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Digitale Transformation meistern – Teil 2 Wie wird ein Handwerksbetrieb digital?

Quelle: rawpixel.com/Adobe Stock

Von Zettel und Stift zur Mobil-App: Die Sicherheitsexperten der Reif GmbH haben betriebliche Kernprozesse digitalisiert. Was für den Erfolg der Transformation entscheidend ist, erklärt Betriebseiter Andreas Baumann.

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So mancher klassische Handwerksbetrieb tut sich schwer mit der Digitalisierung: Welche Abläufe sollen digitalisiert werden? Wie macht man das? Ist das überhaupt nötig? Die Reif GmbH aus Heroldstatt hat ihre Antworten auf diese Fragen gefunden. Nicht kleckern, sondern klotzen, sagte sich das inhabergeführte Familienunternehmen von der Schwäbischen Alb – und überführte die drei Geschäftsbereiche Projektgeschäft, Service und Wartung ins digitale Zeitalter. „Für uns ist klar: Dem digitalisierten Handwerk wird die Zukunft gehören“, sagt Andreas Baumann, Betriebsleiter und Verantwortlicher für die digitale Transformation. Für diesen Kraftakt wurde Reif mit dem regionalen Digital Champions Award der Telekom ausgezeichnet.

Wenn der gesamte Geschäftsprozess digital wird

Die 39 Mitarbeiter von Reif planen, warten und reparieren Sicherheitstechnik. Videosysteme, Brandmeldeanlagen, Zutrittskontrolle und Zeiterfassung sind einige der Domänen des Betriebes. Alles sensible Produkte, da darf nichts schiefgehen. „Wir haben bei der Service-Annahme und der Projektabwicklung hohe Informationsflüsse zwischen uns, dem Kunden und zum Beispiel dem Architekten. Gehen Informationen verloren, kann das gesamte Projekt scheitern“, so Baumann. Deshalb stellte man die gesamte Kommunikation um. Nun läuft alles digital ab: Die Erfassung des Kundengesprächs, die Auftragsabwicklung, die Materialbestellung, die technische Dokumentation. Die Techniker im Außendienst erhalten ihre Wartungs-Aufträge mittels einer App direkt auf das Navigationsgerät im Fahrzeug – inklusive aller Infos zum Kunden und etwaiger Besonderheiten vor Ort. Auch das Fahrtenbuch wird nun digital geführt.

Der Weg dorthin war kein leichter. „Man muss altbewährte Prozesse hinterfragen, ob sie in der heutigen Zeit so noch Sinn machen. Das dauert und muss immer wieder kommuniziert werden“, so Baumann. Besonders wichtig: Klare Ziele definieren, was mit Digitalisierung erreicht werden soll. Für die Reif GmbH seien das zum Beispiel die Verringerung der Reaktionszeit beim Service gewesen oder kaufmännische Nebentätigkeiten der Techniker zu automatisieren. Unterm Strich steigern alle Maßnahmen die Gesamteffizienz des Unternehmens. Unerlässlich für den Erfolg ist es, dass alle an einem Strang ziehen. Die Mitarbeiter müssen für die Transformation begeistert werden. „Dazu haben wir immer transparent gearbeitet und die Belegschaft schon bei der Ideenfindung mit einbezogen“, erzählt Baumann. „Nicht jeder Vorschlag war zielführend, aber anhören und objektiv diskutieren muss man sie alle.“

Die Transformation von Reif zeigt auch: Schnell und kostenlos ist die Digitalisierung im Handwerk nicht zu bekommen. Die Planung und Einführung aller Innovationen habe einige Zeit in Anspruch genommen, sagt Baumann. „So ein Projekt muss kontinuierlich begleitet werden – auch später noch.“ Der finanzielle Aufwand: zwischen 85.000 und 100.000 Euro. Die Investition solle sich nach drei Geschäftsjahren amortisiert haben, sagt Baumann und fügt – ganz der Schwabe – hinzu: „Die drei Jahre sind irgendwann vorbei, das Sparen geht weiter.“

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