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Effizientes Arbeiten So wird das Meeting produktiv

Besprechungen fressen Zeit und senken die Produktivität - es sei denn, Sie halten sich an diese wissenschaftlich bewiesenen Tipps für bessere Meetings.

1. Stehen statt sitzenStand up, speak up: Vorbei die Zeiten mit langen Konferenztischen und flätzigen Lederstühlen. Wissenschaftler von der Washington Universität in St. Louis empfehlen Meetings im Stehen. In ihren Experimenten überprüften sie die Gruppendynamik, das Wohlbefinden und die Arbeitsergebnisse von stehenden und sitzenden Gruppen. In fast allen Bereichen schnitt die stehende Gruppe besser ab. Unter anderem beharrten die Teilnehmer weniger auf ihren eigenen Standpunkten und ließen sich schneller von der Diskussion mitreißen. Und außerdem: Ihr Rücken wird Ihnen die kurze Stehpause danken.
2. Koffein weglassenAuch wenn Koffein fast überall zum Büroalltag gehört, in Meetings sollten Männer in Zukunft die Hände davon lassen. Untersuchungen der englischen Psychologin Lindsay St. Claire und ihrer Kollegen der Bristol Universität haben ergeben, dass Koffein die Produktivität von Frauen erhöht und von Männern beeinträchtigt. Die Forscher teilten 64 Probanden in gleichgeschlechtliche Pärchen auf stellten ihnen unterschiedliche Aufgaben. Während die Frauen unter Koffeineinfluss ihre Stressaufgaben meist deutlich schneller erledigen konnten, zeigten „konferierende“ Männerpärchen unter Koffeineinfluss Defizite.
3. Diskussion anregenIn jedem Meeting gibt es Alphatiere, Mitläufer und stille Zuhörer. Oft genug reden immer die gleichen – enorme Denkkapazität  bleibt so aber ungenutzt. Die Birmingham Universität sieht deswegen in einer regen Diskussionskultur einen Schlüssel für effektive Meetings: Jedes Teammitglied soll seine Meinung einbringen und - noch wichtiger - auch jedem widersprechen dürfen. Entscheidend ist dabei die Gruppen- und Diskussionsatmosphäre – und für die muss der Chef sorgen.
4. Video statt TelefonNicht immer sind alle Konferenzteilnehmer auch physisch anwesend, sondern arbeiten in anderen Städten. Trotzdem sollen sie in die Diskussion und den Arbeitstag gleichwertig integriert werden – und das am besten per Videokonferenz. Eine Studie des Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) kommt zu dem Schluss, dass sich 81 Prozent der Probanden durch Videokonferenzen besser in die Arbeit eingebunden fühlten als durch Telefonanrufe, zwei Drittel fühlten sich motivierter und Missverständnisse ließen sich häufiger vermeiden . Und ein weiteres Plus für den Chef: Bei Videoanrufen kann niemand heimlich verschwinden.
5. Pünktlichkeit beachtenEine positive Grundatmosphäre ist essenziell für ein erfolgreiches Meeting. Aber die Stimmung schlägt schnell ins Gegenteil um. Ein einzelner, verspäteter Kollege kann schon ausreichen, denn der absolute Klima-Killer in Meetings ist Unpünktlichkeit. Amerikanische Wissenschaftler um Steven Rogelberg von der Universität North Carolina stellten fest, dass die Stimmung in später begonnenen oder unterbrochenen Meetings sich merklich verschlechterte. Die Teilnehmer fühlten sich „frustriert“, „nicht respektiert“ und „verstimmt“, sobald sich jemand deutlich zu einem Meeting verspätete – und das kommt regelmäßig vor, behaupten sich Wissenschaftler: In etwa 37 Prozent aller Meetings.
6. Kreativ kritzeln Wenn der Kollege während des Meetings auf seinem Block kritzelt oder die Zeitungsbuchstaben vor sich ausmalt, ist das ein gutes Zeichen. Einer Studie des Psychologen Jackie Andrade von der Plymouth Universität zufolge erhöht Kritzeln die Erinnerungs- und Konzentrationsfähigkeit und schützt vor Tagträumen. In seinem Versuch schnitt die kritzelnde Gruppe um 29 Prozent besser ab als die Kontrollgruppe. Also falls es im nächsten Meeting langweilig wird und Tagträume drohen: Bleistift raus und loskritzeln.
7. Ablenkungen verbannenSmartphones, Tablets und Laptops sind Gift für gute Besprechungen. Forscher der Marshall School of Buisness von der Universität South Carolina befragten dazu 550 Angestellte aus mittelständischen Unternehmen. Dabei unterschieden die Befragten zwischen formellen und informellen Meetings. Die Grundstimmung allerdings war gleich: Wer während des Meetings seine Mails checkte, tippte oder sogar telefonierte, sendete unmissverständliche, negative Signale an den Rest der Gruppe. Besonders gestört vom Smartphone-Gebrauch zeigten sich besser verdienende und ältere Kollegen.
8. Zeitpunkt beachtenEin gutes Meeting soll das Team versammeln, zum Austausch anregen und gemeinsam Ziele formulieren. Existenziell dafür ist es, dass auch alle Kollegen Zeit für das Meeting haben. Der Internet-Terminplaner „WhenIsGood“ hat über 100.000 Zeitvorschlägen zu insgesamt etwa 34.000 Terminen der vergangenen zwei Jahre ausgewertet. Das Ergebnis: Die optimale Zeit für ein Meeting ist Dienstag um 15.00 Uhr. Weniger erfolgsversprechend sind dagegen Termine früh am Morgen oder spät am Nachmittag.
9. Füße bewegenEiner Studie der Stanford Graduate School of Education zufolge produzieren Meetings im Gehen doppelt so viele kreative Ideen wie herkömmliche Sitz-Meetings. Dabei machte es bei den Versuchen mit rund 180 Studenten keinen Unterschied, ob das Geh-Meeting drinnen oder draußen gehalten wurde. Allein das Gehen fördere die Kreativität, so die Schlussfolgerung. Nicht unwahrscheinlich, denn auch der verstorbene Apple-Gründer Steve Jobs hielt viele seiner Meetings im Gehen. Aber aufgepasst: Für stringente Meetings, bei denen weniger Kreativität als vielmehr Ordnung gefragt ist, schadet Gehen tendenziell der Produktivität. Quelle: AP
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