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Alles seit Tagen akribisch vorbereitet, aber am großen Tag der Präsentation droht alles schief zu gehen. Und schuld ist die verdammte Technik! Quelle: imago images

So retten Sie Ihre Präsentation bei Technik-Pannen

Sie haben Ihre Präsentation akribisch vorbereitet, aber am großen Tag droht alles schief zu gehen. Und schuld ist die verdammte Technik! So retten Sie sich und Ihren Vortrag.

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Wenn es drauf ankommt, gehen die blödesten Sachen schief. Oft ist es eine Mischung aus Pech, Stress und fehlenden Sicherheitsvorkehrungen, die Sie bei Präsentationen in die Falle laufen lassen. Dann war im schlimmsten Fall die ganze Mühe der Vorbereitung vergebens, und der sonst so herrlich überzeugende Effekt der persönlichen Präsentation verpufft. Im schlimmsten Fall stehen Sie womöglich vor Chef, Kollegen und Publikum blamiert da.

Die Gründe für vermurkste Auftritte lassen sich wunderbar kategorisieren. Manchmal scheitert es an der eigenen Psyche, manchmal am schlechten Teamwork mit den anderen Präsentatoren, manchmal ist schlicht der Inhalt aus Sicht der Zuhörer nicht überzeugend. Aber ganz oft scheitert Ihr redliches Vorhaben, die anderen mit Ihrem Auftritt zu überzeugen, schlicht an der Technik. Dem Computer, dem Beamer, den Anschlüssen. Darum soll es jetzt hier gehen. Denn dieses Unglück lässt sich erstens weitgehend vermeiden und zweitens im schlimmsten Falle sogar in Ihrem Sinne ausschlachten. Und los!

Die elende Technik: So tricksen Sie sie aus

Warum scheitern Präsentationen so oft an der Technik? Weil hier technische Systeme zusammentreffen, deren Zusammenspiel bislang von Ihnen nicht erprobt wurde.

Da spielen Sie alles am eigenen Rechner durch, alles flutscht, aber für den „heißen“ Durchgang vor Publikum ziehen Sie die Powerpoint- oder Keynote-Datei auf einen USB-Stick und nutzen den vor Ort zur Verfügung gestellten Computer. Und dann stehen Sie da mit rasendem Puls und sagen Dinge wie: „Komisch. Im Büro ging´s.“

Andere Software, veraltete Version, weniger Arbeitsspeicher: Sie wissen nie, wo bei fremden Computern Kompatibilitäts-Probleme lauern. Dann stimmen plötzlich Schriftarten nicht mehr, Zeilen verrutschen, Videos laufen nicht, Animationen ruckeln. Erstaunlich, wie oft selbst gestandene Redner in diese Falle tappen. Nehmen Sie also unbedingt Ihren eigenen Rechner mit.

Die Crux: Der muss dann auch an den Beamer passen. Wenn Sie außer Haus präsentieren: Genauso wichtig wie die Anfahrtsbeschreibung und der Name des Ansprechpartners vor Ort ist die Absprache der technischen Voraussetzungen. Fragen Sie nach dem Beamer-Anschluss: VGA (das ist der dicke mit den 15 Löchern) oder HDMI (der flache schmale)? Und erwarten Sie nicht, dass Ihre Gastgeber alle Adapter parat halten, falls Sie allein mit einem USB-C-Anschluss an Ihrem Laptop aufwarten. Decken Sie sich selbst mit dem Equipment ein.

Denken Sie außerdem daran: Es ist etwas anderes, ob Ihr Laptop die Präsentation selbst auf dem eigenen Bildschirm darstellt (etwa, wenn Sie im Büro einen Probedurchgang machen), oder ob er sie an den Beamer weiterreichen muss. Aufwändige Animationen können den Rechner dann überraschend überfordern. Setzen Sie lieber weniger auf visuelle Tricks! Es kommt sowieso im Wesentlichen auf das an, was Sie sagen.

Und wenn Sie Audiodateien vorspielen wollen: Fragen Sie nach Lautsprechern vor Ort. Die sind oft nicht Standard.

Was aber tun, wenn es tatsächlich passiert? Trotz aller Absprachen, trotz aller mitgeschleppten Adapter. Wenn Sie loslegen wollen und es kommt kein Bild auf der Leinwand? Dann den Tränen freien Lauf lassen? Das wäre herzzerreißend, aber so kommen Sie nicht ans Ziel. Genauso wenig wie mit Bemerkungen wie: „Gut, wenn die technische Infrastruktur hier nicht mitspielt, kann ich es auch nicht ändern“ oder „Aber wir hatten doch extra alles vorab telefonisch abgeklärt.“

5 Tipps für die perfekte Rede

Das interessiert Ihr Publikum im Zweifel nicht. Und Leute, die Sie schwimmen sehen, entwickeln vielleicht Mitleid, aber kein Vertrauen. Was also tun?

Schlagen Sie aus dieser technischen Pleite Profit! Zeigen Sie sich als Macher, der selbst im Falle eines Präsentations-GAUs das Heft in der Hand behält und es versteht, sein Publikum mitreißend zu überzeugen. Auch und gerade, wenn es größer ist als drei oder vier Leute. Und das geht so:

Bereiten Sie sich vorab mental und organisatorisch aufs Extremste vor, nämlich darauf, dass Sie dem Publikum gar nichts von Ihrer vorbereiteten Präsentation zeigen können. Das kostet nicht viel Zeit und Nerven.

1. Bitten Sie im Vorfeld den Gastgeber immer, Ihnen ein Flipchart zur Verfügung zu stellen. So können Sie mit bunten Eddings unentbehrliche Diagramme, grandiose Zahlen, Slogans oder Schlagworte schnell grob und plakativ notieren. Das wirkt dynamisch und ist übrigens selbst dann eine gute Idee, um Vorträge aufzulockern, wenn der Beamer mitspielt. Ein Flipchart funktioniert normalerweise wunderbar bei Gruppen bis zu 30 Leuten. Im Notfall aber auch mit mehr. Sie dürfen eben nur nichts Kleinteiliges notieren.

2. Nehmen Sie immer eine ausgedruckte Version Ihrer Präsentation und Ihrer Notizen mit oder schicken Sie sich eine Version an Ihr Smartphone. Sogar dann, wenn Sie Ihren Laptop im Flugzeug oder Zug vergessen, haben Sie so später immer noch alles Inhaltliche zur Hand.

3. Machen Sie sich schon vorher klar: Es kommt im Wesentlichen auf Sie an und auf das, was Sie sagen, nicht auf die Folien. Wenn Sie nicht gerade einen neuen Werbespot vorspielen wollten oder das neueste Designkonzept in allen schillernden Farben und Formen demonstrieren sollten, sind Folien ganz häufig entbehrlich. Nichts überzeugt so sehr, wie Sie mit dem, was Sie erzählen. Im Zweifel geht es auch ohne Folien.

Der große Auftritt

Dann der große Auftritt. Das Publikum ist vollzählig. Der Kollege vom technischen Support zuckt mit den Schultern. Die Leinwand leuchtet knallblau. Sonst nichts. Die Technik streikt tatsächlich. Und jetzt?

1. Bedenken Sie: Zumindest einige Leute auf den Stühlen vor Ihnen haben Sie während Ihrer Kabelfummel-Phase genau im Blick: Wie meistert der Präsentator oder die Präsentatorin da vorne gerade diesen Durchhänger? Zeigen Sie deshalb schon mit Ihrer Mimik: Sie lassen sich von einem Haufen Elektronik nicht die Show stehlen. Ein gemurmeltes „So ein verdammter Mist!“ lässt Sie genauso verzweifelt erscheinen, wie wenn Sie fast unmerklich den Kopf schütteln oder mit hängenden Schultern vor sich hin seufzen. Machen Sie sich oder anderen keine Vorwürfe (dafür ist später noch Zeit), sondern nehmen Sie die Herausforderung mit durchgedrücktem Kreuz an. Achten Sie auf die Stimmung bei Ihren Zuhörern. Stellen die Leute das allgemeine Smalltalk-Gemurmel untereinander ein und erwarten nun, dass Sie wirklich loslegen, ist es spätestens Zeit für Sie, die Reißleine zu ziehen. Im wahrsten Sinne. Trennen Sie den Laptop vom Beamer. Entweder ist die Gruppe klein genug, dass Sie die Show auch direkt am zum Publikum umgedrehten Laptop starten können (das geht vielleicht noch bei sechs Leuten), oder Sie klappen ihn beherzt zu und starten den einkalkulierten Freiflug.

2. Erklären Sie Ihrem Publikum, dass es nun eben auch so gehen muss und dass Sie versuchen werden, das Beste draus zu machen. Wenn Sie nicht gerade einleiten: „Ich habe keinen Adapter dabei, weil der mir zu teuer war“, dann wird auch jeder dafür Verständnis haben, dass die Technik streikt und dass es nun nicht so laufen wird, wie von Ihnen geplant. Nehmen Sie es mit einem Lächeln. Die Leute werden Sie für Ihre Gelassenheit bewundern.

3 Vorüberlegungen, bevor Sie eine Präsentation anfangen

3. Sagen Sie an kritischen Stellen dazu, wenn es nun wegen der fehlenden Visualisierung etwas schwieriger zu verstehen sein mag, und erlauben Sie Nachfragen. Zeigen Sie, dass Sie Spaß haben am Improvisieren. Und wecken Sie bei Ihrem Publikum auf diese Weise das Vergnügen, Ihnen gedanklich zu folgen.

4. Stellen des Vortrags, die von einem tollen Foto oder einer Grafik gelebt hätten, können Sie in bunten Farben schildern: „Hier wollte ich Ihnen eigentlich ein Bild zeigen von einer Familie, wie sie gemeinsam mit dem Hund auf dem Sofa herum kuschelt, als Beweis dafür, wie zufrieden alle mit dem Bausparvertrag sind, um den es gerade geht.“ Dann hat jeder dieses Bild von Geborgenheit und Glück im Kopf. Das ist mal originell eingefädelt.

5. Einige Aspekte lassen sich ohne Visualisierung wohlmöglich wirklich nicht gut vermitteln, etwa die Frage: „Wie sehen die mit unserer Werbung beklebten Busse und Bahnen denn nun tatsächlich aus?“ Lassen Sie diese Aspekte weg und versprechen Sie, alles Relevante nachzureichen. Ein Kompromiss, der Sie souverän wirken lässt.

6. Selbst bei größeren Gruppen haben Sie die Chance, einzelne Grafiken, Schaubilder oder Fotos, die einfach unentbehrlich sind, am Laptop zu zeigen. Gehen Sie mit dem Computer durch die Reihen. Vielleicht reicht ein erster Eindruck ja aus, vielleicht reicht es dem Publikum zu spüren: Da gibt es schon was zu zeigen. Vielleicht genügt einem Großteil des Publikums für das gute Gefühl, dass ein anderer Teil des Publikums etwas erkennen kann und zustimmend nickt.

Fragen Sie in die Runde: Finden Sie es gut, dass ich so durch die Reihe gehe, oder wollen Sie sich lieber bis zu den per E-Mail nachgelieferten Fotos gedulden?

Alles dramaturgisch nicht gerade so, wie geplant. Was aber nicht heißt, dass man Ihnen nicht dennoch an den Lippen klebt. Vielleicht sogar mehr, als mit Folien an der Wand. Und wohlmöglich folgt einem solchen technischen GAU ja sogar die Erkenntnis: Ohne Folien geht es auch.

Es ist zwar schöner, wenn man vorher weiß, was auf einen zukommt. Aber es ist auch schön zu wissen, dass man von einer Superpanne sogar noch profitieren kann.

Wenn es am Ende von Seiten Ihres Publikums nämlich heißt: „Hier und da sind mir Aspekte zwar nicht so ganz klar geworden. Aber eins habe ich verstanden: Mit Ihnen kann man in Krisenzeiten gut zusammenarbeiten.“

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