In Deutschlands Finanzsektor und in der öffentlichen Verwaltung sagen die Arbeitgeber überwiegend Nein zu Flexibilität, obwohl die Arbeitnehmer sie sich wünschen. Für die Experten des DIW ist die Sache klar: Die Arbeitgeber stellen sich quer. „In den meisten Fällen scheitert der Wunsch nach Heimarbeit an den Arbeitgebern. Würden sie umdenken, könnte der Anteil der Heimarbeiter auf über 30 Prozent steigen“, heißt es in der Studie.
Denn oftmals fürchten die Arbeitgeber, dass ihre Angestellten zuhause nichts leisten, sondern sich die Zeit mit Hausarbeit oder Facebook vertreiben, oder nur die Kinder betreuen, anstatt Erwerbs- und Familienarbeit zu verbinden. „Es ist immer auch eine Frage der Persönlichkeit, manche Menschen können gut von zuhause aus arbeiten, andere vereinsamen oder lassen sich zu leicht ablenken“, sagt Ronald Rubens, Vice President für Nord-, Zentral- und Osteuropa bei dem US-Kommunikations-Dienstleister Avaya.
Rubens ist Niederländer, in seinem Heimatland haben Arbeitnehmer seit Juli 2015 einen Rechtsanspruch auf Heimarbeit – solange dadurch kein großer finanzieller Schaden entsteht oder es ein schweres Sicherheitsrisiko darstellt, wenn der Angestellte von zu Hause aus arbeitet.
Er selbst hat sowohl positive als auch negative Erfahrungen mit dem Thema gemacht. „Es ist Aufgabe des Managers abzuwägen, welcher Mitarbeiter sich für Home-Office eignet und welcher nicht“, so sein Fazit. Er selbst sagt, dass er nur schlecht von zuhause aus arbeiten könne, weil ihn seine vier Kinder zu sehr ablenken würden. Auch deshalb sagt er: „Ich glaube nicht daran, dass eines Tages jeder nur noch im Home-Office arbeiten wird.“
Homeoffice: 10 Regeln für Arbeitnehmer
Feierabend und Ferien gelten auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodellen.
Feierabend, Wochenende, Urlaube und Krankschreibungen gelten auch bei flexiblen Arbeitsplätzen und sollten respektiert werden. Wer keine klaren Grenzen setzt, darf sich nicht wundern, wenn die Kollegen darauf keine Rücksicht nehmen. Mitarbeiter müssen Eigenverantwortung für ihre Zeiteinteilung übernehmen und Überlastung frühzeitig signalisieren.
Eigene Eignung für flexible Arbeitsmodelle kritisch überprüfen.
Nicht jeder eignet sich für flexible Arbeitsmodelle. Mitarbeiter, die diese Möglichkeiten austesten, müssen ehrlich zu sich selbst und ihrem Arbeitgeber sein. Wer sich zu Hause schnell ablenken lässt oder den regelmäßigen Austausch mit Kollegen benötigt, wird sich damit eher schwer tun. Ebenso können beispielsweise persönliche Rahmenbedingungen wie ein lautes Umfeld für unliebsame Störungen sorgen. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Arbeit, sondern auch auf das eigene Wohlbefinden und die Motivation aus.
Auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodelle hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf ständige Rufbereitschaft.
Eine ständige Rufbereitschaft ist nicht nötig und sogar kontraproduktiv. Auch im Home-Office müssen ungestörte Phasen für konzentriertes Arbeiten eingeplant werden, um effektiv Aufgaben zu erledigen. Eine permanente Erreichbarkeit erzeugt nicht nur zusätzlichen Stress, sondern führt durch Ablenkungen auch zu schlechten Ergebnissen. Mitarbeiter im Home-Office müssen deshalb ihre Bedürfnisse klar und offen äußern können.
Der Mitarbeiter muss unternehmerischer denken.
Jeder Arbeitnehmer im virtuellen Office ist dem Arbeitgeber und seinen Kollegen gegenüber verantwortlich. Flexible Arbeitsmodelle entbinden den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben. Durch eindeutige Zielvorgaben werden Aufgaben klar definiert und für alle Beteiligten messbar.
Flexible Arbeitsmodelle sind kein Abstellgleis, aber sie erfordern mehr Durchsetzungswillen.
Mitarbeiter, die flexibel oder in Teilzeit arbeiten, werden häufig nicht als Leistungsträger gesehen. Hingegen gelten die ständig anwesenden Kollegen als Top-Performer, die „hart arbeiten“. Um dies zu ändern, muss der flexible Mitarbeiter mehr Durchsetzungswillen und Präsenz gegenüber seinen Vorgesetzen zeigen. Regelmäßige Feedbackgespräche verhindern eine Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung. Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, sollten Maßnahmen zur Weiterbildung einfordern. Oftmals ist hier mehr Nachdruck nötig als bei jemandem, der vor Ort im Büro arbeitet.
Die eigenen Aufgaben, Prozesse und Termine klar kommunizieren.
Eine enge Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten erleichtert die Kommunikation und sorgt für Verständnis. Wenn für die Kollegen nachvollziehbar ist, wo sich der Kollege gerade aufhält und mit welchen Aufgaben er beschäftigt ist, wächst das Vertrauen. Stundensplittings (z.B. am Nachmittag drei freie Stunden für die Kinder), Mittagspausen und externe Termine sollten daher klar kommuniziert werden. So geht man Missverständnissen und Gerüchten aus dem Weg. Moderne IT kann dabei eine wichtige Hilfestellung sein. Unified Communication-Systeme zeigen an, wann und wie man erreichbar ist.
Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten.
Studien zeigen, dass die Produktivität dann am höchsten ist, wenn zwischen zwei und zweieinhalb Tagen im Home-Office gearbeitet und der Rest der Woche für Tätigkeiten und Abstimmungen im Büro genutzt wird. Auch die eigenen Produktivitätszyklen können bei flexiblen Arbeitsmodellen stärker berücksichtigt werden. So arbeiten manche Menschen früh morgens am besten, andere eher am Abend. Aber das erfordert auch Abstimmung: Die Kollegen müssen wissen, wann man erreichbar ist.
Networking ist Pflicht: Die virtuelle Präsenz entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen Jobkriterien, sondern auch die Sozialkompetenz.
Der Austausch mit den Kollegen sollte sich nicht nur auf das fachliche beschränken. Freundlichkeit, Offenheit, Aufmerksamkeit, Respekt und Hilfsbereitschaft dienen nicht nur dem eigenen Wohlbefinden, sondern unterstützen das ganze Team. Nur in einem Umfeld aus Miteinander und Vertrauen lassen sich virtuelle Teams erfolgreich umsetzen.
Bei virtuellen Teams ist Wissensmanagement mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht.
Die systematische Speicherung und Aufbereitung von Wissen erleichtert die Arbeit und die Kommunikation in virtuellen Teams. Der aktuelle Stand von Unterlagen muss zentral – die Cloud macht es möglich – abgelegt werden. Alle relevanten Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die Ordner. Diese Systeme sichern die Freizeit, denn nur Kollegen, die Zugriff auf alle Unterlagen haben, können auch bei Bedarf füreinander einspringen.
Flexible Arbeitsmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation.
Wer in flexiblen Arbeitsmodellen arbeitet, muss sich auch zuhause ein produktives Umfeld schaffen (Raum, Technik, Rahmenbedingungen) Um in flexiblen Arbeitsmodellen erfolgreich zu arbeiten, müssen sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer gut organisiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen.
Von dem Gedanken, dass Heimarbeit der Schlüssel zur Vereinbarkeit ist, sollte man sich ohnehin besser frei machen, denn entweder leidet der Job oder die Familie muss acht bis zwölf Stunden lang auf Zehenspitzen vor der verschlossenen Arbeitszimmertür vorbeischleichen – was im Übrigen deutlich häufiger der Fall ist, als dass Papa vor lauter Fangen spielen nicht zum Arbeiten kommt. Heimarbeiter machen laut DIW-Studie fast doppelt so viele Überstunden wie Mitarbeiter, die nicht ins Home-Office dürfen, der Anteil der unbezahlten Mehrarbeit macht mehr als 50 Prozent aus.
Wegen dieses Aspekts der Mehrarbeit klingeln auch bei Arbeitsrechtlern und Betriebsräten regelmäßig die Alarmglocken, wenn es um flexible Arbeitszeitregelungen geht. Das könnte mit ein Grund sein, warum sich deutsche Unternehmen immer noch nicht so recht an die Sache herantrauen.
