Effektives Zeitmanagement So verhindern Sie Überforderung
Ein Tag hat 24 Stunden – daran gibt es nichts zu rütteln. Aber es gibt ein paar clevere Tipps, mit denen Sie die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, organisieren und so Stress vermeiden können.
Mit Multitasking ablenken
Manchmal hilft alles nichts: Einige Arbeitsaufgaben können so öde sein, dass selbst die Aussicht auf eine Belohnung nicht motiviert. Aber auch dann können Sie sich austricksen, indem Sie durch Multitasking langweilige Arbeit mit etwas Schönerem verbinden. Das funktioniert vor allem bei Aufgaben, die zwar zeitintensiv sind, aber nicht allzu viel Konzentration erfordern. Schaffen Sie sich selber Anreize, indem Sie mit Ihrem Laptop in ein schönes Café mit WLAN-Empfang gehen und dort arbeiten, oder Ihre Lieblings-Fernsehsendung schauen, während Sie Ihr E-Mail-Postfach aufräumen. Oder legen Sie eine neue CD auf, während Sie Aktenordner sortieren.
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Aufgaben eliminieren
Denken Sie anschließend über alle Möglichkeiten nach, die Sie entlasten könnten – auch die scheinbar unantastbaren: etwa halbtags arbeiten und auf Geld verzichten. Den hilfsbedürftigen Eltern einen Umzug vorschlagen, anstatt jedes Wochenende Hunderte Kilometer in die Heimat zu fahren. Oder einen Entspannungsurlaub im nahen Allgäu planen statt eines dreiwöchigen Stresstrips nach Asien.
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Nein sagen
Anerkennung und Lob sind wichtig, aber Sie können es nicht jedem recht machen. Trauen Sie sich, nein zu sagen. Oftmals ist Ihr Gegenüber weniger enttäuscht, als Sie befürchten. Sie müssen mit Ihrer Entscheidung zufrieden sein.
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Gewissen beruhigen
Sie sind nicht immer verantwortlich, auch wenn Sie sich so fühlen: Früher hätte Sie Ihr Vorgesetzter im Urlaub gar nicht erreicht. Heute müssen Sie entscheiden, ob Ihr Chef den unzufriedenen Kunden selbst besänftigen soll oder Sie Ihre Familie am Strand warten lassen. Vollzeithausfrauen haben Zeit, einen Kuchen fürs Schulfest zu backen, berufstätige Eltern können einen beim Bäcker kaufen – ohne schlechtes Gewissen.
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Termine blocken
So unumstößlich wie Ihre Geschäftstermine müssen auch Ihre eingeplanten Ruhepausen sein. Schreiben Sie sie sich ruhig in den Kalender – auch als Signal an übereifrige Kollegen.
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Technik abschalten
Schalten Sie nach Feierabend und im Urlaub E-Mail-Aktualisierung und Diensthandy aus. Nachrichten, von denen Sie nichts wissen, belasten Sie nicht. Wichtig: Kommunizieren Sie im Vorfeld deutlich intern wie gegenüber Geschäftspartnern und Kunden, wann Sie nicht erreichbar sind. Benennen Sie Ansprechpartner für dringende Fälle.
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E-Mails abarbeiten
Nach dem Urlaub warten Hunderte E-Mails in Ihrem Postfach. Diese ungesehen zu löschen ist rechtlich problematisch. Wichtig beim Abarbeiten: Jede E-Mail, die Sie öffnen, sollten Sie sofort bearbeiten. Sonst fassen Sie manche Nachricht mehrfach an. Das kostet Zeit.
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Frequenz reduzieren
Nach jedem Blick ins Postfach brauchen Sie nachweislich einige Minuten, bis Sie sich wieder auf die unterbrochene Arbeit konzentrieren können. Deaktivieren Sie Ihre automatische E-Mail-Benachrichtigung, arbeiten Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz möglichst nachmittags am Stück ab, und nutzen Sie die produktivste Zeit am Vormittag für Wichtigeres.
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Erledigte Aufgaben abhaken
Dieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern.
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Pausen zulassen
Ein Termin ist geplatzt? Super! Gönnen Sie sich eine Verschnaufpause, und versuchen Sie, die freigewordene Zeit nicht mit neuen Aufgaben vollzustopfen.
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Verpflichtungen auslagern
Klar, Sie können Ihren Computer selbst formatieren, den Haushalt alleine schmeißen und auch noch die Winterreifen wechseln. Wer es sich leisten kann, sollte solche Aufgaben aber an Fachleute auslagern. Vor allem wenn Sie diese Pflichten nur widerwillig erfüllen, sollten Sie, ohne zu zögern, in mehr Freizeit investieren.
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