KÖLN. Die Dienstwagen der Mitarbeiter sucht der Chef noch selbst aus, geleast werden sie beim immer gleichen Autohändler nebenan, die Sekretärin kümmert sich um Schadensmeldungen bei der Kfz-Versicherung und heftet Tankquittungen ab. So sieht das Flottenmanagement in vielen kleinen und mittelständischen Betrieben aus. Und das, obwohl kleine Unternehmen bei den Full-Service-Anbietern inzwischen gern gesehene Kunden sind. "Langsam setzt sich die Erkenntnis durch, dass man mit dem Auslagern der Flottenverwaltung und Leasing finanzielle Sicherheit haben kann und sich viel lästige Arbeit erspart", sagt Albert de Cillia, Geschäftsführer von GE Fleet Services in Neu-Isenburg. Der Fuhrparkmanagement-Dienstleister will Firmenchefs entlasten: Seine Spezialisten schließen im Auftrag der Firma Kfz-Versicherungen ab, achten auf Wartungstermine und kontrollieren regelmäßig die Fahrerlaubnis der Dienstwagen-Besitzer. Bei einem Unfall sorgen die Anbieter außerdem für einen Ersatzwagen und kümmern sich um Reparatur oder Verschrotten des Unfallwagens.
Besonders für den gehobenen Mittelstand interessant ist das europaweite Steuern ihrer Flotten durch einen externen Fuhrparkmanager. Denn: Werden die Dienstwagen über eine zentrale Stelle koordiniert, sparen Unternehmer bares Geld. "Europäisches Flottenmanagement senkt die Kosten um durchschnittlich 15 Prozent", erklärt Philipp Waldmann, Experte beim Fuhrparkmanagement-Dienstleister Fleetlogistics. Unternehmen sparen, weil sie die Kosten aller Fahrzeuge in Europa vergleichen können. "Außerdem erhalten sie durch europäische Rahmenabkommen mit jedem Auto, das sie vom gleichen Anbieter abnehmen, mehr Rabatt", sagt Waldmann.
GE-Chef Albert Cillia rechnet vor, dass ein Dienstwagen bis zu 10000 Euro Vollkosten jährlich verursachen kann. Geht man nach der Rechnung des Flottenmanagement-Anbieters Masterlease kommen in großen Betrieben jedes Jahr 50 bis 200 Millionen Euro für den Fuhrpark zusammen. Kein Wunder, dass sich die Firmenchefs von Fuhrpark-Dienstleistern bei Sparen helfen lassen: "Das Thema wird im gehobenen Mittelstand sehr stark auch von Finanzinvestoren getrieben", weiß Fuhrpark-Experte Waldmann, "Auf der Suche nach Rationalisierungspotenzialen stoßen sie ziemlich schnell auf den Fuhrpark". Denn dieser sei nach Personal und Gebäude meistens der drittgrößte Kostenblock.
Verwalter von Mini-Flotten bis zu 50 Fahrzeugen sind mit dem eigenständigen Vergleichen von Konditionen dennoch häufig besser beraten: "Für einen kleinen Fuhrpark lohnt sich Full-Service-Leasing nur in Ausnahmefällen", weiß Peter Hellwich, Fuhrparkberater und Experte der Dekra-Akademie in Stuttgart. Etwa wenn die Flotte aus weitgehend baugleichen Pkw besteht oder wenn alle Fahrzeuge vom selben Hersteller stammen. Häufig bestehen Mini-Fuhrparks aber aus unterschiedlichen Fahrzeugtypen: "Dann ist es günstiger, für jedes Auto die besten Angebote von Händlern, Werkstätten und Versicherungen zu kombinieren", sagt Hellwich. Der Aufwand dieses Schnäppchen-Jagens sei bei kleinen Flotten noch recht gering: "Das sollten die Kleinen nutzen."
Der Berater hat noch mehr Tipps für Mini-Fuhrparkverwalter parat: So lohnt es sich, alle Firmenwagen beim selben Händler zu bestellen. Schon ab fünf Wagen winken bei vielen Autohäusern nämlich Großkundenkonditionen. Auch günstige Einstiegsangebote von Leasing-Gesellschaften sind einen Vergleich Wert. Und im Fall einer Reparatur muss nicht immer der Vertragshändler erster Ansprechpartner sein: Findige Unternehmen lassen dort nur Reparaturen machen, die nötig sind, um die Garantie zu erhalten. Um alle anderen Schäden kümmert sich eine günstigere freie Werkstatt.
Eine neue Möglichkeit Fuhrparkkosten zu sparen sind so genannte virtuelle Flotten. Der Kerngedanke: Unternehmen decken den Fahrzeugbedarf nicht über einen eigenen Fuhrpark, sondern greifen auf den Fuhrpark eines Dritten zu. Business-Carsharing heißt das Konzept neudeutsch und senkt die Fuhrparkkosten laut einer Studie der Berliner Choice Mobilitätsproviding GmbH um 60 Prozent. Im Unterschied zur eigenen Flotte mit hohen Fixkosten erzeugt das virtuelle Fahrzeugpool nämlich nur Kosten und administrativen Aufwand, wenn tatsächlich ein Wagen in Anspruch genommen wird.
In Deutschland bieten neben Greenwheels, Cambio und der Stadtmobil-Gruppe auch die 100-prozentige Bahn-Tochter DB Rent Business-Carsharing an. Für Firmenkunden können nicht nur an Bahnhöfen in einen stationierten Dienstwagen umsteigen, sondern sich sogar am Firmengelände oder in unmittelbarer Nähe ein Fahrzeugpool bereitstellen lassen und trotzdem nur die Nutzung bezahlen. Die Buchung eines Autos erfolgt online oder telefonisch, eine Kundenkarte öffnet die Zentralverriegelung, der Schlüssel liegt im Handschuhfach. Nach beendeter Fahrt wird der Wagen einfach wieder an der Station abgestellt.
Damit Firmenkunden jederzeit Fahrzeuge verfügbar haben, bieten einige Dienstleister Abonnements an: In einer festgelegten Zeit können die reservierten Dienstautos dann nur von Mitarbeitern gemietet werden. Um die Auslastung des Fahrzeugpools auch in der übrigen Zeit sicherzustellen, werden bei Stadtmobil die auf Firmenstellplätzen stationierten Wagen in der nicht abonnierten Zeit einfach anderen Car-Sharing-Nutzern zur Verfügung gestellt.
