Fallstricke der elektronischen Post Der E-Mail-Knigge

Jeden Tag landen etwa eine Milliarde Emails in deutschen Postfächern - von Werbung, über Urlaubsgrüße bis hin zu beruflichen Nachrichten. Was Sie bei geschäftlichen E-Mails beachten müssen.

Korrekte SignaturName, Firma, Position, Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss in der digitalen Signatur. So weiß der Empfänger stets mit wem er es zu tun hat und wie er ihn erreichen kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch mitgeschickt wird, wenn Sie auf Emails antworten oder die elektronische Post weiterleiten. Diese Einstellungen werden oftmals übersehen. Da eine berufliche Email seit 2007 als Geschäftsbrief gilt, müssen die erforderlichen Angaben des Unternehmens mitgesandt werden: Name der Firma, Handelsregisternummer, Rechtsform etc. Das passiert in den meisten Unternehmen automatisch. Quelle: Fotolia
Keine WerbungVermeiden Sie es unbedingt in die Signatur Werbebotschaften einzubauen. Ein einfacher Link zu einem bestimmten Angebot ist erlaubt, mehrzeilige Werbesprüche lenken vom eigentlichen Inhalt ab und wirken oftmals unübersichtlich. Außerdem sollte die Signatur auch bei kurzen Emails im richtigen Größenverhältnis zum restlichen Text stehen. Quelle: Fotolia
Individuelle Grußformeln  Legen Sie auf keinen Fall eine bestimmte Abschiedsformel in der Signatur fest. So können Sie je nach Verhältnis zum Email-Empfänger variieren. „Mit freundlichen Grüßen“ ist zwar die Standardverabschiedung, sie wirkt allerdings schräg, wenn sie an jemanden gerichtet wird, den man besser kennt, zum Beispiel einen Kollegen oder einen langjährigen Kunden, zu dem man ein gutes Verhältnis hat.  Quelle: Fotolia
Große Verteiler meidenJeder kennt es, jeden nervt es. Emails werden über einen Verteiler geschickt, obwohl nur ein oder zwei bestimmte Empfänger die Nachricht bekommen sollen. Machen Sie sich die Mühe und suchen Sie die persönlichen Email-Adressen raus. Die anderen auf der Verteilerliste sind sonst schnell genervt. Auch die Option „Allen antworten“ sollte nur genutzt werden, wenn Ihre Antwort wirklich für alle relevant ist. Quelle: Fotolia
Postfach pflegenAchten Sie darauf, dass Ihr digitales Postfach nicht überquillt. Ist nur noch wenig Platz im Posteingang, bekommen Geschäftspartner und Kollegen Fehlermeldungen, wenn sie versuchen Ihnen größere Anhänge zu schicken. Die Email kommt nicht an und der Absender hat mehr Arbeit, weil er Sie anrufen und auf das Problem hinweisen muss. Quelle: Fotolia
Abwesenheitsnotiz überprüfenVor allem während der Sommerferien und an Weihnachten sind viele Büros nur notbesetzt. In diesen Zeiten ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass in der Abwesenheitsnotiz ein Ersatzansprechpartner angegeben wird, der während des kompletten Urlaubs als Vertretung erreichbar ist. Eine Abwesenheitsnotiz von der Vertretung mit Verweis auf deren Vertretung ist inakzeptable. Quelle: Fotolia
Aussagekräftiger BetreffBei der täglichen Flut an Emails ist es wichtig den Überblick zu behalten. Hierbei helfen die Betreffzeilen. Emails ohne Betreff oder mit schwammiger Zeile wie „Frage“ oder „Pressemitteilung“ gehen unter oder werden spät beantwortet, weil der Inhalt nicht auf den ersten Blick erkennbar ist und damit auch nicht die Relevanz der Email. Quelle: Screenshot
Form wahrenAuch wenn die berufliche Email weniger formell als ein Geschäftsbrief erscheint, sollten einige Regeln gewahrt werden. Verzichten Sie auf keinen Fall auf die Anrede, wenngleich Sie das Grußwort etwas lockerer als in einem Brief formulieren können. Je nach Beziehung zum Empfänger kann die Email auch mit „Guten Tag“ oder sogar „Hallo“ beginnen. Rechtschreibung und Grammatik sind in der elektronischen Post genauso wichtig wie in traditionellen Brief. Smileys sind bei geschäftlichen Emails meist unangebracht. Quelle: dpa
Anhang richtig formatierenVerschicken Sie Anhänge, sollten Sie dabei gängige Dateiformate verwenden. Für den Empfänger ist es ärgerlich, wenn er eine wichtige Information von Ihnen zwar bekommt, diese aber nicht lesen kann. Halten Sie außerdem die Datenmenge gering, weil nicht jeder Internetnutzer Emails mit riesigen Anhängen empfangen kann. Programme zur Komprimierung können dabei helfen. Quelle: Fotolia
Sparsam mit roten Ausrufezeichen umgehenErscheint das rote Ausrufezeichen im Posteingang, schrillen die Alarmglocken des Empfängers. Emails, die Sie mit hoher Priorität versenden, sollten auch wirklich wichtig sein, sonst verwässern Sie ihre Wirkung. Auch Lesebestätigungen sollten Sie nur in absoluten Ausnahmefällen anfordern.     Quelle: Fotolia
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