Kollaboration in der Disruption: Wie Cloud eine neue Balance zwischen Büro und Homeoffice schafft

Besondere Situationen wie die Corona-Pandemie können die Organisation und Kommunikation von Unternehmen empfindlich ausbremsen. Doch das muss nicht sein, wie die Firma Unify beweist.

Besser kommunizieren und arbeiten im virtuellen Raum: Mit Unify Office soll es möglich sein.
(Quelle: Unify/Atos)

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Die weitreichende und schnelle Zunahme von Remote Working beziehungsweise Arbeit aus dem Homeoffice als Reaktion auf die globale Pandemie hat Unternehmen in allen Branchen gezeigt, wie sinnvoll und notwendig robustere sowie flexible Business-Continuity-Programme sind, einschließlich der dazugehörigen Technology-Consumption-Modelle. Agile Unternehmen konnten sich schnell mit der neuen Situation arrangieren und haben ihre Geschäftskommunikation über Cloud-Services aufrechterhalten. So blieben keine Informationen auf der Strecke – weder unter Kollegen noch im Zusammenspiel mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Der unfreiwillig schnelle Schritt ins Homeoffice hat exemplarisch gezeigt, dass Cloud-Lösungen wie Unified Communications & Collaboration as a Service (UCCaaS) die Flexibilität bieten, die Unternehmen benötigen, um in besonderen Situationen den Fortlauf des Geschäftsbetriebs sicherzustellen.

Was beim Arbeiten zu Hause wichtig ist

Schon bevor Unternehmen ihre Mitarbeiter aufgrund der Coronapandemie ins Homeoffice geschickt haben, wuchs der Anteil der zuhause oder mobil Arbeitenden in Deutschland stetig an. Bereits vor etwa einem Jahr ermöglichten nach repräsentativen Zahlen des Digitalverbandes Bitkom vier von zehn Arbeitgebern ihren Angestellten das mobile Arbeiten. Im Jahr 2014 lag der Anteil noch bei zwei von zehn Firmen. Eine ebenfalls repräsentative Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) bei 1001 Angestellten im März 2020 ergab, dass sich derzeit 75 Prozent…

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…der Befragten vorstellen können, im Homeoffice zu arbeiten. Zwei Drittel erwarten von ihrem Arbeitgeber sogar, dass er mit entsprechenden Lösungen auf sie zukommt, wobei 45 Prozent der Arbeitnehmer nicht glauben, dass ihr Unternehmen technisch dazu in der Lage ist. Neben der nötigen Technik, gibt es aber noch weitere Aspekte, die beim Arbeiten im Homeoffice wichtig werden. Ein Überblick über Arbeitsorganisation, -kultur, Technologie, IT-Sicherheit sowie steuerliche und rechtliche Fragen.

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Wer im Homeoffice ist, begegnet sich nicht auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder im Konferenzraum. Sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte sind klare Absprachen umso wichtiger, damit bestehende Aufgaben auch dann zuverlässig erledigt werden, wenn die persönliche Kommunikationsebene entfällt. Je öfter die räumliche Trennung besteht, desto wichtiger sind deutliche und terminierte Aufgabenverteilungen. Ebenso wichtig: Das Ergebnis zählt. Die Grundlage dafür liegt darin,…

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… Dateien verfügbar zu machen: Es ist nicht allein eine Frage der Technik, sondern auch der Arbeitskultur, wo Daten in einem Unternehmen gespeichert und bearbeitet werden: Präsentationen, Kalkulationen oder andere Dateien, die für den Arbeitsalltag wichtig sind, liegen für reibungsloses mobiles Arbeiten am besten gesichert in der (Unternehmens-)Cloud. Klare Regeln sind auch hierbei wichtig: Was muss dauerhaft in der Cloud verfügbar sein? Was soll mit Kollegen geteilt werden, zum Beispiel in einem abgetrennten Cloudbereich, und was darf in keinem Fall in die Cloud hochgeladen werden? Apropos…

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…Arbeiten in der Cloud: Lösungen wie zum Beispiel Office 365 von Microsoft können Dateien nicht nur in der Cloud speichern, sondern sie dort auch direkt bearbeiten. In meist abgespeckten Versionen der eigentlichen Programme sind die Grundfunktionen für das Bearbeiten von Texten, Tabellen, Präsentationen und E-Mails auch über den Browser verfügbar. Mitarbeiter ohne Firmen-Notebook können so ebenfalls im Homeoffice arbeiten, wobei das eingeschränkte Arbeiten kein Dauerzustand sein sollte. Vor allem für Unternehmen mit einer kleinen IT-Abteilung sind Lösungen…

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...as-a-service sinnvoll, denn diese Art der Software-Nutzung ist besonders flexibel und je nach Leistungsangebot auch wartungsarm, sicher und stets auf dem neuesten Stand. Vielfach übernehmen Anbieter den gesamten technischen Support, der in diesem Zusammenhang nötig ist. Unternehmen können die Leistungen ganz an ihre Bedürfnisse anpassen und dadurch ihre Produktivität und Effizienz erhöhen. Telekommunikationsanbieter wie die Deutsche Telekom bieten etwa ein reichhaltiges Software-Angebot, das besonders auf den Mittelstand zugeschnitten ist.

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Top am Telefon: Für Kollegen und Kunden so erreichbar zu sein wie im Büro, ist die Grundbedingung für gute Arbeit im Homeoffice. Dazu zählt auch der Telefonkontakt. In Unternehmen mit IP-Telefonie sind Mitarbeiter dank der Technik einfach an ihrem Notebook unter ihrer Telefonnummer zu erreichen. Ein Headset steigert die Sprachqualität, nicht nur bei Vieltelefonierern. Wem keine IP-Telefonie zur Verfügung steht, der leitet seine Büronummer klassisch aufs Firmenhandy um.

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Zukunftsorientierte Entscheider haben nach den zurückliegenden Pandemie-Monaten erkannt, dass sich die Rahmenbedingungen der Arbeit für immer verändert haben. Herausforderungen in Bezug auf Security, Produktivität, hohe Verfügbarkeiten sowie Work-Life-Balance werden die Nachfrage nach agilen Arbeitsplatzlösungen und dem schnellen und bequemen Zugriff auf Technologie und Tools erhöhen. Zunehmend virtuelle Organisationen sowie sich entwickelnde Anwendungsfälle wie Telemedizin und Fernunterricht werden zu einer erheblichen Nachfrage nach Cloud-Kommunikation, digitaler Zusammenarbeit und Contact-Center-Diensten führen.

Unternehmen, die sich für die digitale Transformation einsetzen, stellen bereits heute zuverlässige, sichere und erweiterbare UCCaaS-Lösungen bereit, welche einen großen Funktionsumfang bieten, um den vielfältigen und sich entwickelnden Anforderungen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Um einen langfristigen Erfolg sicherzustellen, benötigen solche Organisationen vertrauenswürdige Partner, die ihre Cloud-Migrationsreisen unterstützen.

Unify Office by RingCentral bietet überzeugende Vorteile

Unify Office basiert auf einer branchenführenden Cloud-Kommunikationsplattform, um einen flexiblen Verbrauch der technologischen Ressourcen zu ermöglichen und den sich ständig ändernden Anforderungen der zunehmend mobilen und stark verteilten Belegschaft gerecht zu werden. Zu den spezifischen Vorteilen von Unify Office gehören unter anderem:

• Hybride on-Premise-/Cloud-Integration sowie eine breite Auswahl an Kommunikationsendpunkten, einschließlich der Wiederverwendung vorhandener Unify-Endgeräte
• Einzigartiges Migrationstools zur Automatisierung des Wechsels von bestehender Telefonie-Installation (z.B. OpenScape) zur Cloud
• HD-Sprachtelefonie, Audio- und Videokonferenzen, Bildschirm- und Dateifreigabe, Aufzeichnung, Gruppengespräche und persistentes Messaging, Team Spaces, Aufgabenverwaltung und Internetfax
• Überzeugende mobile Funktionen und eine nahtlose Benutzererfahrung auf Desktop-Telefonen, PCs, MACs und Mobilgeräten
• Integration von gängiger Drittanbieter-Software (zum Beispiel Microsoft Teams, Google, CRM-Tools wie Salesforce und ServiceNow, Geschäftsanwendungen) und flexible Schnittstellen für zukünftige individuelle Integrationen
• Einhaltung der Datenschutzbestimmungen für Rechenzentren in den jeweiligen Ländern und Weltregionen (im Speziellen EU-DSGVO)
• Integration in branchenführende Cloud Contact Center-as-a-Service-Lösungen (CCaaS)

Ricardo Lötje, Vice President Channel Deutsche Telekom bei Unify/Atos.

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„Die digitale Transformation hat bereits begonnen und Cloud-Lösungen sind längst kein Hindernis mehr, da sie nicht nur die Flexibilität bieten, welche wettbewerbsfähige Unternehmen und deren Mitarbeiter heute benötigen, sondern auch die Hochverfügbarkeits- und Sicherheitsanforderungen des Marktes treffen“, sagt Ricardo Lötje, Vice President Channel Deutsche Telekom bei Unify/Atos. „Die Telekom ist ein wichtiger Bestandteil unseres Atos Unify Partnernetzwerks und zählt hier auch zu den größten Partnern. Das Atos-Unify-Partnernetzwerk ist ein Verbund von Unified-Communication-&-Collaboration-Partnern (UCC), die gemeinsamen Kunden die besten Lösungen bereitstellen möchten, die der UCC-Markt zu bieten hat. Seien Sie jetzt dabei und starten Sie jetzt mit Ihrer ganz persönlichen digitalen Transformation.“