Facebook und Co. im Büro: Mit klaren Regeln netzwerken

Facebook und Co. im Büro: Mit klaren Regeln netzwerken

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Zum Beispeil Facebook: Unternehmen sollten darauf achten, wie ihrer Mitarbeiter soziale Netzwerke nutzen.

Wer am Arbeitsplatz in sozialen Netzwerken unterwegs ist, kann die IT-Sicherheit und das Ansehen einer Firma gefährden. Ein restriktives Social-Media-Verbot in Unternehmen halten Experten aber für sinnlos.

"Wenn mein Chef spricht, schalte ich auf Durchzug." Der 21-jährige Kevin, der diese Gruppe im sozialen Netzwerk meinVZ gegründet hat, schiebt noch die passende Lebensweisheit hinterher: "Wer kennt es nicht, der Chef fängt an zu erzählen und zu erzählen. Einfach Gucken und Nicken sind dann angesagt ..." Ebenso ungeniert äußerst sich "steffi1581" beim Kurznachrichtendienst Twitter: "Aber mein Chef kam noch auf die tolle Idee, ich könnte danach ja zum Arbeiten vorbeikommen. Ja klar, Idiot ... "

Zwei reale Beispiele aus dem Web 2.0, die die Vorgesetzten wohl besser nicht zu Gesicht bekommen sollten.

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Die Nutzung der sozialen Netzwerke ist aus dem Tagesablauf nicht mehr wegzudenken, auch nicht während der Arbeitszeiten. Die Web-2.0-Angebote wachsen weiter in einer atemberaubenden Geschwindigkeit. Facebook hat innerhalb der vergangenen zwölf Monate die Nutzerzahlen in Deutschland nahezu verdreifacht. 10,2 Millionen Deutsche, davon 8,7 Millionen über 18 Jahre, sind Mitglied.

Marktführer ist in der Bundesrepublik noch die VZ-Gruppe mit 17 Millionen Nutzern. Elf Millionen davon sind in den "Erwachsenen-Netzwerken" studiVZ und meinVZ angemeldet. Und selbst beim Kurznachrichtendienst Twitter schicken schon knapp 300 000 Menschen ihre Statusmeldungen ins Netz.

Viren im Web 2.0

Gefahr droht vorneweg auf technischer Ebene: Viren und Trojaner sind auch in Netzwerken unterwegs. "Heute schicken Cyberkriminelle ihre Schadsoftware nicht mehr per E-Mail", sagt Wieland Alge, Geschäftsführer von Barracuda Networks, einem der weltweit führenden Anbieter von Security-Lösungen für Unternehmen. Hinter der App oder dem kleinen Online-Spiel im VZ-Netzwerk oder Facebook steckt dann plötzlich eine verseuchte Seite.

"Doch das lässt sich lösen", so Alge: "Die Hersteller von Firewalls haben natürlich in den vergangenen Jahren nicht nur zugeschaut, sondern ihre Technologie den Bedrohungen sehr gut angepasst." Entscheidend sei aber auch, wie die IT-Abteilung eines Unternehmens die Sicherheitsstandards kontinuierlich auf dem aktuellsten Stand hält, ob und wie die entsprechend notwendigen Prozesse und Richtlinien formuliert sind.

Auch die Mitarbeiter sieht Alge nicht als die zentrale Schwachstelle. "Arbeitgeber neigen dazu, ihren Beschäftigten die Kompetenz im Umgang mit dem Internet abzusprechen und für unmündig zu erklären. Das ist der falsche Ansatz und demotiviert", betont der Barracuda-Geschäftsführer. Wichtig sei es vielmehr, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass die Grenzen zwischen Privatperson einerseits und Mitarbeiter andererseits verschwimmen und wie sie mit dieser Tatsache verantwortlich umgehen können. Also weder Firmeninterna ausplaudern noch Image schädigende Äußerungen ins Netz stellen.

Um das zu verhindern, reiche es völlig aus, regelmäßig das Bewusstsein zu schärfen. Von einem restriktiven Social-Media-Verbot im Unternehmen hält Alge deshalb gar nichts. "Wer aktiv an Social Media teilnimmt, dem muss klar sein, dass er nicht nur eine Privatperson, sondern mit seinem Unternehmen verbunden ist, das er in seinem Profil präsentiert." Aber letztlich, so Alge, müsse jedes Unternehmen entsprechend seiner individuellen Firmenkultur den Umgang mit Social Media regeln.

Ein totales Verbot von sozialen Netzwerken sei unmöglich, meint auch Patrick Franitza, Pressereferent bei der secunet Security Networks AG. "Bisher empfahl man immer, die Nutzung möglichst zu vermeiden. Aber die Plattformen lassen sich nicht mehr wegdenken."

Der Essener Anbieter secunet rüstet unter anderem öffentliche Behörden mit Sicherheitslösungen aus. Für den Schutz gegen Gefahren im Web 2.0 kommen die klassischen Instrumente zum Einsatz: unter anderem Virenscanner, Firewalls, E-Mail-Verschlüsselungen. "Die Technik kann nicht den gesunden Menschenverstand ersetzen. Die Mitarbeiter müssen für die Gefahren sensibilisiert werden", sagt auch Franitza. Die Ratschläge seien einfach wie effektiv: Handouts, Sicherheitsschulungen oder Artikel in der Mitarbeiterzeitschrift.

Denn alle bekannten Dienste sind mit Risiken behaftet. Beispiel Twitter: Über den Kurznachrichtendienst werden oft Kurz-URLs verbreitet, weil die komplette Web-Adresse den 140-Zeichen-Rahmen sprengt. Der Nutzer sieht den Link, weiß aber nicht, ob dieser eventuell zu einer mit Viren oder Trojanern verseuchten Seite führt. "Nur Links von vertrauenswürdigen Personen anklicken!", empfiehlt deshalb Franitza. "Man darf nie vergessen: Das sind keine Computer-Freaks und keine pickeligen Teenager, die dahinterstecken. Das sind Kriminelle, die damit professionell ein Geschäft betreiben."

Das Firmen-Image schützen

Neben rein physischen Schäden sind auch Datenschutz und Firmenimage gefährdet. Beim Twittern und Verschicken von Statusmeldungen via Facebook und VZ geht Arbeitszeit verloren.

Ein Imageschaden droht, wenn Beschäftigte wie bei den eingangs genannten Beispielen ihre Unzufriedenheit öffentlich machen. Mitarbeitern sei die Tragweite von Äußerungen innerhalb eines sozialen Netzwerkes nicht immer bewusst, sagt Felix Fiek, stellvertretender Vorsitzender der Fachgruppe Social Media im Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW).

Auch Fiek empfiehlt daher eine klare Handlungsanweisung am Arbeitsplatz. "Jedes Unternehmen muss klare Spielregeln aufstellen, auch wenn die Nutzung von Social Media ausdrücklich erwünscht ist." Der BVDW hat zur Orientierung einen Leitfaden für Unternehmen veröffentlicht.

Und selbstverständlich muss daneben jeder Beschäftigte das Einmaleins der IT-Sicherheit kennen. Oft fängt es schon beim fehlenden oder schwachen Passwort an. "Das führt immer wieder dazu, dass auch weniger begabte Hacker mit einfachen Werkzeugen Konten von Social Media oder E-Mail übernehmen", sagt Sascha Pfeiffer, Principal Security Consultant, vom Software-Entwickler Sophos.

Wer innerhalb der Firma mit sensiblen Informationen umgeht und Social Media für sein Geschäft nutzt, muss entsprechend geschult sein, empfiehlt Pfeiffer. "Wenn ich zum Beispiel in Netzwerken Kontakte in Zielfirmen suche, kann das weitreichende Konsequenzen haben, da ich die virtuelle Identität meines Gegenübers nicht verifizieren kann." Denn natürlich ist Social Networking nicht nur Vergeudung von Arbeitszeit. Es ist in vielen Firmen ein essenzieller Bestandteil der Informationsbeschaffung und-weitergabe sowie der Kontaktaufnahme geworden, so Pfeiffer.

Technische Sicherungsmaßnahmen seien aber nur begrenzt einsetzbar. Wer hundertprozentige Sicherheit haben will, muss eine Internetanbindung in sensiblen Bereichen technisch ausschließen.Leitfaden: Social Media im Unternehmen

Wie sollten sich Unternehmen und ihre Beschäftigten in sozialen Netzwerken verhalten? Der Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) hat einen Leitfaden mit zehn Tipps veröffentlicht. Vorneweg empfehlen die Autoren die Definition von Zielen, die man im Social Web verfolgt. Eine elementare Regel für die Kommunikation: Geheimnisse sind geheim und Interna bleiben intern. Kritik sollte ausschließlich intern geäußert werden und nicht nach außen dringen.

Die private Nutzung von sozialen Netzwerken gehört eingeschränkt. Wenn geschäftliche Ziele verfolgt werden, ist eine kontinuierliche Kommunikation in den Netzwerken wichtig. Die Web-Adresse zum Leitfaden ist erhältlich über den Link-Service von Creditreform. Schreiben Sie eine E-Mail mit dem Betreff "Social Media" an: creditreform-service@fachverlag.de.

Auch die Benimm-Experten vom deutschen Knigge-Rat haben zehn Regeln für das Verhalten in sozialen Netzwerken aufgestellt. Inhaltlicher Schwerpunkt ist zwar die private Nutzung, es gibt aber auch Tipps für das Geschäftsleben. Die erste Empfehlung: Nutzer sollten ihre favorisierten Netzwerke sorgsam auswählen. Aufdringliche Werbung gilt es aber zu vermeiden. Wer nur "verkaufen" will, läuft Gefahr, ignoriert zu werden.

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