Nahezu überall und zu jeder Uhrzeit können sich Menschen heutzutage miteinander verbinden. Die digitale Revolution macht es möglich. Doch auf der Strecke bleibt häufig der Mensch selbst. Eine von der deutschen Telekom entwickelte Studie soll das ändern. Die Telekom-"eEtiquette" stellt dazu Grundregeln zur Kommunikation im digitalen Büroalltag auf. Das ist wichtig. Denn fast die Hälfte der Büroarbeit wird heutzutage mit Konferenzen, Mails und anderen Arten der Kommunikation verbracht.
Die Person zählt, nicht Ihr Tweet
Egal ob zu zweit oder in der Konferenz - die Blicke sind aufs Display gerichtet. Das ist nicht nur ein Problem im Arbeitsalltag, sondern überall im sozialen Leben. Zwar ist das kein bewusst gesetztes Zeichen für mangelndes Interesse. Für den anderen ist es dennoch ein unangenehmes Gefühl. Daher rät die Telekom: Laptop zu und Smartphone zur Seite wenn man miteinander redet.
Was Knigge empfiehlt
Der Deutsche Knigge-Rat hat für den Umgang mit dem Smartphone eine einfache allgemeingültige Regel: Grundsätzlich sind Nicht-Anwesende zugunsten der Anwesenden zu vernachlässigen. Entsprechend hat das Smartphone im Meetings nichts verloren.
Wer sich in einem Dialog befindet, sollte nicht einfach so einen eingehenden Anruf beantworten. Höflich ist laut Knigge, wer genau erklärt, warum es so wichtig ist, das Gespräch anzunehmen oder eine Nachricht zu lesen. Außerdem sei es angebracht, um Erlaubnis zu bitten, ob man rangehen darf.
Daher gibt der Deutsche Knigge-Rat für das Verhalten im Restaurant klare Regeln vor. Wie im Kino oder Theater hat das Telefon hier nichts zu suchen. Sowohl das Licht als auch das Klingeln, Piepen oder Brummen würden andere Menschen in diesen Situationen stören. Ausnahmen gestattet Knigge, wenn ein Gastgeber noch auf Gäste wartet. Hier wäre es unhöflich das Telefon auszustellen, so dass der Gastgeber nicht mehr erreichbar ist.
Laut Knigge-Rat darf das Smartphone hier sowie in jeder anderen "Wartezeit" genutzt werden. Allerdings sollte es lautlos geschaltet werden. Auch von langen Telefonaten in der Gegenwart anderer ist aufgrund der Lärmbelästigung abzusehen.
Höflich ist nur, wer den anderen in diesen Diskurs mit einbezieht. Sonst verschwindet das Gemeinschaftsgefühl. Der Knigge-Rat empfiehlt Second Screen auf einem Tablet statt dem Smartphone, damit der andere bequemer mithineinschauen kann – sofern er das möchte. Falls nicht, sollte das Smartphone einfach ausgeschaltet bleiben, oder der Abend eben nicht als eine gemeinschaftliche Aktion definiert werden.
Online ersetzt nicht Offline
E-Mails, Video- und Telefonkonferenzen und soziale Medien helfen, Kontakt herzustellen und zu halten. Ein persönliches Treffen ersetzen sie aber nicht. Dabei kann gerade dabei wichtiger informeller Austausch stattfinden. Deshalb sollten sich Geschäftspartner weiterhin auch im realen Leben treffen. Kollegen erst recht.
Cloud-Computing will gelernt sein
Auch das gemeinsame arbeiten in der Cloud birgt neuartige Probleme. Damit das gemeinsame Archiv reibungslos funktioniert, gilt es verschieden Regeln zu beachten. So spart eine nachvollziehbare Benennung von Dateien nicht nur Zeit, sondern schont auch die Nerven ihrer Kollegen. "Gebäudeplan_Einkaufszentrum_Bahnhofstraße" erklärt sich von selbst, "Haus" dagegen nicht. Das gleiche gilt für das Verschieben und Löschen von Dateien. Also: lieber erstmal kommentieren, bevor man zur Tat schreitet.
Anständig Konferieren
Eine gewissen Anstand sollte man immer wahren. Das gilt auch für Telefon- und Videokonferenzen. Auf die persönliche Begrüßung der Konferenzteilnehmer sollte niemand verzichten, auf störende Nebengeräusche dagegen schon. Das Rascheln mit Papier oder Schlürfen des Kaffees stört genauso wie der Straßenlärm, der aus dem offenen Fenster herein kommt. Außerdem sollten Konferenzteilnehmer darauf achten, auch anderen Zeit zum Reden einzuräumen. Sind Sie nicht der einzige der etwas zu sagen hat, denken Sie dran auch den anderen Platz zum reden zu geben. Und da man sein Gegenüber nicht nur hört, sondern auch sieht, sind angemessene Kleidung und ein vorzeigbarer Hintergrund angebracht.
Eigene digitale Ruhezeiten festlegen
Ständige Erreichbarkeit stresst. Schnell wird man zum Getriebenen des eigenen E-Mail-Postfachs oder beantwortet genervt das Telefon. Bevor das passiert, sollte man wieder selbst Verantwortung für seine Erreichbarkeit übernehmen: Wer seine digitalen Öffnungszeiten entsprechend kommuniziert, stößt damit auch niemanden vor den Kopf. Für ein "ich muss mich jetzt in Ruhe in eine Akte einarbeiten und antworte erst in einer Stunde wieder auf E-Mails" hat jeder Verständnis.
