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Ferienplanung im Büro So planen Sie Ihren Urlaub richtig

Urlaub im Kopf Quelle: Getty Images

Die Urlaubsplanung im Büro sorgt alle Jahre wieder für Stress und Frust. Welche Kollegen haben Vorrang, ab wann kann man einreichen, was passiert im Streitfall? Das müssen Sie wissen.

Haben Sie gerade mal wieder Urlaub verschenkt? Spätestens zum 31. März verfällt meist der Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr. Das ist für viele Arbeitnehmer aber nur eines von vielen Problemen, wenn es um die Ferienplanung geht. Alle Jahre wieder werden Urlaubsanträge auf den letzten Drücker eingereicht, streiten Eltern schulpflichtiger Kinder um die wertvollen Ferienwochen oder fühlen sich Mitarbeiter ohne Nachwuchs übergangen.

Hinzu kommt der Stress mit Fristen. Bis wann muss man Urlaub einreichen und was ist, wenn in zwei Jahren eine ganz besondere Reise geplant ist – geht der Antrag dann auch mal extra zeitig? Wir erklären, wie die Rechtslage aussieht und geben Tipps, wie die Urlaubsplanung zum Erfolg wird. Dabei gilt wie bei so vielen wiederkehrenden Ereignissen: Der Kalender ist der beste Freund. Schlaue Angestellte tragen sich pro Jahr zwei, drei feste Termine ein, damit sie das Beste aus ihren wertvollen Urlaubstagen herausholen.

1. Urlaubsplanung mit Plan

Wenn die Aufforderung kommt, die Urlaubsanträge einzureichen, kann es schon zu spät sein. Während man jetzt erst über die nächsten Ferien nachdenkt, hat der Kollege womöglich schon den gewünschten Zeitraum geblockt. Besonders Eltern schulpflichtiger Kinder sollten selbstverständlich möglichst früh die Ferientermine im Blick haben. Dieser Tipp empfiehlt sich aber auch für kinderlose Angestellte. Sie tun sich und ihren Kollegen einen großen Gefallen, wenn sie die Schulferien nach Möglichkeit meiden.

So viele Urlaubstage stehen Ihnen zu

Die Sommerferien werden bereits lange im Voraus von der Kultusministerkonferenz festgelegt. Der Zeitplan läuft derzeit bis einschließlich 2024. Die Planung der übrigen Ferien ist Sache der Bundesländer. Diese Termine stehen aktuell bis zum Schuljahr 2021/22 fest. Die jeweiligen Termine für die Länder liefert dieser Überblick.

Ein gutes Motto bei der vorausschauenden Ferienplanung lautet: Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub. Wer im Anschluss an die Sommerferien die grobe Urlaubsplanung für das folgende Jahr angeht, lässt sich genügend Freiraum für die Schritte, zu denen wir gleich kommen werden. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um die Brückentage des nächsten Jahres zu recherchieren. Die fallen vielen Arbeitnehmern traditionell erst auf, wenn der Feiertag kurz bevorsteht und sich die gesamte Belegschaft auf den wertvollen Brückentag stürzt.

Habe ich Anspruch auf Urlaub zum Wunschtermin?

Vor allem Feiertage an wechselnden Wochentagen sind von Interesse. Der Tag der Deutschen Einheit etwa fällt in diesem Jahr auf einen Donnerstag. Mit nur einem Urlaubstag am 4. Oktober erhält man vier freie Tage am Stück. Wer vor dem Feiertag weitere drei Urlaubstage investiert, freut sich über neun zusammenhängende freie Tage. Besonders groß fällt die Freude unter jenen Kollegen aus, die den 4. Oktober 2019 bereits im vergangenen Jahr beim Urlaubsantrag eingereicht haben. 

2. Sprechen Sie sich mit Kollegen ab

Steht der grobe Urlaubsplan, folgt am besten das klärende Gespräch mit den Kollegen. Das betrifft vor allem jene Mitarbeiter, die einen während des Urlaubs vertreten. Auch Kollegen mit ähnlichen Präferenzen (Schulferien, Wintersport, Musikfestivals/Oktoberfest etc.) sollten vor dem Einreichen der Urlaubswünsche miteinander sprechen. Das erleichtert nicht nur Vorgesetzten oder Personalabteilungen die Planung. Im besten Fall entstehen Konflikte gar nicht erst beziehungsweise werden gütlich unter vier Augen geklärt. Vielleicht kann ein Kollege zurückstecken, darf dafür aber im nächsten Jahr den Wunschtermin reservieren.

3. Urlaub (richtig) beantragen

In manchen Betrieben wird der Urlaub schriftlich bestätigt, oft erfolgt die Zusage nur mündlich. Wer auf Nummer sicher gehen möchte – gerade bei einer teuren Fernreise –, sollte eine schriftliche Bestätigung anfragen. Die kann auch informell per E-Mail erfolgen. Auf diese Weise kann man im Ernstfall nachweisen, dass der Urlaub genehmigt wurde. Denn ein einmal bewilligter Urlaub darf nur mit Einwilligung des Betroffenen widerrufen werden. Im Umkehrschluss gilt aber auch: Wer sich ohne Erlaubnis in den Urlaub verabschiedet, riskiert eine Kündigung, unter Umständen sogar eine fristlose.

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