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Karriereleiter

So machen Sie Meetings zum Highlight

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Meckern ist erlaubt

4. Eine Agenda ist nicht spießig

Ich war mal zu Besuch in einer Arbeitsgruppe, die hatte eine standardisierte Tagesordnung, da stand oben drauf: „Begrüßung“. Gut, dass nicht dabei stand: „Zwischendurch regelmäßig einatmen und ausatmen“. Man kann es eben auch übertreiben. Aber grundsätzlich sollte zumindest dem Konferenzleiter klar sein, wie das Meeting ablaufen soll. Gegen den „Joa, und sonst noch was?“-Quasselbudeneffekt. Und wer weiß, dass etwa die offizielle Kritikrunde am Ende kommt und als erstes neue Projekt-Ideen gebrainstormt werden sollen, verspürt nicht den Drang, seine Kritik so schnell wie möglich reinzuwerfen in der Befürchtung, sein Anliegen könnte sonst unter den Tisch fallen. Eine Agenda macht entspannter.

5. Zeitmanagement

Keiner lässt sich gerne das Wort abschneiden mit den Worten „Mit Blick auf die Uhr…“. Aber noch schlimmer ist es, wenn andere ohne Punkt und Komma ihre Lebensgeschichte und die ihrer Ahnen ausbreiten durften und man selber dann aus Zeitmangel als einziger nicht mehr zum Zuge kommt. Wenn aber vorher klar ist: Jede Patientenakte, jeder Meilenstein, jede Idee bekommt einen einheitlichen Zeitrahmen von zum Beispiel drei Minuten eingeräumt, verfliegt das Gefühl der Geringschätzung. Es geht ja allen so.
Frustrierend hingegen ist es, wenn ein Anliegen diskutiert wird, das plötzlich vom Konferenzleiter abmoderiert wird, der eine andere Meinung hat, etwa mit dem Hinweis „Bevor hier die Mägen knurren…“ Zeitmangel als Totschlagargument – dann sollte fairerweise eine Fortsetzung der Diskussion in kleinerer Runde zu einem späteren Zeitpunkt eingeräumt werden. Setzen Sie in Konferenzen Zeiten fest. Wie lang, das zeigt die Erfahrung.

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    6. Meckern, aber richtig.

    Für viele ist das Meeting die Bühne. Einige genießen das, andere empfinden es als Strapaze. Vor allem, wenn ein Meeting der Beurteilung der eigenen Leistung durch das Team dient. Kritikrunden sind eine sensible Angelegenheit. Auch hier helfen einheitliche Regeln, den Stress zu schmälern. Beginnen mit Lob, klare Ich-Botschaften, persönliche Animositäten nicht in großer Runde breittreten, klares Zeitlimit, Kritiker ausreden lassen und nicht zu jedem Detail ad hoc in den Verteidigungsmodus schalten.

    7. Moderieren Sie das Meeting

    Je größer das Meeting, desto wichtiger eine Leitung. Je nach Betriebsklima und Selbstbild der Belegschaft könnte es allerdings als Wichtigtuerei empfunden werden, wenn der Konferenzleiter das Wort erteilt, auf die Uhrzeit hinweist, Redebeiträge abbindet, spontane Einwürfe ablehnt oder das eine Thema zulässt, andere aber nicht. Werden aber einmal vorab allen die großen Vorteile des Ganzen überzeugend dargelegt (es spart Zeit und ist fair), schwinden meist die Bedenken. Ein Moderator ist aber nicht immer auch automatisch unantastbarer Chef. Deshalb sollte sich auch der Moderator dem Feedback seiner Kollegen stellen. Warum nicht alle paar Monate mal einzelne Kollegen stichprobenhaft fragen: „Bist du mit meiner Art, die Konferenz zu leiten, zufrieden?“ Gegen die unbemerkt aufquellenden Starallüren. Moderieren heißt nicht regieren.

    Wenn Sie sich künftig in den Meetings neuen Regeln unterwerfen, sind Sie vielleicht nicht mehr so frei wie früher. Sie sind aber früher raus und profitieren inhaltlich vom gerafften und fokussierten Austausch in der Runde. Teamwork wird so zum Energieschub.

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