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Quelle: imago images

Die perfekte E-Mail in Zeiten von WhatsApp

Die E-Mail ist im Job der Klassiker. Aber wie sieht eine überzeugende E-Mail heute aus, wo sich doch die halbe Welt längst über Kurznachrichtendienste austauscht? Färbt das ab? Hier ein paar Tipps.

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Unser Kolumnist Marcus Werner ist Fernsehmoderator und Buchautor und arbeitet als Berater für Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung.

Die Menschheit kommuniziert heute mehr in schriftlicher Form als alle anderen Generationen davor. Dank Handy. Wer hätte das vor 20 Jahren gedacht, als ein Mobiltelefon einfach ein grandioses Telefon mit einem eingebauten Notspeicher für 20 SMS war? Überlegen wir mal: Wie viele WhatsApp-Nachrichten an die Schulfreunde von damals kommen heute auf einen Anruf an sie? Wie viele E-Mails an die Chefin auf ein Gespräch am Telefon? Obwohl ein schneller Video-Anruf oftmals viel persönlicher und effizienter wäre, tippen wir uns einen zurecht. Weil wir schüchtern sind und weil ein Text aufs gelesen werden wartet, bis es dem anderen passt.

Unter allen elektronischen Kommunikationswegen ist die E-Mail der Klassiker. Und ich glaube: Sie hat noch eine große Zukunft vor sich. Denn die E-Mail hat neben einer Menge handfester Nachteile (Spam) viele Vorteile gegenüber den Kurznachrichten-Diensten und den Social-Media-Plattformen. Der größte Pluspunkt: Die E-Mail ist die universelle Anlaufstelle über alle Anbieter hinweg. Eine über Web.de versendete E-Mail kommt auch bei Gmail an. „Ich bin nicht mehr bei Facebook“, kann man sagen. „Ich habe keine E-Mail-Adresse“, das kann man sich als soziales Wesen nicht erlauben.

Dass Teenager die E-Mail oftmals belächeln und behaupten, die sei von gestern, zeigt nur, dass sie über Chats mit Kumpels und Freundinnen noch nicht hinausgekommen sind. Da werden sie von den Erwachsenen noch viel lernen. Aber auch wir Erwachsenen sollten dazulernen. Denn es haben sich bei der Formulierung neue Gepflogenheiten etabliert. Vor allem dank Messengern wie WhatsApp, aber auch dank gesellschaftlicher Entwicklungen wie zu mehr Gendergerechtigkeit. Wie schreibt man also heute eine gute E-Mail? Hier ein paar Tipps:

Über allem steht bei jeder Art von Kommunikation (sei es im Gespräch oder schriftlich, privat oder geschäftlich, vertraulich oder öffentlich): Wir wollen den Empfänger von unserem Anliegen überzeugen. Sei es, dass man der oder die Beste im Bewerberfeld ist, dass der Knollenblätterpilz giftig ist, dass man den anderen für einen Idioten hält, dass es mal wieder Zeit ist für gemeinsamen Urlaub.

Die Frage ist also auch bei der E-Mail: Wie überzeuge ich den Empfänger am besten? Der Wurm braucht nicht dem Angler zu schmecken, er muss dem Fisch schmecken. Wir kennen den Spruch. Aber was schmeckt den Fischen denn in Zeiten, in denen wir ganz anders kommunizieren als noch vor zehn Jahren?

1. Die Anrede: „Sehr geehrter...“ oder „Hi...“?

Bei WhatsApp beginnen wir heute meist mit Hey! Hi! Moin! Guten Morgen! oder direkt ganz ohne Begrüßung: „Gleich Lust auf Kaffee?“ Davon hat sich in E-Mails bislang nicht viel durchgesetzt. Denn Kurznachricht und E-Mail sind wie der Kontrast von nah und fern. Man dringt mit einer Kurznachricht eben sehr weit vor und steht in einer Reihe mit Mama und den Kumpels. Sobald sich die Kommunikation mit einem beruflichen Kontakt auf WhatsApp verlagert hat („Lassen Sie uns auf WhatsApp schreiben“), hat sich „Sehr geehrter Herr Werner“ deshalb sofort erledigt.

Bei der E-Mail als dem Kontakt-Anbahnungs-Mittel ist das anders. Und wir sollten nicht anfangen, brachial neue Gepflogenheiten durchzudrücken. Ziel: überzeugen. Nicht auf eigene Faust reformieren.
Einige Berater sagen: Mit „Sehr geehrte Frau Schmidt“ machen Sie in einer E-Mail auch heute nichts falsch. Ich persönlich halte diese Floskel allerdings für eine lieblos getippte Konvention und würde sie nur bei offiziellen Anliegen wie einem Behördenschreiben, Kontakt zum Internetdienstleister oder ähnlichem verwenden, wo das persönliche Verhältnis zwischen den Schreibenden keine tragende Rolle spielt. Oder ausnahmsweise bei älteren Herrschaften, die diese Floskel mir gegenüber zuerst verwendet haben. Einem 75-Jährigen auf ein „Sehr geehrter Herr Werner“ zu antworten mit „Hallo Herr Meyer“ fühlt sich irgendwie an wie ein Aufstand der Jungen gegen die Alten.

Die alte Achtzigerjahre-Floskel „Guten Tag, Frau Schneider“ ist bis heute die distanzierte Nummer sicher. Wie wäre es aber zumindest einmal mit „Guten Morgen/Guten Abend“?
Am liebsten mag ich persönlich als Standard-Anrede „Liebe Frau Jansen“. Freundlich, verbindlich, und es kommt das Wort Liebe drin vor. Das wirkt warmherzig.
„Hallo Herr Wagner“ ist auf jeden Fall etwas für Leute, die sich schon kennen oder zumindest schon telefoniert haben. Oder sie passt dann, wenn es betont lässig zugehen soll, etwa unter gleichaltrigen jüngeren Leuten aus der gleichen Branche.
„Hi Frau Schuster“ allerdings klingt schon mündlich komisch. Hi passt nur zum Vornamen. Wer duzt, kann auch Hi schreiben: „Hi Stefan“. Hier kommen sich WhatsApp und E-Mail sehr nahe.

Letztendlich kann eine falsche Anrede mehr kaputt machen, als Sie mit einer passenden Anrede gewinnen können. Also besser keine rebellische Selbstverwirklichung in der ersten Zeile. Fragen Sie sich nicht, was Ihnen am besten gefallen würde, sondern wie der Empfänger tickt.

Sehr schnell durchgesetzt haben sich gendergerechte Anreden. Es ist ein Fakt: Es gibt nicht nur Mann und Frau. Aber Fakt ist auch: Diverse weitere Geschlechter oder Gender begegnen einem selten. Trotzdem: Selbst, wenn Sie davon ausgehen, dass rein der Wahrscheinlichkeit nach der Empfänger einem der zwei großen Geschlechter Mann und Frau zuzuordnen ist: Mit einer neutralen Ansprache zeigen Sie, dass Sie sich Gedanken gemacht haben und den Interessen von Minderheiten gegenüber aufgeschlossen sind.
Das Gute ist: In der persönlichen Ansprache brauchen Sie dafür weder Querstrich / noch Sternchen *. Schreiben Sie einfach: „Guten Tag, Stefanie Schneider, …“
So legen Sie nicht selbst das Geschlecht einer anderen Person fest. Das ist mittlerweile in einigen Behörden und öffentlich-rechtlichen Anstalten Usus. Dass Stefanie ein Frauenname ist, ändert nichts an der Möglichkeit, dass die Person sich selbst einer anderen Identität zugehörig fühlt. Nicht jeder, der sich anders fühlt, als als Mann oder Frau, hat von seinen Eltern bei der Geburt einen genderneutralen Namen wie Alex, Mika oder Chris bekommen.

Ein ;-) bewahrt Sie vor Missverständnissen

Neulich erreichte mich eine E-Mail, adressiert allein an eine Kollegin und mich. Mit der Anrede: „Liebe Kolleg*innen“. Obwohl dort alle wissen, dass wir beide uns als Mann und Frau empfinden. Das * wirkte daher übervorsichtig und arg unpersönlich.

Übrigens: Spätestens nach zweimaligem Hin- und Herschreiben können Sie die Anrede nach Gefühl meist ganz weglassen. Hier schlägt der WhatsApp-Stil den alten Geschäftsbrief auf Papier. Zugunsten eines knackigen Dialogs.
„Hallo Leon Stark, das PDF ist angekommen. Vielen Dank. Wann würde Ihnen denn ein Telefontermin dazu passen?“
„Ich habe mal meinen Kalender gefragt: Was halten Sie von Do, 11 Uhr 30?“
„Passt. Bis dahin. Ich freue mich drauf.“

2. Emoticons auch in der E-Mail erlaubt? :-)

Die Antwort ist kurz und lautet: ja. Weil sie eine unglaubliche Wirkung entfalten. Ein freundliches Lächeln wirkt nun einmal nett, egal wie man zu solchen Zeichen steht. :-) ohne viele Worte. Das Emoticon ist so gesehen eine Revolution in der schriftlichen Kommunikation per Tastatur.

Es mag typisch deutsch sein, dass im Land der Dichter und Denker der Ausdruck von Gefühlen per Zeichensetzung statt in schönen Worten auf Widerstand stößt. Trotzdem ist ein :-) ein Lächeln. Wer kann da wirklich böse sein?
Anders als bei WhatsApp sollten Sie aber besser keine ganzen Comic-Geschichten über kunterbunte Emojis erzählen (zumal Delfine, Hot Dogs und Weihnachtsbäume keine Gefühlssymbole sind und außerdem nicht bei jedem technisch einwandfrei angezeigt werden). Das wirkt schnell albern. Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Gefühlsausdrücke, etwa auf diese hier:

:-) fröhlich
;-) ironisch
:-D lachend

Nutzen Sie sie fein dosiert und nur dann, wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Worte ohne Emoticons falsch verstanden werden könnten, weil man Ihre Gefühlsregung dazu nicht klar deuten kann.
„Wie schnell doch die Zeit vergeht. Nun warte ich tatsächlich schon seit drei Monaten auf Ihre Antwort“. Gerade Ironie wird oftmals unironisch aufgefasst. Das löst schnell schlechte Laune aus. Ein ;-) bewahrt Sie vor Missverständnissen.


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Lol (laughing out loud) und Rofl (rolling on the floor laughing) haben hierzulande übrigens bei vielen ihren Ruf als peinlicher Nerdsprech weg. Also besser nicht.

3. Die Ausdrucksweise: Klassisch druckreif oder wie man halt so spricht?

„Durch mein Praktikum, welches mich in den Umgang mit Organisationsarbeiten einführte, habe ich bereits einen besseren Einblick in Bürotätigkeiten erlangt.“
Solche Bewerbungstexte schreiben noch heute Abgänger vom Gymnasium, die sagen: „Das habe ich so gelernt.“ Weil gestelzt und verschwurbelt angeblich gebildet klingt. Der Effekt: Der Empfänger kann den Menschen hinter den Zeilen nicht erfühlen. Die Persönlichkeit ist wie abgeschaltet.

Es kostet aber auch viele Erfahrene noch einiges an Überwindung, lockerer zu formulieren: „Während meines Praktikums habe ich schon ein bisschen gelernt, wie man Projekte selbst organisiert. Deshalb weiß ich jetzt: Die Arbeit im Büro macht mir einfach Spaß.“

Mit Texten, die leicht verdaulich sind, erreichen Sie den Leser. Leicht heißt aber nicht schnodderig und ungeschliffen wie unter Freunden auf WhatsApp. Bis heute gilt: Rechtschreibfehler sind in E-Mails verboten. Anders als bei WhatsApp, wo Orthografie-Murks mitunter zur Überwindung alter Schultraumata locker flockig drin gelassen wird. In der E-Mail gelten sie hingegen nicht unbedingt gleich als Beweis für eine Lernschwäche oder geringe Bildung, aber auf jeden Fall für Gleichgültigkeit und Schlampigkeit. Auch wenn Sie es selbst nicht so eng sehen: Wer weiß schon, wie es der Empfänger sieht?

Beim Ausdruck aber hat sich was getan. Früher galt als Richtschnur: Hat der Absender die Konventionen drauf? Heute gilt: Zeigt der Absender zwischen den Zeilen gekonnt Persönlichkeit? Verstecken Sie sich also nicht hinter gestanzten Sätzen. Wenn Ihnen das gelingt, ohne selbstdarstellerisch zu wirken, liest man Ihre E-Mails gerne. Und das ist ja der halbe Weg zum Ziel.

Mehr zum Thema: Homeoffice-Knigge: So gelingt die Kommunikation mit Kollegen von Zuhause

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