Bürokommunikation: So geht die perfekte E-Mail

Notwendigkeit prüfen

Das sollte immer die erste Frage sein, bevor Sie lostippen. Unwichtige Mails kann man unbeantwortet ignorieren. Und manchmal ist eine Angelegenheit viel schneller erledigt, indem man den Kollegen zwei Büros weiter kurz persönlich anspricht oder zum Telefonhörer greift.

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Betreff klar und deutlich formulieren

Ein klarer Betreff erhöht die Chance, dass eine E-Mail nicht im Spam-Ordner in Vergessenheit gerät oder ungelesen in den Tiefen des Papierkorbs landet. Formulieren Sie den Betreff also schon mit dem Ziel, dem Empfänger einen Leseanreiz zu schaffen. Endloslange Schachtelsätze sind hier unangebracht. Meistens genügt schon ein Stichwort, das den Inhalt beschreibt.

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Layout beachten

Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund ist am besten leserlich. Außerdem machen Sie es dem Leser mit einer verschnörkelten Schriftart unnötig schwer. Versuchen Sie außerdem, Ihre E-Mail in Blöcke zu strukturieren. So kann Ihr Anliegen wesentlich besser herausgestellt werden. Abkürzungen und Verklausulierungen sind eine Zumutung, wenn der Leser nicht auf Anhieb versteht, worum es eigentlich geht.

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Einstellung der Priorität

Wenig glaubwürdig ist auf Dauer, wenn Sie Ihre Mails immer mit einer hohen Priorität versehen. Dies sollten Sie wirklich nur machen, wenn Ihre Nachricht sehr wichtig ist und einen hohen Dringlichkeitswert hat.

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Die passende Anrede

Genauso wie in einem Geschäftsbrief ist in einer E-Mail auf die passende Anrede zu achten. Auch, wenn eine E-Mail vom Aufbau her etwas formloser erscheint, Fehler sind auch hier schnell passiert. Im Zweifel ist ein „Sehr geehrte/r“ immer passend. Alternativ ist ein „Guten Tag“ auch nicht falsch. Die Anrede „Liebe/r“ sollte man allerdings nur wählen, wenn man sich gut kennt. „Hallo“ klingt zu flapsig. Völlig ungeeignet sind „Hi“ oder „Hey“.

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Halten Sie sich am besten kurz

Kaum jemand liest lange Mails. Ein Blogbeitrag bei „Mashable“ zeigt, dass meist fünf Sätze genügen, um dem Empfänger ein Ziel klar vor Augen zu führen. Auf verständliche Formulierungen sollten Sie allerdings trotzdem achten. Die Einhaltung von Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung haben in einer E-Mail immer Priorität. Am besten vor dem Absenden noch einmal gegenlesen.

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Hierauf sollten Sie besser verzichten

Lange Einleitungen, die nichts mit dem Thema der Mail zu tun haben, mögen zwar nett gemeint sein, lenken aber vom eigentlichen Thema ab. Smalltalk und inhaltsleere Phrasen sind in Mails meist unangebracht. Nichts zu suchen haben Emoticons und Chatkürzel in geschäftlichen E-Mails. Eine Empfangsbestätigung sollten Sie nur einfordern, wenn die E-Mail mit einem Einschreiben gleichzusetzen ist. Bei ironischen oder missverständlich zu interpretierenden Kommentaren ist generell Vorsicht geboten. Wenn eine E-Mail einmal versendet ist, lässt sie sich nicht mehr revidieren!

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Keine großen Anhänge verschicken!

Vermeiden Sie, große Datenmengen per Mail zu versenden. Unnötige Datenmengen verstopfen lediglich das Postfach des Empfängers. Und verärgern ihn. Es gibt inzwischen genügend Alternativen, Fotos oder Dokumente anderen Personen zugänglich zu machen: beispielsweise über eine Cloud-Service. Kostenlos können Sie sich unter anderem bei Dropbox registrieren.

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Vergessen Sie nicht die Signatur

Die Signatur gehört zu einer E-Mail genauso wie die Anrede. Achten Sie darauf, dass Ihre Kontaktdaten vollständig sind. Ebenso sollten Sie die Grußformel immer individuell an den Empfänger anpassen.

So verabschieden Sie sich richtig

„Mit freundlichen Grüßen“ ist eine Möglichkeit, eine E-Mail zu beenden. „Viele Grüße“ ist weniger formell, aber immer noch angebracht und klingt netter als nur „Grüße“. "Hochachtungsvoll" klingt zu gestelzt. Eine angepasste Grußformel wie „Mit herzlichen Grüßen nach Berlin, Düsseldorf, München“ klingt persönlicher. Im umgekehrten Fall erscheinen Grüße aus Köln, Hamburg, Frankfurt weit weniger freundlich, denn hier fehlt der Bezug zum Empfänger.

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