5. Beschäftigte Menschen halten sich alle Türen offen. Produktive Menschen schließen Türen.
Als junger Mensch ist es richtig, sich alle Optionen offen zu halten und alles auszuprobieren. Es ist richtig, reisen zu wollen, eine neue Sprache zu erlernen, einen Berg zu besteigen, sich an der Universität einschreiben oder in einem anderen Land leben zu wollen. Aber ab einem bestimmten Punkt im Leben muss man sich fokussieren. Mit 20 Jahren ist das größte Kompliment, das man bekommen kann, dass man großes Potential habe. Mit 40 gesagt zu bekommen, man habe viele Möglichkeiten, ist weniger erbaulich. Und wer mit 60 gesagt bekommt, in ihm schlummere großes Potenzial, der darf sich zu Recht beleidigt fühlen.
6. Sehr beschäftigte Menschen sprechen darüber, wie viel sie zu tun haben. Produktive Menschen lassen die Ergebnisse für sich sprechen.
Stephen King sagt: ”Ein Schriftsteller produziert Wörter. Produziere Wörter, dann bist Du ein Schriftsteller. Wenn Du keine Wörter produzierst, bist Du kein Schriftsteller”. Es ist ganz klar eine binäre Sache.
Ich habe zunehmend weniger Interesse daran, was Menschen mir erzählen, was sie machen werden - ich frage danach, was sie bereits geleistet haben. Die Leistungen der Vergangenheit sind die einzigen guten Indikatoren für die zukünftigen Leistungen.
Denn sich produktiv zu fühlen ist nicht das gleiche, wie produktiv zu sein. Das ist wichtig, Ich kann mich sehr produktiv fühlen, während ich Mincraft spiele. Ich kann mich unproduktiv fühlen, während ich einen ausgezeichneten Blog-Beitrag schreibe.
So fällt das Nein sagen leichter
Machen Sie sich klar, warum Ihnen das Nein sagen schwer fällt. Haben Sie Angst vor Ablehnung, vor Verlust von Sympathien, Retourkutschen? Malen Sie sich die Konsequenzen Ihrer Ablehnung aus: Was kann denn schlimmstenfalls passieren, wenn Sie Nein sagen?
Bevor sie zu etwas Ja oder Nein sagen, denken Sie in Ruhe darüber nach: Haben Sie Zeit, sich um den Hund Ihres Nachbarn zu kümmern? Wen oder was müssen Sie dafür vernachlässigen? Müssen Sie Ihr Hobby vernachlässigen, weil Sie die Abendrunde mit dem Nachbarshund drehen müssen? Wie groß ist der Druck, der Ihnen durch diese zusätzliche Aufgabe entsteht?
Machen Sie sich klar, wem und was Sie Ihre Zeit opfern wollen. Machen Sie nichts, das Ihnen unwichtig erscheint, wenn Sie dafür Ihrer Meinung nach Wichtiges vernachlässigen müssen.
Wenn Sie prinzipiell bereit sind, beispielsweise dem Kollegen beim Umzug zu helfen, bloß nicht den ganzen Tag dafür Zeit haben, sagen Sie das. Setzen Sie zeitliche Grenzen.
Auch in anderen Bereichen gilt: Kommunizieren Sie, was Sie bereit zu tun sind und was nicht.
Sagen Sie nicht: „Ich würde ja sehr gerne, aber mein Partner wird dann wieder sauer...“ oder ähnliches. Sondern sagen Sie klar, dass Sie etwas nicht wollen oder keine Zeit dafür haben.
7. Sehr beschäftigte Menschen sprechen darüber, wie wenig Zeit sie haben. Produktive Menschen nehmen sich die Zeit für Dinge, die ihnen wirklich wichtig sind.
Die Zeit, die wir für Entschuldigungen verschwenden, können wir nicht nutzen, um produktiv zu werden. Während beschäftigte Menschen sich also Entschuldigungen zurecht legen, warum sie etwas nicht tun können, nutzen produktive Menschen diese Zeit, um etwas zu tun.
8. Beschäftigte Menschen sind Multitasking-fähig. Produktive Menschen fokussieren.
Produktive Menschen sind sich über ihren Fokus im Klaren. Kennen Sie die Pomodoro-Technik? Sie ist hart, aber effektiv. Bestimmen Sie eine Aufgabe, die erledigt werden muss. Stellen Sie einen Wecker auf 20 Minuten. Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis Sie den Wecker hören. Jegliche Ablenkung (ich muss Mails checken, ich muss mir was zu trinken holen, ich muss zur Toilette) lassen sie erst danach zu und stellen die Wecker wieder auf 20 Minuten. Wie viele Pomodoros können Sie an einem Tag vollenden?
9. Beschäftigte Menschen antworten schnell auf Emails. Produktive Menschen nehmen sich dafür Zeit.
Wenn Sie sofort auf jede Mail antworten, teilen Sie Ihren Arbeitsalltag und Ihr Leben in tausend kleine Stücke, um den Prioritäten anderer Menschen zu entsprechen.
Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails
„Welche negativen Auswirkungen ergeben sich aus einem unreflektierten Umgang mit dem Medium E-Mail?“ Der E-Mail-Spezialist Günter Weick, der mit seinen Kollegen von SofTrust Consulting seit 2001 die E-Mail-Kultur internationaler Unternehmen gestaltet, nennt in seinem Buch „Wenn E-Mails nerven“ zwölf potentielle negative Nebenwirkungen.
Eine davon ist die Verschwendung von Arbeitszeit. Beratungsgesellschaften beziffern den Wert der verlorenen Arbeitszeit auf mehrere Milliarden Euro jährlich.
E-Mails haben Suchtpotenzial. Auf lange Sicht leisten die Mitarbeiter so in der regulären Arbeitszeit weniger.
Wer sich von E-Mails treiben lässt, ermüdet schneller, wie Studien belegen. Die ständigen Unterbrechungen durch Emails erhöhen das Bournout-Risiko.
Jeder dürfte es schon mal erlebt haben, dass der Text einer E-Mail falsch verstanden wird. Missverständnisse passieren einfach sehr viel häufiger als in direkten Gesprächen. Zudem treten auch fachliche Fehler leichter auf.
Hierarchien haben sich ja nicht aus Zufall gebildet. Wer berichtet was an wen – das umgeht die E-Mail-Kommunikation viel häufiger, als es alle Beteiligten wahr haben wollen. Vielleicht geht der „kleine Dienstweg“ per Email manchmal schneller, aber das geht zu Lasten von Zuverlässigkeit und Qualität.
Anstatt richtig in Prozessen organisiert zu sein, wird vieles immer wieder als Einzelfall betrachtet. Das ist nicht nur aufwendiger, sondern es passieren auch mehr Fehler.
Soziologen und Psychologen sagen, dass jene Menschen, die vor allem elektronisch kommunizieren, die Fähigkeit und das Interesse verlieren, sich mit Menschen direkt auseinanderzusetzen.
Es gibt viele Themen, in den E-Mails einfach die uneffektivere Kommunikationsform sind (siehe Seite 2). Die Geschäftsvorfälle dauern länger als notwendig und erfordern mehr Aufwand. So manches Thema, das sich per E-Mail über Wochen hinzieht, ist in einer Zehn-Minuten-Besprechung vom Tisch.
Das dringende Kleine im Posteingang wird wichtiger als das wirklich wichtige Große. Auch das ist ein Nachteil der E-Mail-Kommunikation. Umso wichtiger ist es, sich da gut zu organisieren.
Es kommt schnell zu einem Realitätsverlust: Mitarbeiter schicken Dutzende E-Mails durch die Gegend und glauben, sie hätten wirklich gearbeitet. Doch wie produktiv sind die meisten E-Mails wirklich? Hat man für das Unternehmen tatsächlich so viel bewegt, wie man in derselben Zeit hätte können?
Wer über weitere Strecken des Tages auf eingehende E-Mails reagiert, hat folglich weniger Zeit zum Agieren. Das frustriert den Einzelnen und bringt dem Unternehmen wenig.
Jeder will E-Mails schnell vom Tisch haben. Also wo immer möglich gilt da die Devise: weiterleiten statt erledigen.
10. Schwer beschäftigte Menschen wollen, dass auch andere Menschen viel zu tun haben. Produktive Menschen schätzen Effektivität.
Stark beschäftigte Manger zählen die Arbeitsstunden, produktive Manger schauen nur auf das Ergebnis. Beschäftigte Menschen wollen für ihre Anstrengung geschätzt werden. Nicht für ihre Ergebnisse.
11. Beschäftigte Menschen reden darüber, wie sie sich verändern werden. Produktive Menschen machen es einfach.
Verschwenden Sie weniger Zeit darauf, zu erzählen, was Sie machen wollen, sondern überlegen Sie sich den ersten Schritt dahin. Machen Sie genau das. Es ist erstaunlich, wie das Universum die Person belohnt, die aufhört zu reden und einfach mal macht.
Conor Neill ist Dozent an der IESE Business School München/Barcelona und Präsident von Vistage.
