Unternehmen sind auf der Jagd nach Innovationen, Arbeitnehmer suchen dagegen die perfekten Arbeitsbedingungen. "Innovation hat mit körperlicher Aktivität zu tun und braucht Interaktion, Forschung und Experimentierfreudigkeit", heißt es in einem Whitepaper des Büroausstatters Steelcase, der sich mit dem Arbeitsplatz der Zukunft beschäftigt. Darin heißt es, dass innerhalb eines Unternehmen Bereiche für Zusammenarbeit geschaffen werden sollten, in denen sich Mitarbeiter austauschen, konzentriert arbeiten, oder einfach nur unbefangen unterhalten können. Genauso müsse aber auch ungestörte Einzelarbeit möglich sein. Stichwort Rückzugsräume. Für Angestellte, die im Großraumbüro sitzen, ist das allerdings schwierig. Home-Office ist deshalb für viele eine Möglichkeit, in Ruhe zu arbeiten oder Familie und Job besser unter einen zu bringen.
Tipps für den Umgang mit Heimarbeitern
Damit effizientes Arbeiten von zu Hause aus möglich ist, sollten bereits vorab klare Ziele und Ergebnisse bestimmt werden: Welche Aufgaben soll der Mitarbeiter bis zu welchem Termin zu hause erledigen?
Eindeutige Regelungen helfen bei der Steuerung von Gruppen, in denen Mitarbeiter sowohl im Büro als auch im Home Office arbeiten. Kommunizieren Sie die Regeln offen an alle Teammitglieder. So beugen Sie möglichen Vorurteilen gegenüber einer vermeintlichen Besserstellung eines Mitarbeiters vor.
Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass Home Office für gewisse Aufgaben und zu gewissen Zeiten möglich ist, aber keinesfalls eine regelmäßige Präsenz im Büro sowie Anwesenheit bei wichtigen Terminen oder bei Teambesprechungen ersetzen kann. Nicht für Heimarbeit geeignet sind alle Tätigkeiten, die eine ständige Abstimmung mit anderen Kollegen notwendig machen.
Heimarbeiter müssen voll arbeitsfähig und angebunden sein. Arbeitgeber sollten dafür die benötigten Laptops und elektronische Zugänge zur Verfügung stellen.
"Unsere Befragung zeigt außerdem, dass 56 Prozent der Arbeitnehmer zumindest gelegentlich auch im Homeoffice arbeiten möchten. Das ist ein Vorgeschmack auf die digitale Zukunft", sagt Oliver Back, Geschäftsführer von ROC Deutschland. "In der Arbeitswelt von morgen wird der klassische Büroarbeitsplatz mit Anwesenheitspflicht an Bedeutung verlieren. Immer mehr Mitarbeiter werden flexibel von zu Hause aus arbeiten."
Laut einer aktuellen Forsa-Umfrage im Auftrag des bso Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V., lassen allerdings viele Unternehmen ihre Heimarbeiter ziemlich im Stich. „Dass ein Arbeitgeber den Rückzug ins Homeoffice erlaubt, bedeutet nicht, dass er diesen auch aktiv unterstützt“, berichtet bso-Vorsitzender Hendrik Hund. Gerade einmal fünf Prozent der Homeworker bekämen von ihrem Chef einen Schreibtisch oder Stuhl zur Verfügung gestellt. Vier Prozent erhielten ein Budget, um sich selbst ausstatten zu können. Bemerkenswert ist, dass auch in der Gruppe derjenigen, die den heimischen Arbeitsplatz auf Basis einer schriftlichen Vereinbarung nutzen, nur jeder Fünfte auf die Hilfe seines Arbeitgebers zählen konnte.
Homeoffice: 10 Regeln für Arbeitgeber
Flexible Arbeitsmodelle erfordern klare Vereinbarungen. Nur wenn die Rahmenbedingungen transparent und Erwartungen eindeutig formuliert sind, kann daraus eine vertrauensvolle neue Arbeitskultur entstehen.
Flexible Arbeitsmodelle eignen sich nicht für alle Aufgaben. Firmen müssen deshalb klare Regeln für den Rahmen für die Nutzung (wer kann flexibel arbeiten) und die Umsetzung (Anwesenheitspflichten, Arbeitsumfang, Verfügbarkeit) vorgeben. Gallup hat in verschiedenen Studien herausgefunden, dass gerade Mitarbeiter im Home-Office häufig nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Deshalb müssen Führungskräfte ihre Erwartungen und die Aufgaben besonders deutlich formulieren.
Nicht für jeden Mitarbeiter eignet sich Arbeiten im Home-Office: Jedem Mitarbeiter sollte freigestellt sein, diese Angebote im Unternehmen zu nutzen.
Die Ausschöpfung des vollen Leistungspotenzials hängt stark von der Motivation und persönlichen Stärken ab. Für Personen, die ein sehr großes Bedürfnis nach sozialer Interaktion haben, ist die Arbeit im Home-Office nicht ideal. Ein häufiger Fehler ist, flexible Arbeitsmodelle als „Belohnung“ für besondere Leistungen einzusetzen. Das schafft falsche Anreize. Daher sollte aufgrund der Stärken oder Arbeitsweisen des einzelnen Mitarbeiters entschieden werden, ob dieser Home-Office oder mobiles Arbeiten nutzen kann und darf.
Als Arbeitgeber sollte man seinen Mitarbeitern vertrauen und „loslassen“ können.
Die bloße Anwesenheit ist kein Indikator für die Qualität der Arbeit. Schafft ein Mitarbeiter seine Arbeit zu Hause schneller als im Büro, sollte sich die Führungskraft darüber freuen – und nicht aus Prinzip auf das Erfüllen von Zeitkontingenten bestehen. Generell sollte eine Führungskraft den Rahmen für die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter schaffen, sich selbst einbringen zu können.
Die Leistung von Mitarbeitern muss objektiv definiert und gemessen werden.
Jeder Mensch entwickelt seine eigene Arbeitsweise. Gleiches gilt für die Zeitplanung bei flexiblen Arbeitsmodellen. Starre Zeitkorsetts demotivieren und behindern eine produktive Arbeitseinteilung. Der Mitarbeiter muss an seinen Leistungen gemessen werden. Dies erfordert ein grundlegendes Performance Management im Unternehmen, das Leistungen objektiv definiert und misst.
Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit brauchen Führung.
Bei Heimarbeitern sollte das Feedback bewusster und regelmäßiger erfolgen als bei den Kollegen vor Ort. Wenn Führungskräfte ein ehrliches Interesse an ihren Mitarbeitern zeigen, deren Arbeit regelmäßig bewerten und über die persönliche Weiterentwicklung sprechen, können sie die Mitarbeiter auch über große Distanzen hinweg binden.
Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht. Das gilt insbesondere für flexible Arbeitsplatzmodelle.
Wenn der Mitarbeiter spätabends noch E-Mails schreibt, ist er dann überlastet? Oder ist das nur sein persönlicher Arbeitsstil? Um diese Frage zu beantworten, müssen sich Führungskräfte auch für den Mitarbeiter als Menschen interessieren und dessen Stärken, Routinen und familiäres Umfeld kennen. Gallup hat über 10 Millionen Menschen weltweit zum Thema »Mein Vorgesetzter/ Meine Vorgesetzte oder eine andere Person bei der Arbeit interessiert sich für mich als Mensch« befragt. Personen, die diesem Satz zustimmen, bleiben häufiger in ihrem Unternehmen, haben mehr emotional gebundene Kunden, sind erheblich produktiver und erwirtschaften mehr Gewinn.
Neue Meetingkulturen erleichtern effiziente Arbeitsprozesse innerhalb der Teams.
Für ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Aufgaben ist ein enger Austausch im Team notwendig. Auch und gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen. Häufig sorgen jedoch schwierige Terminabstimmungen oder ungenügende Kommunikationswege für Reibung. Regelmäßige Statusmeetings ermöglichen allen Beteiligten, Projektstände auszutauschen, Ideen vorzustellen, Aufgaben zu besprechen und frühzeitig Schwächen aufzuzeigen.
Den direkten Austausch fördern, sich gegenseitig schätzen – und so das Gemeinschaftsgefühl stärken.
Der Mensch benötigt täglich 6 Stunden soziale Interaktion, um sich wohl zu fühlen und gesund zu bleiben. Wenn Kollegen und Vorgesetzte sich auch über das Berufliche hinaus schätzen, entsteht ein positives Arbeitsumfeld und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl. Für die zwischenmenschlichen Beziehungen sind regelmäßige persönliche Treffen unverzichtbar.
Mitarbeiter müssen sich im Unternehmen willkommen fühlen und haben ein Anrecht auf einen Arbeitsplatz.
Die Anforderungen an Arbeitsplätze haben sich in den vergangenen Jahren aufgrund neuer Informationstechnologien und Arbeitsmodelle stark verändert. Doch noch immer gilt: Mitarbeiter brauchen eine Arbeitsumgebung, in der sie produktiv arbeiten können, in der sie sich wohlfühlen und willkommen sind. Das gilt ebenso für flexible Arbeitsmodelle. Maximale Flexibilität bedeutet auch, dass ein Mitarbeiter neben dem Arbeitsplatz z.B. im Home-Office auch Zugriff auf einen Arbeitsplatz im Team hat. Wie dieser gestaltet ist (z.B. durch Tablesharing oder Rollcontainer) muss vorab geklärt sein und dem Bedarf angepasst sein.
Neue Arbeitsstrukturen können nur erfolgreich sein, wenn sie mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen vereinbar sind.
Mitarbeiter, die der Aussage zustimmen „Die Ziele und die Unternehmensphilosophie meiner Firma geben mir das Gefühl, dass meine Arbeit wichtig ist“, sind produktiver und bleiben ihrem Unternehmen länger treu. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle aneinander angepasst werden: In Unternehmen, in denen ein Kontrollzwang herrscht, werden Home-Office und mobiles Arbeiten nicht zum Erfolg führen. Und wer von der Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder von Flexibilität spricht, muss dies auch in der Praxis einlösen.
Das Positive: Trotz mangelnder Unterstützung durch den Arbeitgeber herrschen in der Regel gute Arbeitsbedingungen. Die heimischen Arbeitsräume sind in den meisten Fällen abgetrennt. Immerhin 60 Prozent aller Befragten können auch die Tür hinter sich zumachen, wenn sie ihr Homeoffice betreten. Mama sitzt beim Arbeiten also nicht am Küchentisch, wo sich die Kinder zanken.
Auch sitzen nur die wenigsten beim Arbeiten auf der Couch oder einem Hocker, sondern haben einen vernünftigen, ergonomischen Drehstuhl und 52 Prozent sitzen zuhause an einem klassischen Schreibtisch. 21 Prozent nutzen einen Sitz-Steh-Tisch, also einen Tisch, dessen Arbeitshöhe sich während der Arbeit von der Sitz- auf die Stehposition verstellen lässt.
Das ist auch wichtig, denn wer häufiger oder mehrere Stunden am Stück zuhause arbeite, benötigt dafür einen professionellen Arbeitsplatz. Insofern sei es “erfreulich, dass rund die Hälfte der Homeoffice-Nutzer in Eigeninitiative für ergonomische und funktionale Arbeitsplätze sorgt", so Hund. Gefordert seien jedoch auch die Arbeitgeber. "Zumindest die Unternehmen, die ihre Mitarbeiter aktiv zur Arbeit im Home-office motivieren, sollten sich auch ihrer Verantwortung für den häuslichen Arbeitsplatz bewusst werden."
