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Abgabetermine Je näher die Deadline, umso höher die Leistung

Wenn das Ende einer Aufgabe absehbar ist, sind viele Menschen motivierter und erledigen sie am Ende gut. Quelle: imago images

Wenn die Frist naht, steigt die Produktivität. Wie hilfreich Deadlines konkret sind und was sie im Hirn auslösen, zeigt eine neue Studie.

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Was Wissenschaftler in aufwendigen Studien ans Licht bringen, ahnt der gesunde Menschenverstand oft schon längst. Umso besser, wenn die akademische Studien es bestätigen: Wer einen Abgabetermin hat, arbeitet zielgerichteter und effizienter. Drei Kognitionspsychologen der Universität Tel Aviv wollten in einer aktuellen Studie herausfinden, warum das Gehirn mit Druck besser arbeitet als ohne.

Maayan Katzir, Aviv Emanuel und Nira Liberman von der Tel Aviv Universität drücken es so aus: Sich dem Ziel annähern heißt, die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns zu verringern. Versagen will schließlich niemand, daher sind Menschen weniger ablenkungsgefährdet, je näher die Deadline rückt. Auch das Interesse für andere Dinge nimmt kurzzeitig rapide ab – schließlich hat man nach Beendigung des Projekts ja wieder Zeit dafür.

In der Wissenschaft heißt diese Gleichung: Nehmen die Opportunitätskosten ab, steigt die Motivation. Um es einmal für den Heimarbeiter in Zeiten von Corona herunterzubrechen: Wenn ich weiß, dass ich spätestens heute Abend den nächsten Netflix-Marathon starten kann, fällt es mir leicht, mich vorher noch einmal zusammenzureißen und den Drang zur Fernbedienung, zum Kühlschrank und meinen anderen Lieblingsablenkungsquellen zu unterdrücken.

Der Nutzen von Abgabeterminen liegt auf der Hand: Die Vereinbarung sorgt für eine höhere Verbindlichkeit, der zeitliche Rahmen für Überblick und Struktur. Wird der Termin aber vom Auftraggeber nicht nachgehalten, kann sich das mit der Verbindlichkeit auch abnutzen. „Pseudo-Deadlines sind ärgerlich: Man liefert, dann wird das Projekt geschoben und man fängt ein halbes Jahr später von vorne an“, erklärt die Wirtschaftspsychologin Cordula Nussbaum. Sie empfiehlt, sich für Aufgabe im Zweifel selbst eine Deadline zu setzen, zum Beispiel in Form eines Kalendereintrags.

Aber Vorsicht bei Aufgaben ohne Lieferfrist: „Wenn von außen keine Deadline kommt, sollte ich mich fragen: Muss ich das überhaupt erledigen? Wenn dann ein vernünftiges Warum kommt, kriege ich auch eine gewisse Dringlichkeit rein“, sagt Nussbaum, die auch als Coach arbeitet.

Leistet das Gehirn unter Druck mehr?

Nun ist es ein Unterschied, ob eine Routineaufgabe zu erledigen ist oder komplexe Aufgaben, die viel Konzentration erfordern. Die israelischen Wissenschaftler wollten in ihrer Studie deshalb herausfinden, ob eine Deadline nicht nur zu erhöhter Anstrengung führt, die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit zu erledigen, sondern gleichzeitig auch die Performance des Gehirns zu neuen Höhen treibt. Ein Detail, das trotz umfassender Studien über den Nutzen von Deadlines bisher noch nicht geklärt wurde.

Sie gehen dabei von zwei Parametern aus: das kognitive Potential der Person und die Geschwindigkeit, mit der sie es nutzt. Die Frage jedoch ist, ob die Lernkurve besonders weit nach oben steigt oder ob sie dies auch noch besonders schnell tut. Beides würde auf einen individuellen Maximalwert hinauslaufen, im Falle gesteigerter Motivation jedoch schneller.

Und sie gehen noch weiter. Wie wirkt sich eine Deadline darauf aus, wie der Arbeitende seine Anstrengung subjektiv erlebt? Führt die Anstrengung zu Ermüdung, so dürfte es keinen Unterschied machen, ob die Tätigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein muss. Die Wissenschaftler aber nehmen an, dass die Ermüdung an die Opportunitätskosten gekoppelt ist und die Müdigkeit mit steigender Motivation entsprechend zum Ende hin sinkt. Also: Das Ziel vor Augen fällt Verzicht auf anderes leichter, die Motivation steigt und die subjektive Erschöpfung sinkt.

Cordula Nussbaum verweist an diesem Punkt darauf, dass es verschiedene Organisationstypen gibt. „Kreative Chaoten sind sehr spontan und flexibel. Viele verfügen über die Kompetenz, auf den letzten Drücker überraschend gute Leistung zu bringen. Das nennt sich Überraschungskompetenz. Auf den letzten Metern vor der Deadline sind sie hochkonzentriert, produktiv, kreativ, liefern ein super Ergebnis ab.“ Im Unterschied dazu gebe es Menschen, die fahrig und unkonzentriert werden, wenn ein Abgabetermin näherrückt und ihnen der Sicherheitspuffer fehlt.

Feedback hilft

Die Experimente der israelischen Psychologen mit 64 Studenten zielten unabhängig von solchen individuellen Organisationstypen aber darauf ab, die Performance des Gehirns unter Druck zu messen. In der Testsituation gab es lediglich zwei Ausreißer nach unten, diese wurden aus der Statistik herausgerechnet. Am Computer mussten die Probanden aus schnell aufeinander folgenden Bildern einen vorher definierten relevanten Teil auswählen und dabei künstlich erzeugte Ablenkungen ignorieren. Kontinuierlich rückgemeldeter Fortschritt beim Erledigen dieser Aufgabe motivierte die Probanden im Durchschnitt zu besserer Performance. Sie holten das Beste aus sich heraus, obwohl nicht die Qualität ihrer Arbeit bewertet wurde, sondern neutral über ihren Fortschritt informiert wurde. Die Kontrollgruppe ohne Feedback schnitt schlechter ab. Das nahe Ende reichte für die kontinuierliche Anstrengung. Frühere Studien hingegen waren von einer kontinuierlich sinkenden Performance ausgegangen, je länger eine Aufgabe dauert. Zudem ging man von gleichzeitig ansteigender Müdigkeit aus.

Das wiederlegt die vorliegende Studie und zeigt damit, dass eine Deadline hilfreich ist, eine Aufgabe schnell und gut zu erledigen. „Wenn nur noch ein Aufgabenblock übrigbleibt, bis die gesamte Aufgabe abgeschlossen ist, muss man das Nachrichtenchecken am Smartphone oder das Ausstrecken der Beine nur noch ein kleines bisschen aufschieben, deshalb ist es nicht so schmerzhaft, wie wenn man es für eine unbekannte Zeitspanne aufschiebt“, begründen die Autoren.

Sie zeigten auch, dass die Ermüdung nicht so sehr mit der Dauer der Tätigkeit zu tun hat, weil sie mit den Opportunitätskosten zusammenhängt. Wichtig ist lediglich zu wissen, wie weit das Ende ist. Heißt: Wenn ich weiß, dass ich es bald geschafft habe, spüre ich keine Erschöpfung mehr.

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