Große Unternehmen arbeiten schon längst mit vernetzten Systemen, um deren Pflege sich ganze IT-Abteilungen kümmern. Dank Cloud-Lösungen erreicht dieser Trend mittlerweile auch kleine und mittelständische Betriebe, für die es bisher wegen mangelnder Ressourcen unmöglich war, daran teilzuhaben. Da dafür jedoch nun kein eigener Server und kein geschultes Fachpersonal mehr benötigt wird, können auch diese von den neuesten Technologien profitieren und ihre Arbeitsabläufe optimieren.
Zum Autor
Frank Schneider ist Betriebswirt und selbstständiger Unternehmensberater. Er hat sich auf die Bereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert.
Die Digitalisierung ist wie Customer Relationship Management
Stellen Sie sich vor: Ein Unternehmen will für sein neues Produkt eine E-Mail-Kampagne starten. Diese soll sich aber nicht an den kompletten Kundenstamm richten, sondern lediglich an diejenigen, für die die Neuerung relevant ist. Wer zu dieser Zielgruppe gehört, soll anhand von Verkaufszahlen aus dem Vertrieb ermittelt werden.
Ohne ein gutes Customer Relationship Management (CRM)-System hat die Marketingabteilung allerdings keinen Zugriff auf diese Daten. Ein Mitarbeiter schreibt also einem Kollegen aus der Vertriebsabteilung eine E-Mail und bittet ihn um die entsprechenden Informationen. Der Empfänger sucht die Daten und überträgt Namen und Adressen nach und nach in ein Word-Dokument, das er dann ans Marketing schickt. Dort muss sein Kollege die Adressen einzeln in sein E-Mail-Programm übertragen. Alles in allem dauert dieser Vorgang mindestens eine Stunde.
Diese Programme und Apps erleichtern den Arbeitsalltag
Mit diesem digitalen Notizbuch für Tablet und Smartphone können wichtige Gedanken schnell festgehalten und genauso schnell wieder abgerufen werden. Mit dem Browser-Addon Web Clipper kann dieses Notizbuch auch mit Fotos und Texten aus dem Internet befüllt werden.
Das Tool Last Pass übernimmt das Speichern der Passwörter für verschiedene Anwendungen und Websites, so dass der User sich nur noch ein Passwort merken muss. Nämlich das für Last Pass.
Diese Online-Festplatte funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie die Cloud. Sie verfügt über eine sehr wichtige Funktion: Dokumente können auch offline bearbeitet und anschließend synchronisiert werden.
Mit diesem Helfer für die Warenwirtschaft können Rechnungen unterwegs erstellt werden. Zusätzlich bietet das Tool auch Auswertungsmöglichkeiten und ein integriertes Online-Banking.
Mit einer CRM-Software hat dagegen jeder Zugriff auf relevante Daten, egal ob er zu der entsprechenden Abteilung gehört oder nicht. So fällt der Mailverkehr schon mal weg. Und da ein gutes System auch über Features verfügt, mit denen sich der Kundenstamm nach seinem Kaufverhalten sortieren lässt, müssen die passenden Adressen nicht mehr manuell gesucht und doppelt übertragen werden. Die E-Mail mit den neuen Produktinformationen an alle passenden Kunden zu verschicken dauert so vielleicht noch zehn Minuten.
Bestehende Prozesse hinterfragen und optimieren
Ein CRM-System ist bei weitem nicht die einzige Möglichkeit, gewohnte Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und dadurch Ressourcen besser zu nutzen. In so gut wie allen Bereichen kann alleine schon dadurch, dass nun mehr Mitarbeiter auf bestimmte Daten zugreifen können, extrem viel Zeit gespart werden.
Widerstand gegen die Digitalisierung
Oft kann eine Software selbst Aufgaben übernehmen, die zuvor manuell erledigt werden mussten. Ein Beispiel dafür sind Nachbestellungen von Waren oder Rohstoffen. Sobald eine Warenwirtschaftssoftware merkt, dass ein bestimmter Bestand zur Neige geht, sorgt sie automatisch dafür, dass Nachschub geliefert wird. So werden ärgerliche Engpässe vermieden, die zu verlängerten Wartezeiten für Kunden führen.
Digital or dead: So überleben Sie die digitale Zukunft
Die Digitalisierung wird mittelfristig das Kerngeschäft der meisten Unternehmen beeinflussen. Führungskräfte müssen analysieren (lassen), wie sich die Spielregeln für ihre Branche verändern und die einzelnen Herausforderungen zu ihrer persönlichen Agenda machen.
Quelle: Digital or dead von Serhan Ili und Ulrich Lichtenthaler
Viele Firmen konzentrieren sich darauf, vor allem die Effizienz ihrer Produktion durch neue Technologien zu stärken. Wer sich aber ausschließlich auf technologiegetriebene Effizienzsteigerung konzentriert, verschenkt in Zukunft Wachstumschancen. Denn diese entstehen durch digitale und analoge Innovationen.
Führungskräfte müssen besonders vielversprechende digitale Lösungen für ihr Unternehmen identifizieren. Wenn sie ein oder mehrere Tools in der engeren Auswahl haben, sollten sie das Ausprobieren der Software im Unternehmen fördern.
Neben dem kurzfristigen Ausprobieren müssen Unternehmen auch langfristig für ihre IT-Zukunft planen. Schließlich sollen die neuen Softwarelösungen, die zum Geschäftsmodell passen, auch in die bestehende Unternehmens-IT integriert werden.
Der Ausgangspunkt der Digitalisierungsinitiative sollte keinesfalls die IT sein. Vielmehr sollten die damit befassten Entscheider zunächst ein klares Bild davon haben, welchen Nutzen die Digitalisierung dem Unternehmen bringen sollte. Auf dieser Grundlage sollte alsdann zunächst ein passendes Geschäftsmodell für die digitalen Aktivitäten entwickelt werden, bevor dieses dann innerhalb der IT tatsächlich umgesetzt wird.
Eine zentrale Gefahr für Industrieunternehmen ist das Auftreten neuer Komplettlösungsanbieter wie Uber, die direkt an der Schnittstelle zum Kunden arbeiten und diese besetzen. Umgehen kann man diese Gefahr mit der Entscheidung für eine interne Digitalisierungslösung.
Eine Stelle wie die des CDO zu schaffen, der die Digitalisierungsbemühungen koordiniert, ist sehr hilfreich. Der Chief Digital Officer braucht aber auch genügend Macht und Einfluss innerhalb des Unternehmens. Wenn sein Posten nur eine Alibifunktion innehat, nützt das wenig.
Über die koordinierende Funktion des Chief Digital Officers hinaus beinhaltet die Digitalisierung eines Unternehmens üblicherweise weitere, größere Veränderungen, die ein gewisses Maß an Beteiligung des ganzen Unternehmens erfordert. Die Unternehmenslenker müssen eine überzeugende Digitalisierungsgeschichte entwickeln, um die Einsatzbereitschaft aller Beteiligten sicherzustellen.
Unternehmen müssen bewegliche und flexible Innovationsprozesse anstoßen und weiterentwickeln - zumindest als Ergänzung für traditionellere, systematische Prozesse. Darüber hinaus ist es unabdingbar, ganze Produktlösungen innerhalb des geschäftlichen Umfelds zu optimieren, anstatt nur einzelne Produktspezifika zu verändern.
Digitalisierung erfordert neue Kompetenzen und beinhaltet oft die Veränderung bekannter und bewährter Geschäftsmodelle. Daraus folgt, dass Unternehmen offen für Hilfe von außen, nämlich von Digitalisierungsexperten, sein sollten, um den größtmöglichen Nutzen aus Innovation und den dazugehörigen Kompetenzen ziehen zu können.
Seit Jahren ermöglichen Clouddienste es auch kleinen Betrieben und Freiberuflern, derartige Software zu nutzen, ohne selber eine ganze Serverfarm bereithalten zu müssen. Anstatt sie zu kaufen, mietet man diese Business-Lösungen lediglich und nutzt - und zahlt - auch nur die Features, die man tatsächlich verwendet. Das bedeutet einerseits weniger Kosten, andererseits eine enorm hohe Flexibilität. Denn dieses Software as a Service-Modell ermöglicht es Mitarbeitern, von überall aus auf wichtige Daten zuzugreifen. Besonders für Angestellte, die häufig im Außendienst unterwegs sind, erleichtert das die Arbeit. Sie können auf Reisen mehr Arbeit erledigen und zudem vor Ort beim Kunden auf alle relevanten Informationen zugreifen. Eine Cloud-Lösung ist also für Unternehmen jeder Größe interessant.
Sorgenkind Datenschutz
Die meisten Bauchschmerzen bereitet Gegnern der scheinbar schwierige Datenschutz der Cloud. Denn was online gespeichert ist, ist für Angriffe anfälliger als Daten auf dem Firmenserver. Das ist zwar richtig, seriöse Anbieter treffen jedoch zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen. Gerade bei den sogenannten Big Four (Amazon, Microsoft, IBM, Google), die sich einen Marktanteil von 54 Prozent teilen, sind sensible Daten also sicher. Zusätzlich sollten Unternehmen ihr Netzwerk per VPN sichern, damit auch die Datenübertragung möglichst sicher funktioniert.
Ein weiterer Kritikpunkt an der Digitalisierung
Viele Neuerungen werden nur der Neuerung wegen eingeführt. Gerade von älteren Mitarbeitern, die jahrelang auf dieselbe Art und Weise gearbeitet haben, hört man dieses Argument oft. Als Unternehmer sollte man sich in der Tat überlegen, in welchen Bereichen ein neues System wirklich Sinn ergibt. Ist man zu dem Schluss gekommen, dass das Programm die Arbeit erleichtern kann, sollte man seinen Mitarbeitern die Vorteile klar aufzeigen und dafür sorgen, dass ihnen die Software Schritt für Schritt erklärt wird. Nur so schafft man Akzeptanz für die neue Technologie, und nur auf diese Weise wird sie tatsächlich so genutzt, dass die Abläufe verbessert werden.
