9-to-5-Jobs waren gestern: Fast jeder Deutsche liest auch nach Feierabend seine dienstlichen E-Mails. In einer Befragung des Meinungsforschungsinstituts YouGov für die Nachrichtenagentur dpa gaben insgesamt 45 Prozent an, in der Regel mindestens einmal oder öfter nach Dienstschluss in ihr geschäftliches Mailpostfach zu gucken. Etwa 20 Prozent der Befragten werden außerdem mindestens einmal pro Woche nach Feierabend angerufen. Und gut jeder Dritte hat in seinem letzten Urlaub mindestens einmal in seine E-Mails geschaut.
Laut einem Report der Initiative Gesundheit und Arbeit (iga) ist das nicht immer freiwillig: Von rund einem Viertel der Berufstätigen werde erwartet, dass sie auch außerhalb ihrer eigentlichen Arbeitszeiten erreichbar sind.
Die iga, eine Kooperation von gesetzlichen Kranken- und Unfallversicherungen, warnt in dem Zusammenhang vor gesundheitlichen Schäden. "Diese erweiterte Erreichbarkeit kann sich negativ auf die Leistungsfähigkeit und auf die Gesundheit auswirken – selbst wenn sie von den Beschäftigten freiwillig gewählt ist, positiv empfunden oder als notwendig angesehen wird", heißt es in dem Report.
Dass die Deutschen ihren Dauerbereitschaftsdienst als besonders positiv bewerten, kann man jedoch nicht sagen: Laut der YouGov-Umfrage empfindet gut jeder Dritte die ständige Erreichbarkeit inzwischen als "eher" oder "sehr belastend".
Etwa ein Fünftel der Befragten in der Studie gab an, in ihren Schlaf- und Erholungszeiten beeinträchtigt zu sein. Etwa ein Drittel fühlt sich im Familienleben und bei Freizeitaktivitäten während der Woche und am Wochenende gestört. Der Anteil der Beschäftigten, die wegen der permanenten Erreichbarkeit nicht zur Ruhe kommen, sich schlecht erholen oder gedanklich von der Arbeit lösen können, sei außerdem signifikant höher als bei Berufstätigen mit klar abgegrenzter Freizeit, heißt es in der Studie.
Wie Sie die Zahl der E-Mails reduzieren können
Das gefühlte Email-Aufkommen inklusive der Zeit, die Sie für Emails benötigen, unterscheidet sich Erfahrung nach sehr von den realen Werten.
Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an Emails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 Emails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.
Wer 100 Emails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.
Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.
Wenn Sie Emails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.
Überprüfen Sie die Informations-Emails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese Emails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.
Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des Email-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.
Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.
Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr Email-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der Emails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.
Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine Email, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige Email und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine Email mehr als zwei Empfänger haben.
Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzter überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.
Wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.
Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine Email, werden die Empfänger der Email ihn auch wieder mit hinein nehmen.
Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter.
Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per Email. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-Emails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.
Auch Partner leiden
Kein Wunder: Schließlich werden die Erholungsphasen durch Phasen der Arbeit unterbrochen oder verkürzt. Zudem fällt es den Betroffenen schwerer, sich in der Freizeit ausreichend von ihrem Job zu distanzieren und abzuschalten.
Das sagt das Arbeitsrecht zum Thema Urlaubsanspruch
Wer sechs Tage pro Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch von 24 Urlaubstagen pro Jahr, bei einer Fünftagewoche stehen Arbeitnehmern 20 Tage zu und bei einer Viertagewoche 16 Urlaubstage.
Tarif- oder Arbeitsverträge können deutlich längeren Urlaub vorsehen - 30 Tage Jahresurlaub sind in vielen Berufen und Branchen üblich. Die Zahl der Urlaubstage hängt allerdings noch von weiteren Faktoren ab. Verschiedene Personengruppen bekommen mehr bzw. weniger, als andere.
Auch wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt das gesamte Jahr ausgefallen ist, hat er Anspruch auf seinen Jahresurlaub. Diesen kann der Mitarbeiter in den ersten drei Monaten des Folgejahres nehmen.
Bei Jugendlichen ist der Urlaubsanspruch nach Alter gestaffelt: Wer unter 16 ist, bekommt bei einer Fünftagewoche 25 Urlaubstage. Azubis unter 17 Jahren erhalten 23 Urlaubstage, bei unter 18-Jährigen sind es 21 Urlaubstage.
In der Probezeit hat man pro vollem Monat Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Wer also einen Anspruch auf 20 Tage Jahresurlaub hat und nach drei Monaten Probezeit Urlaub nehmen möchte, bekommt fünf Tage frei.
Mitarbeiter mit einer Schwerbehinderung, die fünf Tage pro Woche arbeiten, haben einen Anspruch auf fünf Extraurlaubstage.
Neue Mitarbeiter erwerben ihren vollen Urlaubsanspruch nach sechs Monaten. Wer im Januar anfängt, kann also im Februar noch keine drei Wochen Urlaub nehmen.
Der Urlaubsanspruch ist grundsätzlich aufs jeweilige Kalenderjahr beschränkt. Mitarbeiter müssen daher alle ihre Urlaubstage bis zum 31. Dezember nehmen, sonst verfällt der Anspruch. Wer seinen Urlaub wegen Krankheit, einer Urlaubssperre oder anderen betrieblichen Gründen nicht komplett verbrauchen konnte, kann den Resturlaub jedoch auf das Folgejahr übertragen. Der Resturlaub muss dann in der Regel aber bis zum 31. März genommen werden – es sei denn, Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigen sich auf eine Übertragung über den März hinaus.
Grundsätzlich regelt das Bundesurlaubsgesetz den Urlaubsanspruch. Ein Recht auf bezahlten Urlaub haben alle, die arbeiten gehen: Vollzeitkräfte genauso wie Teilzeitkräfte, befristete oder geringfügig Beschäftigte genauso wie Lehrlinge, Referendare und Volontäre.
Die Vermischung von Arbeit und Privatleben belastet auch die Partnerinnen und Partner: 68 Prozent gaben an, durch die Erreichbarkeit ihres Lebensgefährten beeinträchtigt zu sein. Betroffen davon sind unter anderem familiäre Verpflichtungen, die gemeinsame Urlaubsgestaltung, aber auch Schlaf- und Erholungszeiten. Rund 40 Prozent aller Deutschen stört es, wenn ihre Begleitung im Urlaub berufliche E-Mails liest.
Was die Trennung von Arbeit und Freizeit betrifft, äußerten viele Befragte das Bedürfnis nach klaren Grenzen: Ein Großteil der ständig Erreichbaren (60 Prozent) wünscht sich gesetzliche oder betriebliche Regelungen. Bei ihren Partnern liegt die Quote bei 83 Prozent. Fast 70 Prozent der Lebensgefährten gaben an, die ständige Erreichbarkeit nach der Arbeit sollte komplett entfallen.
