessen kurzfristigen Anweisungen, beispielsweise in welcher Reihenfolge die Termine zu leisten sind. Von einer frei zu gestaltenden Zeit können folglich nicht die Rede sein.

„Die Travel Manager der Unternehmen sollten sich auf deshalb auf die Themen Einkaufssteuerung, Compliance und Sicherheit und auf die Zufriedenheit der Reisenden konzentrieren“, empfiehlt Rodolfo Elizondo, Vice President und Head of Global Business Consulting bei American Express Global Business Travel (GBT).

Weltweit geht GBT davon aus, dass die Nachfrage nach Flugkapazitäten auf Rekordniveau bleibt. „Da der Ölpreis als Haupttreiber derzeit konstant niedrig ist, dürfen Einkäufer von Flugreisen nächstes Jahr durchaus mit einer positiven Preisentwicklung rechnen“, heißt es im Global Travel Price Outlook 2017 der internationalen Reisebürokette Carlson Wagonlit Travel (CWT). Allerdings nur, wenn sie gleichzeitig die wachsenden Zusatzgebühren im Griff behalten.

Die werden von den Fluggesellschaften für Zusatzleistungen wie etwa Sitzplatzreservierungen für Plätze mit mehr Beinfreiheit erhoben und machten schon 2016 fast acht Prozent aller Airline-Einnahmen aus.

In Anbetracht des wachsenden Preisdrucks werden die Fluglinien versuchen, diese Einnahmen weiter zu steigern. „Einkäufer sollten die ihnen zur Verfügung gestellten Reporting-Daten besonders sorgfältig auf diesbezügliche Einsparpotenziale prüfen, da sich so die für bestimmte Märkte prognostizierten Kostensteigerungen abfedern lassen“, rät CWT seinen Firmenkunden.

Auf vielbeflogenen Kontinentalstrecken sollten die Unternehmen mit vielen Geschäftsreisen außerdem das Sharing von Privatflugzeugen als kostengünstige Option prüfen. „Die Nutzung dieses Angebots wird künftig voraussichtlich signifikant zunehmen.“ Damit könnte Druck auf die etablierten Fluggesellschaften und deren Tarife ausgeübt werden. „Doch auch viele große Liniengesellschaften bieten Privatflüge an, so dass sich Geschäftsreiseeinkäufer auch direkt bei den Airlines attraktive Tarife sichern können“, heißt im CWT-Forecast.

Eine ähnliche Entwicklung erwarten die beiden Reisedienstleister in der internationalen Hotellerie, allerdings mit regionalen Unterschieden: In Lateinamerika werden die Zimmerpreise tendenziell eher nachgeben, in der Region Asien und Pazifik ist die Entwicklung je nach Land uneinheitlich. Bei der Bahn, in der Mietwagenbranche und im Taxigewerbe wiederum dürften die neuen Marktteilnehmer wie Airbnb oder Uber mit ihren Sharing-Economy-Angeboten dafür sorgen, dass die traditionellen Anbieter kaum Chancen haben, ihre Preise zu erhöhen.

CWT sieht darüber hinaus längerfristig das Risiko von Preiserhöhungen durch die fortschreitende Konzentration in der internationalen Hotellerie. Die Übernahme der Holding FRHI Hotels & Resorts mit den Marken Fairmont, Raffles und Swissotels durch Accor und der Merger von Marriott und Starwood Ende 2015 sieht CWT als Schachzug der traditionellen Kettenhotellerie gegen die neuen Sharing-Anbieter wie Airbnb. Das veränderte Kräfteverhältnis sollten Firmenkunden aber im Auge behalten.

„Bei Hotels mit geringerem Buchungsvolumen können Einkäufer auch künftig die Möglichkeiten der dynamischen Preisgestaltung nutzen, vorausgesetzt, es lassen sich Rabatte von 15 bis 20 Prozent auf die beste verfügbare Rate aushandeln“, so die Empfehlung der CWT-Experten.

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