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Quelle: imago images

So machen Sie Meetings zum Highlight

Meetings sind so vieles: Tratschrunde, Jahrmarkt der Eitelkeiten, Showbühne, Zeitverschwendung. Selten sind sie richtig effizient. Weil Regeln fehlen. Hier ein paar Ideen für mehr Gruppen-Glück.

Unser Kolumnist Marcus Werner ist Fernsehmoderator und Buchautor und arbeitet als Berater für Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung.

Meetings könnten die Highlights des Arbeitsalltags sein: Man sitzt gemeinsam mit Kollegen zusammen, tauscht sich aus, hört von Erfolgen und Herausforderungen, bringt sich auf den neuesten Stand, trifft gemeinsame Entscheidungen oder bekommt sie zumindest verkündet. So wie das gemeinsame Abendessen der Ankerpunkt der Familie sein kann, können es auch Konferenzen im Arbeitsalltag sein. Die Essenz von Teamwork.

Warum haben wir dann aber „leider noch diesen blöden Termin da?“. Warum „zerhaut mir das Meeting den ganzen Tag“? Weshalb freuen wir uns oftmals nicht auf den Austausch mit den Kollegen, sondern würden uns am liebsten hinter unseren Monitoren am Schreibtisch wegducken?

Antwort: Weil in vielen Firmen ein einziges Konferenz-Kuddelmuddel herrscht. Unklarheit besteht oft gleich über mehrere Aspekte: Ziel der Konferenz, Zusammenstellung der Teilnehmergruppe, Rolle jedes einzelnen Kollegen, Ablauf und Agenda, Zeitmanagement, Kritikkultur, Moderation von Diskussionen und so weiter.
Gerade bei regelmäßig stattfindenden Terminen (Jour fix, tägliche Gesamtkonferenz und mehr) geht dadurch dort über Jahre hinweg jeden Tag vieles flöten: Lebenszeit, Spaß am Job, Teamgeist.

Das alles geht so viel besser mit Konferenz-Disziplin. Aber schon beim Wort Disziplin fühlen sich viele an Schulzeit oder Bundeswehr erinnert. Und sträuben sich: Kann es unter Erwachsenen nicht einfach auch so gehen - mit Fingerspitzengefühl und Rücksichtnahme?

Meistens gilt: nein. Weil viele Menschen unterschiedlichster Naturelle mit vielen unterschiedlichen Erwartungen zusammen sind:
- etwa die rhetorisch versierten Redner, die sich im großen Rund ihre tägliche Ration Selbstbestätigung abholen,
- die, die allein an der Klärung schlichter Sachfragen ganz ohne Socializing interessiert sind,
- die, die am liebsten stumm lauschen und sich in sich hinein freuen oder ärgern,
- die, die sich durch die Erläuterung vieler Detailfragen in großer Runde Rückendeckung holen wollen
- die, die sich einfach mal wieder vor Chef oder Chefin blicken lassen wollen
- die, die eigentlich gar nicht dabei sein wollen, aber sollen
- die, die Politik machen, indem sie eigene Thesen in die große Runde tragen.

Und das alles zu vielen unterschiedlichen Themen, die für jeden mehr oder weniger relevant sind. Alles legitim. Aber schwer zu vereinen.
Deshalb muss es im Sinne des Teams glattgestrichen werden. So gesehen ist Disziplin ein einziges Vergnügen.

1. Ziel der Konferenz festlegen

Wenn vorher allen klar ist, was das Meeting soll, lassen sich ohne Kränkungen einzelne Themen ausklammern. In die rein inhaltliche „Themen-Konferenz“ gehören eben keine Fragen zu Urlaubsanträgen oder Büroausstattung. Gerade bei täglichen Konferenzen spart diese Fokussierung ausuferndes „Ich hab da noch was ganz anderes“. Wenn das jeden Tag zehn Mitarbeitern fünf Minuten spart, entspricht das einem Zeitgewinn von zwei Arbeitstagen eines Einzelnen pro Monat.

2. Zusammenstellung der Teilnehmergruppe

Wer entscheidet, wer dazukommt? Meistens die Führungsebene. Aber scheuen Sie sich nicht, mit Ihren Chefs zu besprechen, ob es wirklich sinnvoll ist, dass Sie in der Runde vor sich hin dämmern. Oft meinen es die Entscheider zwar gut, machen es aber schlecht: Ist meine Abteilung in gleicher Stärke in der Runde vertreten wie die von Herrn Wagner? Ist Bettina wohl enttäuscht, wenn sie nicht mit dazu darf? Wer weder etwas zum Gedeih der Konferenz beitragen kann, noch die ausgetauschten Informationen benötigt, ist meist fehl am Platze. Dies offen anzumerken, ist kein Ausdruck von Desinteresse oder Faulheit, sondern vom Interesse am Fortkommen der Firma.

3. Wer hat welche Funktion in der Runde?

Dass einige sich zum Reden berufen fühlen, andere eher zum Lauschen, ist oftmals genau im Sinne der Sache. Wie die Definition des Ziels gehört es dazu, jedem seine Rolle zuzuteilen. Da sind etwa die, die Bericht erstatten, die, die Punkt für Punkt Fragen aufwerfen und vom Team beantworten lassen, die, die diese Antworten liefern. Es kann sinnvoll sein, sich bei Bedarf einfach mal zu Wort zu melden, aber auch, nur auf Bitten hin zu sprechen. Definieren Sie das einfach vorher.

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