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Bürokommunikation So geht die perfekte E-Mail

Schlechte E-Mails können einen verheerenden Eindruck hinterlassen. Umso wichtiger, dass Sie professionell kommunizieren. Zehn Tipps für die perfekte E-Mail.

Notwendigkeit prüfenDas sollte immer die erste Frage sein, bevor Sie lostippen. Unwichtige Mails kann man unbeantwortet ignorieren. Und manchmal ist eine Angelegenheit viel schneller erledigt, indem man den Kollegen zwei Büros weiter kurz persönlich anspricht oder zum Telefonhörer greift. Quelle: dpa
Posteingang Quelle: Fotolia
Layout beachtenSchwarze Schrift auf weißem Hintergrund ist am besten leserlich. Außerdem machen Sie es dem Leser mit einer verschnörkelten Schriftart unnötig schwer. Versuchen Sie außerdem, Ihre E-Mail in Blöcke zu strukturieren. So kann Ihr Anliegen wesentlich besser herausgestellt werden. Abkürzungen und Verklausulierungen sind eine Zumutung, wenn der Leser nicht auf Anhieb versteht, worum es eigentlich geht. Quelle: Fotolia
Einstellung der PrioritätWenig glaubwürdig ist auf Dauer, wenn Sie Ihre Mails immer mit einer hohen Priorität versehen. Dies sollten Sie wirklich nur machen, wenn Ihre Nachricht sehr wichtig ist und einen hohen Dringlichkeitswert hat. Quelle: Fotolia
Frau ruft mit einem Megaphon aus einem Laptop heraus Quelle: Fotolia
Halten Sie sich am besten kurzKaum jemand liest lange Mails. Ein Blogbeitrag bei „Mashable“ zeigt, dass meist fünf Sätze genügen, um dem Empfänger ein Ziel klar vor Augen zu führen. Auf verständliche Formulierungen sollten Sie allerdings trotzdem achten. Die Einhaltung von Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung haben in einer E-Mail immer Priorität. Am besten vor dem Absenden noch einmal gegenlesen. Quelle: Fotolia
Frau hebt den Zeigefinger Quelle: Fotolia
Keine großen Anhänge verschicken!Vermeiden Sie, große Datenmengen per Mail zu versenden. Unnötige Datenmengen verstopfen lediglich das Postfach des Empfängers. Und verärgern ihn. Es gibt inzwischen genügend Alternativen, Fotos oder Dokumente anderen Personen zugänglich zu machen: beispielsweise über eine Cloud-Service. Kostenlos können Sie sich unter anderem bei Dropbox registrieren. Quelle: Fotolia
Vergessen Sie nicht die SignaturDie Signatur gehört zu einer E-Mail genauso wie die Anrede. Achten Sie darauf, dass Ihre Kontaktdaten vollständig sind. Ebenso sollten Sie die Grußformel immer individuell an den Empfänger anpassen.
So verabschieden Sie sich richtig„Mit freundlichen Grüßen“ ist eine Möglichkeit, eine E-Mail zu beenden. „Viele Grüße“ ist weniger formell, aber immer noch angebracht und klingt netter als nur „Grüße“. "Hochachtungsvoll" klingt zu gestelzt. Eine angepasste Grußformel wie „Mit herzlichen Grüßen nach Berlin, Düsseldorf, München“ klingt persönlicher. Im umgekehrten Fall erscheinen Grüße aus Köln, Hamburg, Frankfurt weit weniger freundlich, denn hier fehlt der Bezug zum Empfänger. Quelle: fotolia
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