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Ferienplanung im Büro So planen Sie Ihren Urlaub richtig

Urlaub im Kopf Quelle: Getty Images

Die Urlaubsplanung im Büro sorgt alle Jahre wieder für Stress und Frust. Welche Kollegen haben Vorrang, ab wann kann man einreichen, was passiert im Streitfall? Das müssen Sie wissen.

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Haben Sie gerade mal wieder Urlaub verschenkt? Spätestens zum 31. März verfällt meist der Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr. Das ist für viele Arbeitnehmer aber nur eines von vielen Problemen, wenn es um die Ferienplanung geht. Alle Jahre wieder werden Urlaubsanträge auf den letzten Drücker eingereicht, streiten Eltern schulpflichtiger Kinder um die wertvollen Ferienwochen oder fühlen sich Mitarbeiter ohne Nachwuchs übergangen.

Hinzu kommt der Stress mit Fristen. Bis wann muss man Urlaub einreichen und was ist, wenn in zwei Jahren eine ganz besondere Reise geplant ist – geht der Antrag dann auch mal extra zeitig? Wir erklären, wie die Rechtslage aussieht und geben Tipps, wie die Urlaubsplanung zum Erfolg wird. Dabei gilt wie bei so vielen wiederkehrenden Ereignissen: Der Kalender ist der beste Freund. Schlaue Angestellte tragen sich pro Jahr zwei, drei feste Termine ein, damit sie das Beste aus ihren wertvollen Urlaubstagen herausholen.

1. Urlaubsplanung mit Plan

Wenn die Aufforderung kommt, die Urlaubsanträge einzureichen, kann es schon zu spät sein. Während man jetzt erst über die nächsten Ferien nachdenkt, hat der Kollege womöglich schon den gewünschten Zeitraum geblockt. Besonders Eltern schulpflichtiger Kinder sollten selbstverständlich möglichst früh die Ferientermine im Blick haben. Dieser Tipp empfiehlt sich aber auch für kinderlose Angestellte. Sie tun sich und ihren Kollegen einen großen Gefallen, wenn sie die Schulferien nach Möglichkeit meiden.

So viele Urlaubstage stehen Ihnen zu

Die Sommerferien werden bereits lange im Voraus von der Kultusministerkonferenz festgelegt. Der Zeitplan läuft derzeit bis einschließlich 2024. Die Planung der übrigen Ferien ist Sache der Bundesländer. Diese Termine stehen aktuell bis zum Schuljahr 2021/22 fest. Die jeweiligen Termine für die Länder liefert dieser Überblick.

Ein gutes Motto bei der vorausschauenden Ferienplanung lautet: Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub. Wer im Anschluss an die Sommerferien die grobe Urlaubsplanung für das folgende Jahr angeht, lässt sich genügend Freiraum für die Schritte, zu denen wir gleich kommen werden. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um die Brückentage des nächsten Jahres zu recherchieren. Die fallen vielen Arbeitnehmern traditionell erst auf, wenn der Feiertag kurz bevorsteht und sich die gesamte Belegschaft auf den wertvollen Brückentag stürzt.

Habe ich Anspruch auf Urlaub zum Wunschtermin?

Vor allem Feiertage an wechselnden Wochentagen sind von Interesse. Der Tag der Deutschen Einheit etwa fällt in diesem Jahr auf einen Donnerstag. Mit nur einem Urlaubstag am 4. Oktober erhält man vier freie Tage am Stück. Wer vor dem Feiertag weitere drei Urlaubstage investiert, freut sich über neun zusammenhängende freie Tage. Besonders groß fällt die Freude unter jenen Kollegen aus, die den 4. Oktober 2019 bereits im vergangenen Jahr beim Urlaubsantrag eingereicht haben. 

2. Sprechen Sie sich mit Kollegen ab

Steht der grobe Urlaubsplan, folgt am besten das klärende Gespräch mit den Kollegen. Das betrifft vor allem jene Mitarbeiter, die einen während des Urlaubs vertreten. Auch Kollegen mit ähnlichen Präferenzen (Schulferien, Wintersport, Musikfestivals/Oktoberfest etc.) sollten vor dem Einreichen der Urlaubswünsche miteinander sprechen. Das erleichtert nicht nur Vorgesetzten oder Personalabteilungen die Planung. Im besten Fall entstehen Konflikte gar nicht erst beziehungsweise werden gütlich unter vier Augen geklärt. Vielleicht kann ein Kollege zurückstecken, darf dafür aber im nächsten Jahr den Wunschtermin reservieren.

3. Urlaub (richtig) beantragen

In manchen Betrieben wird der Urlaub schriftlich bestätigt, oft erfolgt die Zusage nur mündlich. Wer auf Nummer sicher gehen möchte – gerade bei einer teuren Fernreise –, sollte eine schriftliche Bestätigung anfragen. Die kann auch informell per E-Mail erfolgen. Auf diese Weise kann man im Ernstfall nachweisen, dass der Urlaub genehmigt wurde. Denn ein einmal bewilligter Urlaub darf nur mit Einwilligung des Betroffenen widerrufen werden. Im Umkehrschluss gilt aber auch: Wer sich ohne Erlaubnis in den Urlaub verabschiedet, riskiert eine Kündigung, unter Umständen sogar eine fristlose.

Was tun, wenn es Streit um die Urlaubsplanung gibt?

4. Urlaubsplanung: Im Streitfall

Bei aller Liebe zum Job: Der Urlaub ist für viele die schönste Zeit des Jahres. Da kann es vorkommen, dass kein Kollege bei den Wünschen zurückstecken will. Oder der Arbeitgeber lehnt die Urlaubsplanung ohne aus Sicht des Angestellten stichhaltige Gründe ab. Der Betroffene müsse das nicht hinnehmen und könne sich – wenn vorhanden – an den Betriebsrat wenden, erklärt DGB-Experte Bender. Dieser besitzt beim Urlaubsplan ein Mitbestimmungsrecht. Das greift laut Bender im Einzelfall sogar selbst dann, wenn es bereits einen Urlaubsplan gibt, sich Arbeitnehmer und -geber aber nicht über den genauen Zeitraum einigen können.

Möglichkeit Nummer zwei: „Für Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit, Urlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Arbeitsgericht einzuklagen“, sagt Bender. „Solche Verfahren kommen gelegentlich vor, werden aber vor Gericht meist gütlich gelöst, so dass es wenige Urteile gibt.“ Der DGB Rechtsschutz weist außerdem daraufhin: Wenn die Zeit drängt, ist der schnelle Weg über eine sogenannte einstweilige Verfügung möglich.

Welche Fristen gelten beim Urlaubsantrag?

Das Bundesurlaubsgesetz sagt übrigens nichts dazu, wie schnell ein Arbeitgeber über einen Urlaubsantrag entscheiden muss. „Gibt es Probleme, ist der Betriebsrat gefragt, notfalls muss das Arbeitsgericht eingeschaltet werden“, rät die Gewerkschaft Verdi. „Es gibt Regelungen, beispielsweise in manchen Betriebsvereinbarungen, wonach der Urlaub genehmigt ist, wenn der Arbeitgeber nicht innerhalb einer bestimmten Frist – zum Beispiel zwei Wochen – nach Eingang des Antrags ablehnt“, sagt Bender. Ein solches Vorgehen müsse aber ausdrücklich vereinbart sein und gelte nicht per Gesetz.

5. Resturlaub retten und planen

Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass der im laufenden Jahr nicht genommene Urlaub automatisch ins folgende Jahr übertragen wird, zumindest bis ins erste Quartal. Ein weit verbreiteter Irrtum, warnen die Gewerkschaften. Im Bundesurlaubsgesetz heißt es, wie schon geschrieben, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Das bedeutet konkret: Nicht genommener Urlaub verfällt zum 31. Dezember. Eine Übertragung auf die ersten drei Monate des Folgejahres ist laut dem Gesetz nur möglich, wenn der Urlaub aus einem von zwei Gründen nicht genommen werden konnte: dringende betriebliche Gründe (zum Beispiel erhöhter Arbeitsbedarf) oder persönliche Gründe (beispielsweise Mutterschutz).

Allerdings machen es viele Betriebe ihren Angestellten leicht, die Urlaubstage ins nächste Jahr zu retten. Dies ist oft in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt. „Sie können auch abmachen, dass der Urlaub ins gesamte nächste Jahr übertragen wird, Sie also nicht an den Stichtag 31. März gebunden sind“, teilt der DGB Rechtsschutz online mit.

Anspruch mit Verfallsdatum?

Arbeitnehmer sollten einmal verbindlich in Erfahrung bringen, wie der Arbeitgeber mit Resturlaub verfährt. Eine Erinnerung im Kalender – zum Beispiel für Ende Oktober – hilft dabei, den möglichen Überhang im Auge zu behalten und rechtzeitig Urlaub für das erste Quartal des nächsten Jahres zu planen. Denn erfahrungsgemäß schieben viele Kollegen etliche freie Tage vor sich her, die dann alle in wenigen Wochen abgebaut werden sollen. Für manche Mitarbeiter kann dann die Wahl lauten: ziemlich nutzloser Zwangsurlaub oder Urlaubstage verfallen lassen. Das wird durch eine frühe Planung des Resturlaubs vermieden.

Zum Schluss lohnt ein kritischer Blick auf den Begriff „Urlaubsantrag“. Der Ausdruck suggeriert eine gewisse Bittsteller-Rolle des Angestellten gegenüber dem Arbeitgeber. „Das Gegenteil ist der Fall: der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Urlaub", stellt Rechtsexperte Bender klar. „Wenn der Arbeitgeber ihn verweigern will, braucht er Gründe.“

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