Reisemanagement Den Reiseeinkauf richtig organisieren

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Grafik: Wie lange Geschäftsreisen dauern

Auch die taktischen Aufgaben, also etwa die Formulierung einer Reiserichtlinie, das Aushandeln von Rabatten oder speziellen Preisen mit Fluggesellschaften oder Hotels sollten unternehmensintern erfolgen. „Dafür braucht man aber nicht unbedingt einen  Reisemanager, das kann auch ein guter Einkäufer mit der notwendigen Fachkenntnis machen“, sagt Berater Schmid. Bei den operativen Dingen, also etwa der Buchung komplizierter Reisen mit mehreren Zielen und häufigem Umsteigen, der Reisekostenabrechnung oder dem Reporting plädiert Schmid für das Outsourcing an ein Reisebüro.

Dirk Gerdom, Präsident des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) und im Hauptjob Travel Manager des Software-Produzenten SAP, sieht das im Prinzip genauso. „Es muss jemanden im Unternehmen geben, der beim Thema Geschäftsreisen für Prozesse und Einkauf verantwortlich ist – wie sich der nennt und ob er hierarchisch zur Einkaufsabteilung oder zum Bereich Personal gehört, ist unerheblich.“ Wichtig sei vor allem, dass die Reisenden selbst sich vollkommen auf den Zweck ihrer Dienstreise konzentrieren können und dass sie bei ihren Reisevorbereitungen Rechtsicherheit haben.

Nachhaltigkeitsüberlegungen spielen immer mehr eine Rolle

Dafür sorgt die Reiserichtlinie, in der zum Beispiel geregelt ist, bei welchen Anlässen überhaupt gereist werden darf, wie das Genehmigungsprocedere aussieht und wie gereist wird. Vor allem der erste Punkt gewinnt immer mehr an Bedeutung: „Nicht nur aus Kostengründen, auch aufgrund von Nachhaltigkeitsüberlegungen werden Geschäftsreisen heute kritischer gesehen als früher“, hat Berater Schmid beobachtet.

Grafik: Wie sich die Reisekosten verteilen

Viele Unternehmen sind mittlerweile dazu übergegangen, bei internen Routine-Treffen mit identischem Teilnehmerkreis auf Telefon-, Web- oder Videokonferenzen umzusteigen. VDR-Chef Gerdom: „Auch etliche mittelständische Unternehmen haben inzwischen in solche Techniken investiert – das spart nicht nur Reisekosten, das ist auch besser für die Umwelt.“ Sowieso sei es einer der Trends im Reisemanagement, Instrumente zu schaffen, mit denen die Notwendigkeit von Dienstreisen im Voraus beurteilt werden könnte. „Dazu brauchen wir Kennzahlen, die den Return-on-Investment jeder Reise abbilden“, fordert Gerdom, „dann erübrigt sich auch die unerfreuliche Diskussion, wann und wo Business Class geflogen werden darf.“

Die Frage nach der jeweils erlaubten Flugklasse – und auch, welche Hotelkategorie, welche Bahnklasse oder welche Mietwagengruppe genutzt werden darf – wird in der Reiserichtlinie geregelt. Wichtig, wie bei allen Fragen des Dienstreisemanagements: „Die Reiserichtlinie braucht das Plazet von ganz oben“, sagt Gerdom, „ohne das ausdrückliche Mandat der Geschäftsführung wird es sehr schwer, allgemein gültige Regeln durchzusetzen.“ Ebenfalls ein Problem in vielen Unternehmen: „Manche erliegen einer Regelungswut und das bringt gar nichts.“

Gerdom weiß, wovon er spricht: Der erste Entwurf der SAP-Reiserichtlinie hatte noch knapp 80 Seiten – und damit mehr, als die meisten Adressaten bereit sind zu lesen. Nach der Überarbeitung sind es jetzt noch gut 20 Seiten. „Man kann nicht alles regeln, auch die Eigenverantwortung spielt eine Rolle. Es kommt darauf an, den Reisenden einen gewissen Ermessensspielraum zu lassen.“

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