Karriereleiter : Effizient kommunizieren: Der kleine Job-Knigge gegen ausufernde Audio-Messages

Sprachnachrichten sind so praktisch – für den Absender. Die Empfänger verdrehen mit Blick auf die Audiolänge die Augen. Denn was der Absender an Mühe spart, drückt er den Empfängern im Team aufs Auge. Das geht besser.

Die ausufernde Sprachnachricht ist für viele zum zeitraubenden Alltagsproblem geworden.

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Viele halten es für eine neue Nachrichtenseuche, andere für zumindest ineffizient, wenn vielleicht auch sympathisch: die statt Text im Messenger zugeschickte Audionachricht.

Da frage ich etwa per Textnachricht: „Hallo, wann hast du diese Woche mal Zeit, das Thema detaillierter zu besprechen?“ und bekomme als Antwort: eine Audiomessage von über drei Minuten Länge.

Die beinhaltet dann im Groben das Folgende:

1. Die menschelnde Einleitung: „Hey, fahre gerade mit dem Rad nach Hause. Herrlich, jetzt im Herbst. Nicht zu warm, nicht zu kalt“, gefolgt von einer kleinen Abhandlung darüber, dass im Winter aber wieder der Regionalexpress anstehen werde.
2. Die Antwort: „Ja, gute Frage mit dem Projekt. Ich kann gerade nicht auf den Kalender gucken. Aber ich meine, es müsste übermorgen gehen. Ich sage dir nachher nochmal genauer Bescheid, wenn ich zu Hause bin.“
3. Die Gegenfragen als Einladung zum Audio-Dialog: „Und bei dir so? Wann passt es dir? Lass uns am besten mal telefonieren, oder?“
4. Die Verabschiedung – die in diesem Fall aber in den von überholenden Bussen ausgelösten Nebengeräuschen untergegangen ist.

Unterm Strich: drei Minuten später keinen Meter in der Sache voran. Ich schildere das nicht, weil ich nicht gerne die Stimmen meiner Freunde, Geschäftspartner und Kolleginnen und Kollegen höre. Sondern weil ich weiß, dass es mittlerweile viele gibt, die sich darüber beklagen: „Die Audios ufern aus.“

Wie kann ein solches Phänomen wie die Audionachricht bloß wieder zu einem Alltagsproblem werden? Naja, auch wenn es Schlimmeres gibt im Leben: Immer dann, wenn sich im zwischenmenschlichen Umgang neue Methoden ergeben, müssen wir unsere darauf gerichteten Erwartungen miteinander abgleichen. Sonst wird im Zweifel die Kommunikation holprig und die Stimmung schlecht.

Die Idee mit der Audionachricht bietet ja eigentlich viel Nettes. Sie ist persönlicher als Text und fühlt sich deshalb an, als habe man sich endlich mal wieder halbwegs privat gemeldet. Sie ist schnell aus der Hüfte geschossen. Man muss nicht aufs Display schauen. Versprecher werden im Monolog einfach korrigiert („Habe ich gerade Freitag gesagt? Quatsch. Ich meinte Donnerstag“) und Tippfehler gibt es erst recht keine.

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Bis auf den Vorteil der menschlichen Nähe durch die Stimme aber liegen sämtliche Vorteile beim Absender. In einem rein privaten Audiodialog zwischen Freunden mag das unterm Strich auf Gegenseitigkeit beruhen – mit dem großen Vorteil im Vergleich zum Anruf, dass man – wie bei einem Schachspiel aus der Ferne – einfach reagiert, wenn man Zeit hat.

Im Beruflichen aber birgt die Audionachricht Potenzial für Fehler, Missverständnisse, Zeitverschwendung und Frust. Denn was sollen die Mitarbeiter schon dagegen sagen, wenn die Chefin vom Lesesessel aus am Sonntag in fünf, sechs Minuten ihre Ideen zum neuen Firmenleitbild zum Besten gibt? Als gut gemeinte Diskussionsvorlage für Montag: „Marie soll das mal bitte kurz unterschreiben – einfach in Word reicht.“

Das ist die Crux wie bei allem, was nachweislich „zugestellt“ wurde: Wer es sich einfach machen möchte, setzt den Inhalt als bekannt voraus: „Hast du meine Audionachricht von heute Nacht nicht abgehört? Da habe ich doch gesagt, dass wir erst morgen fliegen.“

Es war schon in Zeiten von klassischen Anrufbeantwortern kompliziert, wenn jemand einfach alles aufs Band ablädt und die Abhörenden selbst gucken konnten, wo sie bei all dem Info-Wust bleiben: „Ich sage Ihnen mal eben meine Nummer.“
Hilfe, Stift! Nur damals gab es kein WhatsApp, Threema, iMessage, Signal.

Wie Introvertierte knifflige Situationen meistern

Bewerbungsgespräche

„Warum sollten wir Sie einstellen?“ Diese Frage macht alle Introvertierten nervös. Wem Eigenwerbung zuwider ist, der sollte schnell auf die Sachebene zurückkehren.Die beste Antwort lautet deshalb: „Ich kann Ihre Probleme lösen.“ Dieser Satz ermöglicht es dem Bewerber, die Herausforderungen zu erläutern und seine Lösungen zu präsentieren, ohne „Ich bin sehr toll“-Floskeln. Damit zeigt er Expertise und eine strukturierte Herangehensweise. Eine ausgiebige Vorbereitung ist besonders wichtig, weil Introvertierte ihre Argumentation vor allem auf Fakten stützen – und sich durch überraschende Fragen verunsichern lassen.

Netzwerken

Während Extrovertierte Meister des Small Talks sind und auf Veranstaltungen leicht neue Menschen kennenlernen, müssen Introvertierte andere Strategien entwickeln. Aber das muss kein Nachteil sein. Kontakte, die im ausführlichen Dialog entstehen, sind meist wertvoller als reihenweise Small-Talk-Bekanntschaften.Tipp: Verabreden Sie schon vor solchen Terminen Gespräche via E-Mail. Zurückhaltenden fällt es leichter, schriftlich Interesse zu bekunden, als spontan auf jemanden zuzugehen. Lassen Sie sich außerdem von gemeinsamen Bekannten vorstellen, das reduziert die Hemmschwelle.

Verhandlungen

Schlagfertigkeit und spontane Einfälle zählen nicht zu den Stärken introvertierter Menschen. Deshalb ist es für sie besonders wichtig, sich vom Gesprächspartner nicht überrumpeln zu lassen. Macht dieser zum Beispiel einen konkreten Vorschlag, sollten zurückhaltende Menschen versuchen, Zeit zum Nachdenken zu gewinnen.Das gelingt am besten, indem sie einige sachliche Nachfragen stellen. Dadurch nehmen Introvertierte nicht nur das Tempo aus dem Gespräch. Gleichzeitig strahlen sie Souveränität aus, weil sie sich von ihrem Gegenüber nicht treiben lassen. Frei nach dem Motto: Wer fragt, der führt.

Besprechungen

Introvertierte Menschen bereiten sich auf Sitzungen meist gut vor – und kommen währenddessen häufig trotzdem nicht zu Wort. Je größer die Runde, desto unsichtbarer werden Zurückhaltende.Zwei Methoden können helfen: Zum einen sollte sich der Introvertierte vorab überlegen, welche Aspekte ihm am wichtigsten sind, und sich fest vornehmen, dazu etwas zu sagen. Zum anderen kann er schon vor dem Treffen Allianzen schmieden. Wer könnte an der Idee interessiert sein? Wer kann die Argumentation stützen? Besonders hilfreich ist es, aus dem Kollegenkreis einen guten Verkäufer zu identifizieren – und ihn vorher auf die eigene Seite ziehen.

Ich habe meine Voicebox seit 1999 deaktiviert. Und bekomme seit Jahrzehnten übersichtliche Mitteilungen per E-Mail oder Textmessage. Und seit einiger Zeit auch: Audionachrichten. Wie unbeliebt die über die Messenger-Dienste angebotenen Audionachrichten sind, ist mir allerdings erst klar geworden, als mir ein befreundeter Kollege auf meine Audiomessage über WhatsApp schriftlich antwortete: „Ich hasse Audios.“

Mir war sofort klar, warum. Es ist zu offensichtlich, dass es sich der eine (in diesem Fall ich) sehr einfach macht. Auf Kosten des anderen. Wenn auch ohne bösen Hintergedanken. Mittlerweile bekomme ich immer wieder von Leuten mit, die das Abhören der ganzen firmeninternen Audionachrichten aus dem Team am liebsten bis in alle Ewigkeit vor sich hinschieben würden. Weil bewusstes Abhören und Zuhören so zeitaufwändig ist. Dass es aber zu Reibungsverlusten im Job führt, wenn die eine Seite fälschlicherweise denkt, die Info sei kommuniziert, ist klar.

Nur wie kriegen Sie das als Chef oder Chefin in den Griff – ohne Kränkungen im Team und mit Erfolg für das Unternehmen? Antwort:

1. Nutzen Sie die neuen Funktionen von Voice to text

Sie sprechen, Ihr Telefon schreibt mit. Beim iPhone etwa dank des Mikrofon-Symbols ganz unten rechts (nicht zu verwechseln mit dem für die Audionachrichten neben dem Texteingabefeld).

Apple hat in der neuen Version von iOS jetzt sogar die Möglichkeit eingebaut, den Text zu sprechen, vorhersehbare Missverständnisse zwischen Ihnen und der Software aber direkt zu umgehen, indem Sie bei noch aktivierter Voice-to-text-Funktion komplizierte Formulierungen eben schnell mit den Fingern ergänzen und sogar händisch bereits erschienene Textfehler korrigieren, um dann einfach ohne Weiteres in das lauschende Mikro weiterzusprechen.

Die Spracherkennung funktioniert sogar mit mehreren Sprachen innerhalb einer Nachricht. Wechseln Sie etwa zwischen Deutsch und Englisch ab, erkennt das iPhone das und schaltet auch beim Mitschreiben um. Bei anderen Sprachen geht es zumindest mit einem Finger. Sagen Sie etwa: „Lass uns morgen doch gemeinsam in - “,
dann schalten Sie unten links mit einem Finger um auf Spanisch und sprechen weiter:
„La Trastienda“ – zurück auf Deutsch – „Mittagessen. Ich bringe dann die ganzen Unterlagen mit.“

Das mag in solch einem Sonderfall ein wenig aufwendiger sein als eine Audionachricht, funktioniert aber schon ganz gut. Verzichten Sie im Beispiel allerdings auf Spanisch, schreibt das iPhone „Transgender“, weil es Deutsch oder Englisch erwartet. Aber wann geht es schon einmal so quirlig durch die Sprachen?

Selbst einige Satzzeichen liefert das System mittlerweile automatisch. Sagen Sie: „Wie geht es dir“, setzt iOS das Fragezeichen.

Der Vorteil am Sprechschreiben: Sie als Absenderin oder Absender disziplinieren sich und formulieren knapp im Textstil. Die Empfänger haben alles zum schnellen Nachlesen parat: Telefonnummern, Uhrzeiten, Adressen.

Ich habe lustigerweise hörbare Audionachrichten bekommen, bei denen die Absender „neue Zeile, neue Zeile, viele Grüße, Komma, neue Zeile“ mitgesprochen haben. Weil sie schon Text-to-voice verinnerlicht hatten.

2. Vereinbaren Sie einen Audio-Knigge

Audionachrichten haben durchaus ihre Existenzberechtigung. Im Privaten sowieso. Aber auch im Job. Etwa, wenn es im Unternehmen um Gefühliges geht und keine Fakten gemerkt werden müssen, zum Beispiel das Programm vorab zur Weihnachtsfeier oder Dank für Genesungswünsche. Also könnten Sie, wenn der „Leidensdruck“ im Team zu hoch geworden ist, absprechen: Verbindliche Fakten niemals per Audio.

Oder es könnte das Ziel ausgegeben werden: Nicht länger als zehn Sekunden.

Und außerdem könnte für den Fall, in dem eine längere Audionachricht unabwendbar ist, vereinbart werden, dass die Absender zumindest ein, zwei Sätze als schriftliche Inhaltsangabe vorab schreiben: „Hier im Vertrauen meine erste Einschätzung ins Unreine zur Beschwerde des Kunden XY über unser neues Produkt.“

Gleiches gilt für Telefonnummern und Adressen. Schreiben Sie diese für Ihr Team noch einmal separat heraus, damit es diese einfach kopieren und umtragen kann.

3. Geben Sie offen Feedback

Da kommt eine dreiminütige Abhandlung zu Ihrer Ja/Nein-Frage und Sie haben keine Zeit? Signalisieren Sie das offen: „Kannst du die Antwort kurz noch einmal schriftlich nachreichen? Bin gerade im Stress.“
Das sorgt für mehr Verständnis für die Empfängerseite. So ändert sich schneller etwas.

Viel Erfolg! Und vielleicht gibt es ja bald die Funktion „ Empfangene Audionachricht in Text umwandeln“ – dann hat sich dieser Text hier erledigt.

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