Die globale Finanzkrise hat auch Japan als eines der weltweit wichtigsten Länder hart getroffen - Firmenschließungen, Entlassungen und ein teilweises Überdenken früherer Strategien sind die nachhaltigen Folgen. Doch auch unter diesen neuen Vorzeichen bleibt Japan ein eminent wichtiger Faktor für die Weltwirtschaft und ein überaus attraktiver Partner für die deutsche Industrie. Japan blickt zudem auf eine einzigartige Historie und eine einzigartigen Entwicklung zurück.
Das Land hat eine Jahrtausend alte Tradition und Geschichte, die früher v.a. durch Abkapselungspolitik und Eroberungskriege auf dem asiatischen Festland geprägt war. Zu jener Zeit war Japan für Europa ein weitgehend unbeschriebenes Blatt. Umso erstaunlicher ist dann die Entwicklung, die das Land und seine Industrien, insbesondere die Automobil- und Computerbereiche, nach Beendigung des zweiten Weltkriegs gemacht haben. Innerhalb weniger Jahrzehnte hat Japan ein wirtschaftliches Wachstum und eine weltweite Expansion erlebt, die in ihrer Dynamik sehr imposant war.
Um Geschäftskontakte mit Japanern vorzubereiten oder auch zu intensivieren, lohnt es sich durchaus, einen näheren Blick auf das Geschäfts- und Kommunikationsverhalten des Landes zu werfen. Lesen Sie heute Teil zwei von drei.
Das erste Gespräch
Für jeden Termin ist es oberstes Gebot, dass Sie nicht verspätet erscheinen. Dies wird als Zeichen mangelnden Respekts und Interesses gegenüber dem japanischen Unternehmen gewertet und kann für Ihre Firma einen Ansehensverlust bedeuten.
Bei der Begrüßung werden die Teilnehmer häufig in der Reihenfolge ihres Ranges vorgestellt. Dies geschieht entweder durch den Mittler oder durch eine in der Vorbereitung involvierte Person, die Informationen zu den einzelnen Vertretern hat. Dann folgt der rituelle Austausch der Visitenkarten. Diese werden mit dem für die japanische Seite lesbaren Teil überreicht und von der gegenüberliegenden Partei mit Respekt empfangen und studiert. Wenn diese nicht schon im Vorfeld gesendet wurden, wird die japanische Seite Ihren Visitenkarten viel Aufmerksamkeit widmen. Sie selbst sollten die Karte Ihres Gegenübers mit beiden Händen annehmen und diese ebenfalls aufmerksam durchlesen.
Nach der Begrüßung werden allgemeine Konversationsthemen aufgegriffen, um eine gute, neutrale Atmosphäre herzustellen. Der japanische Gastgeber stellt Fragen nach der Reise, dem Hotel und den ersten Eindrücken. Fragen privater Natur sollten beantwortet werden. Genauso können Sie Ihrem Gegenüber persönliche Fragen stellen, um Verbindung herzustellen. Zu detaillierte Fragen zur Familie sollten Sie jedoch vermeiden.
Während des Gesprächs wird man häufig mit dem Kopf nicken bzw. "ja" (hai) sagen, um Ihnen zu signalisieren, dass man Ihren Ausführungen (zumindest akustisch) folgt. Nur in seltenen Fällen hat das "Ja" etwas mit direkter Zustimmung zu tun. Das "Nein" (iie) wird in der Kommunikation nur selten eingesetzt. Japaner verwenden eine eher indirekte Kommunikationsform, die für Ausländer nicht immer leicht zu verstehen ist. Daher ist der Einsatz eines guten Dolmetschers sehr wichtig.
Im Rahmen wichtiger Kontakte überreicht man dem höchstrangigen Gesprächspartner am Ende der ersten Begegnung ein Gastgeschenk. Dieses sollte die Wertschätzung für das japanische Unternehmen ausdrücken und qualitativ hochwertig sein. Die japanische Seite wird sicherlich ebenfalls ein Geschenk vorbereitet haben. Es darf schon vorher erklärt werden, was das Geschenk beinhaltet, auspacken sollten Sie es jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt.
Die Verhandlung Die Kosten für einen guten Dolmetscher sollten nicht gescheut werden. Mentalitätskenntnisse der westeuropäischen wie japanischen Seite sind wichtig, ebenso ist es von Vorteil, wenn der Dolmetscher mit Produkten und Technologien des deutschen Unternehmens vertraut ist. Die japanische Seite wird oft, auch wenn ihre Englisch- oder Deutschkenntnisse durchaus gut sind, einen Dolmetscher heranziehen. Dann die kurzen Übersetzungsunterbrechungen bieten eine gute Gelegenheit, die gegenüberliegende Seite zu beobachten und sich auf die nächsten Schritte einzustellen.
Bei Besprechungen gibt die Sitzordnung einen Aufschluss über die Rangordnung der japanischen Geschäftspartner. Der mittlere Platz am Tisch ist oft dem ranghöchsten Manager vorbehalten, neben ihm sitzen seine Mitarbeiter nach hierarchischer Position. Ganz am Rand sitzen meist die für die Protokollierung zuständigen Assistenten. Die ausländischen Gäste sitzen auf der gegenüberliegenden Seite des Tisches mit dem Blick zur Tür.
Am Anfang steht wiederum der Smalltalk. In Besprechungen sollten Sie es in aller Regel vermeiden, "amerikanisch" oder auch "westeuropäisch" zu verhandeln, d.h. schnell, direkt und informell zur Sache zu kommen. Die Prioritäten hier sind gänzlich anders. Im Vordergrund steht zunächst der Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung. Wichtig ist, dass die Verhandlungspartner ein harmonisches Abstimmungsumfeld für das weitere Vorgehen finden. Direkt auf geschäftliche Anliegen zu kommen wäre falsch. Erst in einem zweiten Schritt werden die zu verhandelnden Themen angesprochen. Aufgrund dieser anderweitigen Prioritätensetzung der Japaner empfiehlt es sich, genügend Flexibilität mitzubringen und sich vom eigenem Unternehmen oder Auftraggeber nicht zu sehr die Hände binden zu lassen.
Die eigentliche Besprechung geht mit der Vorstellung des eigenen Unternehmens und der Produkte los. Dabei werden meist Informationen vorgetragen, die bereits aus den vorher zugesandten Materialien wie auch von der Unternehmenshomepage bekannt sind. Trotz intensiven, beidseitigen Vorrecherchen über den Geschäftspartner, geht es immer noch um das Kennenlernen und das langsame Herantasten an die Kernthemen.
Halten Sie Ihre Präsentation nicht zu humorvoll ab, bleiben Sie stringent und geben Sie am Anfang einen Überblick über das, was Sie präsentieren wollen. Betonen Sie in Ihrer Präsentation ruhig die Vorzüge Ihrer Firma, Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Tradition und der Stolz, für ein Unternehmen zu arbeiten, sind in Japan bekannt und nach wie vor akzeptiert. Vermeiden Sie aber Übertreibungen. Sofern im Adressatenkreis wenig Englisch verstanden wird, sollte man die Präsentation auf Englisch vortragen und zumindest die Dokumentation, die man vorab verteilt ("handout documentation"), auch auf Japanisch verfassen.
Nun etwas zu den Vertragsentwürfen: Im Gegensatz zur westlichen Einstellung, die zugrunde liegenden Vertragsentwürfe in der Regel Punkt für Punkt durchzugehen, zu diskutieren und dabei durch gegenseitige Konzessionen zu Teileinigungen und letztendlich zu einer Gesamteinigung zu kommen, haben die Japaner wie viele asiatischen Verhandler eine etwas andere Vorstellung: Sie sehen die Vertragsdokumente als Ganzes und werden Konzessionen nicht beim Durchgehen der einzelnen Punkte, sondern erst viel später, d.h. nach Diskussion des ganzen oder zumindest eines Großteils der Verträge machen. Wenn es dann zu Konzessionen kommt, sind japanische Verhandler bewundernswert ausdauernd. Obwohl es angebracht ist, ähnlich zäh zu sein, sollten Sie die Wichtigkeit der Harmonie nicht vergessen und deshalb eine gute Atmosphäre in und um die Verhandlung erhalten. Hier gilt umso mehr: Zäh, aber immer freundlich.
Es ist wichtig, bei Verhandlungen Geduld zu zeigen, zuzuhören und Fragen gewissenhaft zu beantworten, auch wenn sich verschiedene Fragen ähneln sollten. Ein erfolgreiches Verhandeln in Japan erfordert viel Anpassung, Konsistenz und Geduld. Hinzu kommt, dass in diesem Land eine andere Einstellung zur Zeit besteht. Die Uhren laufen dort u.a. bei der Anbahnung von Geschäftskontakten langsamer als in Deutschland. Deswegen ist es empfehlenswert, genügend Zeitreserven einzuplanen. Denn erste Geschäftsgespräche führen selten zu Entscheidungen oder Zusagen von japanischer Seite. Da Japaner ihre Verpflichtungen sehr ernst nehmen, geht mit Geschäftsabschlüssen ein langer Abstimmungsprozess einher. Man sollte es daher tunlichst vermeiden, die japanische Seite unter Zeitdruck zu setzen.
